印刷とアーカイブで税務調査の災難を回避する方法

最近、税務監査の悪夢を経験した大手販売業者と話をしました。問題の税金は、商品の出荷先によって異なります。単純な監査になるはずだったものが、複雑で費用のかかるプロセスになってしまいました。多くの場合、顧客の出荷先住所は時間の経過とともに変更されており、販売業者の ERP システムでは、他の多くのシステムと同様に、古い住所の履歴記録が保存されていなかったため、過去の出荷に対して作成した請求書に実際の出荷先が記載されていることを保証できなかったのです。

ほとんどの販売店や小売業者と同様に、彼らの配送プロセスは非常に合理化されています。注文を受け取り、請求書と配送ラベルを作成し、自社の配送センターを通じて製品を発送します。 ERPシステム顧客が住所変更の連絡をすると、新しい住所が入力され、その時点から、古い請求書を印刷するたびに新しい住所が印刷されます。古い住所は、文字通り販売店の記録から消去されます。

これらすべてがうまく機能し、正しい請求書と製品が正しい場所に発送されることが保証されます。しかし、監査人が到着すると、過去にどこに発送されたのかがわからないことがすぐにわかりました。問題は、米国の売上税やヨーロッパの VAT など、多くの税金が地域によって異なることです。しかし、1 年前の取引の請求書を複製すると、顧客の現在の住所が表示され、必ずしも昨年の住所が表示されるとは限りません。結局、顧客の古い発送先住所を見つけるために、古いバックアップ テープからデータを復元する必要がありました。かなり簡単なはずの監査が、費用のかかる混乱に陥ったのです。

問題は、顧客名、住所、VAT または米国売上税登録番号など、すべてがいつでも変更される可能性があることです。マスター レコードの変更をキャプチャする ERP システムはほとんどありません。請求書は、税務調査を回避するだけでなく、訴訟やその他の法的措置においても重要な法的文書です。請求書は変更できないはずですが、実際には、ERP に依存している企業は、過去の請求書のコピーが正しいことを保証できないことがよくあります。

この問題をどう解決するか？答えは 印刷とアーカイブ 請求書を作成するときは、Solix仮想プリンターで実現できます。 Solix 共通データプラットフォーム (CDP)これにより、監査やその他の法的措置の際にアクセスおよび承認可能な、元の請求書の不変のコピーが作成されます。これにより、税務署からの電話を受けたときに作業がはるかに簡単になります。