クラウドドキュメント管理は、生産性、規制遵守、データセキュリティの鍵となります。そのメリットは、収益と将来の成功に大きく影響します。

クラウドドキュメント管理システムは、リモートワークの役割が増加し、ペースが速いオンデマンドのビジネス環境において、チームの生産性を高めるために不可欠です。企業のドキュメント管理システムは、情報、顧客、ベンダーの業務のセキュリティと効率に直接影響します。

によると、マッキンゼーグローバルデータ変換調査回答者の総業務時間の 30% は、データの品質と可用性が低いために、付加価値のないタスクに費やされていました。請求書、法的文書、契約書、提案書、従業員と顧客のデータをどのように処理するかを考えてみましょう。チームがいつでもどこからでも必要なものを正確に見つけることができたら素晴らしいと思いませんか? コラボレーション、データセキュリティ、統一されたデータガバナンス、コンプライアンス、コスト削減を実現しながら、それを実現したらどうでしょうか?

クラウドドキュメント管理とは何ですか?

クラウドドキュメント管理チームは場所に関係なく、クラウド上の集中型エンタープライズリポジトリでドキュメントを保存、共有、管理できます。

クラウドドキュメント管理は、企業の効果的な情報アーカイブとガバナンスにも役立ちます。これには、将来の使用、コンプライアンス、規制要件に備えて企業データを保存および管理するプロセスが含まれます。

最新のクラウドドキュメント管理システムは、データとドキュメントの検索、取得、コラボレーションを効率化し、生産性を向上させます。アクセス制御を改善し、ドキュメントのセキュリティを確保します。さらに、このシステムは集中化されたストレージと監査証跡を提供し、時間とコストを節約します。

クラウドドキュメント管理の利点のいくつかを詳しく見ていきましょう。

紙をなくし、コンテンツを統合する

コンテンツ統合には、複数の個別のリポジトリと従来の紙ベースのドキュメントを一元化されたドキュメントハブに統合することが含まれます。一般的な国際企業や多国籍企業には、世界中に多数のローカルファイルサーバー、紙ベースのプロセス、NAS (ネットワーク接続ストレージ) プラットフォームがあります。これらのシステムを 1 つの拡張性に優れたクラウドプラットフォームに統合すると、全体的なデータ管理コストが大幅に削減され、データのセキュリティ、生産性、およびデータ検出が向上します。

ファイルの共有とコラボレーション

業種に関係なく、常に整理された状態を保ち、従業員のコラボレーションを可能にすることが、生産性を最大化する最善の方法です。従業員が常に文書を検索したり、部門間の情報の流れを追いかけたりしている場合、文書管理システムは不十分です。

クラウドドキュメント管理システムは、すべてのビジネスコンテンツのための集中リポジトリを提供します。これにより、チームはコンテンツで共同作業を行い、情報ガバナンスポリシーに準拠しながら、部門間や外部パートナー間でも正確な情報を簡単に共有できます。

情報ガバナンス

情報ガバナンスは、情報の取り扱いに関する説明責任のフレームワークです。情報の作成、保管、評価、アーカイブ、使用、削除における適切な行動を確保することを目的としています。クラウドドキュメント管理は、企業がアクセス制御、保持ポリシー、プライバシールールなどの統一されたガバナンスポリシーを実装し、情報を適切に取り扱い、管理し、保護するのに役立ちます。

情報のアーカイブ

部門間に多数のファイルリポジトリが存在する場合、データの断片化と統一されたガバナンス機能の欠如により、コンプライアンスと検出のための長期的なデータ保存は依然として困難です。

適切なクラウドドキュメント管理ソリューションは、従来のファイルシステムや、アクティブファイルリポジトリからアクセス頻度の低いファイルを識別し、低コストで安全なクラウドリポジトリにアーカイブできます。さらに、クラウドアーカイブシステムは、リアルタイム検索、オンデマンドアクセス、集中管理、コンプライアンスなどのメリットも提供します。

データのアーカイブ化は、効果的な情報管理戦略の不可欠な部分です。クラウドアーカイブソリューション多くの場合、パズルの欠けているピースとなります。

インテリジェントコンテンツサービス

クラウドドキュメント管理は、インテリジェントコンテンツサービス（ICS）の重要な実現要因の1つとしても機能します。ICSを使用すると、ユーザーは人工知能（AI）、自然言語処理（NLP）、その他の高度なアルゴリズムの可能性を活用して、コンテンツをより適切に管理および活用できます。これにより、ユーザーはコンテンツをより有意義に検索、分析、処理して、より優れた洞察とより正確な結果を得て、次のようなさまざまなプロセスを自動化できます。売掛金/買掛金 or クライアントのオンボーディング等々

シミュレーションプロセス管理

最新のクラウドドキュメント管理ソリューションは、ドキュメントの取り扱いと処理のプロセスを自動化するデジタルワークフローを作成および管理する機能を提供します。このシステムは、ビジネスプロセス内でのドキュメントの作成、追跡、編集、保存、レビュー、承認を容易にし、効率化します。

たとえば、企業は自動化されたクラウドドキュメント管理ワークフローを使用して、請求書を適切な部門にルーティングし、承認と支払いを行うことができます。これにより、効率と精度が大幅に向上し、手作業による管理タスクが削減され、時間とコストが節約されます。

Solix Enterprise Content Services (Solix ECS) による安全なクラウドドキュメント管理

企業全体で、ワークグループ/部門は多数のデジタルおよび紙ベースのコンテンツサイロ (アクティブおよびレガシー) の負担を抱えており、情報の可用性、生産性、コラボレーション、規制遵守に悪影響を及ぼしています。組織が変革して従業員と顧客にシームレスなデジタルエクスペリエンスを提供するには、コンテンツ管理に対する統一された最新のクラウドアプローチでワークグループを強化することが不可欠です。

SOLIXCloud ECS SOLIXCloud ECS は、エンタープライズコンテンツ管理を一元化し、ワークグループがコンテンツ、人、プロセス、ポリシーをシームレスに統合できるようにする安全なクラウドプラットフォームです。

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