コンテンツの拡散に対処する: クラウド ドキュメント管理が理にかなっている 5 つの理由
多くの組織がコンテンツの無秩序な拡散に悩まされています。おそらくあなたの組織もその一人でしょう。部門やプロセス全体にわたってファイル ストレージ ソリューションが管理されずに拡散したことにより、コンテンツの無秩序な拡散が組織全体で共通の IT 課題となっています。コンテンツの無秩序な拡散により、エンド ユーザーが適切なコンテンツを簡単に見つけられなくなり、IT チームがコンテンツを効果的に管理できなくなります。さらに、データのセキュリティ、コンプライアンス、コストにも悪影響を及ぼします。これらの理由から、クラウド ドキュメント管理はすべての組織が検討すべきものです。
コンテンツの拡散の主な要因
ユーザー作成コンテンツ： パーソナル コンピューティングがかつてないほど普及し、強力なコンテンツ生成ツールをすべての従業員が手にするようになったことで、組織はユーザーによって毎日大量のデータが作成され、保存されていることに気づき始めています。ファイルは、ユーザーのコンピューティング デバイス、電子メール システムの添付ファイル、ローカル ファイル共有、オンライン コラボレーション ツールなどに保存されることがあります。コンテンツはあらゆる場所に存在し、多くの場合、IT チームの可視性と制御が及ばないため、データ セキュリティとコンプライアンスに関する深刻な課題が生じています。
レガシー システム: 組織は、コンテンツ管理を含む最新のテクノロジーを急速に導入しています。しかし、多くの場合、新しいソリューションに移行する際、履歴データを保持する必要があることや、一部のプロセスが依然として従来のシステムに依存しているために、従来のファイル ストレージおよびコンテンツ管理ソリューションが完全に廃止されず、コンテンツ管理に使用されるシステムの数が増えてしまいます。
垂直ソリューションとサイロ化されたプロセス: 部門や機能リーダーは、カスタム ソリューションや専用ソリューションを好むことがありますが、これらのソリューションは、コンテンツ用に独自のストレージ テクノロジに依存していたり、既存のコンテンツ ソリューションとの統合に非常に多くのリソースを消費するアプローチを採用していたりする場合があります。いずれにしても、このような垂直的なソリューションや機能は、コンテンツの無秩序な拡散という課題を複雑化させることが知られています。
すべての組織がコンテンツの拡散に取り組む必要がある 5 つの理由
1. ガバナンスとコンプライアンスを簡素化
企業が管理するデータの量が飛躍的に増加し、規制がますます複雑化する中、コンテンツの無秩序な拡散は IT チームやガバナンス チームにとって最悪の悪夢と言えるでしょう。
コンテンツの拡散は、コンテンツのガバナンスとコンプライアンスに関して多くの課題を生み出します。異なるストレージ ソリューション間でのコンテンツの可視性と統一されたガバナンス機能が欠如しているため、ポリシーの適用が不可能となり、組織はコンプライアンス違反のリスクにさらされます。さらに、常に変化する規制に準拠できないと、顧客の信頼を失い、高額な罰金や訴訟につながる可能性があります。
それほど難しいことではありません。最新のクラウドドキュメント管理ソリューションは、コンテンツ管理に対する統一された集中型のアプローチと、作成から削除までのライフサイクル全体にわたってコンテンツを効果的に管理する機能を提供します。これらのソリューションは、これらのガバナンスポリシーの作成と適用を支援するだけでなく、自動化も行います。次のような最新のクラウドドキュメントソリューションを使用して、コンテンツガバナンスとコンプライアンスプログラムを簡素化するには、今が最適な時期です。 SOLIXクラウドECS。
2. 発見性とコンテンツ管理を改善する
情報は、人々がデータを見つけられる場合にのみ役立ちます。しかし、データが複数の環境に分散している場合、発見可能性は大幅に低下します。結局のところ、管理されていない混乱は、必要なものを見つけるのに特に役立ちません。また、セキュリティとガバナンスにも良くありません。
コンテンツの無秩序な拡散により、組織内の人々がデータを生産的な目的に利用することがより困難になります。コンテンツの無秩序な拡散により発見可能性が低下すると、従業員はデータの使用を思いとどまり、データの価値が失われます。また、発見可能性の低いデータを使用し続ける従業員は、情報の古くて不正確なバージョンを見つけることがよくあります。
複数のリポジトリで苦労する代わりに、洗練されたクラウドベースのソリューションを使用することが、組織にとって最善の決定です。クラウド ドキュメント管理により、発見可能性と整理の効率性が向上し、従業員は必要なときに必要な場所でデータにアクセスでき、IT チームとガバナンス チームは可視性と制御を維持できます。
3. セキュリティと関連リスク
データが分散していると、それを保護するのは非常に困難になります。攻撃者は整理されていないデータ ネットワークを悪用し、データ損失や金銭的損失などのセキュリティ リスクにさらす可能性があります。
多くの場合、従業員は機密データを保存するために承認されていないリポジトリを使用します。大きな理由は、会社に複数のサイロがある場合に、データをどこに保存するかが混乱することです。明確なポリシーとファイルを整理するための必要なインフラストラクチャがなければ、財務情報や保護された健康情報などのコンテンツが簡単に悪意のある人の手に渡る可能性があります。
コンテンツの拡散は可視性を妨げ、暗号化されていないデータや緩いアクセス制御などのリスクを隠します。単一のクラウド ドキュメント管理サービスに統合することで、データをセキュリティ リスクから保護できます。ガバナンス ポリシーの適用も簡単になります。従業員はデータの保存場所を正確に把握し、複数のレイヤーで侵害やランサムウェアなどの脅威から保護します。企業データを完全に可視化できます。
4。 コスト
コンテンツが分散していると、維持コストが高くなります。企業は複数のストレージ ソリューション、サポート インフラストラクチャ、バックアップおよびメンテナンス プロセスなどに費用を支払うことになります。また、検出の難しさにより、アクセスのために IT への依存度が高まり、IT の時間とリソースが浪費されます。そしてもちろん、データの損失やセキュリティ障害が発生すると、大きな損害が発生します。このような分散化のコストを負担できますか?
前述の点と同様に、クラウド ドキュメント管理は簡単なソリューションを提供します。コスト効率の高い 1 つのリポジトリにデータを統合することで直接的なコストを削減し、高速で使いやすいツールにより従業員のパフォーマンスが向上し、さらにコストを削減できます。ライセンス、メンテナンス、または事前のインフラストラクチャ要件のない最新のクラウド ドキュメント ソリューションに移行する時期ではありませんか? 答えが「はい」の場合、SOLIXCloud を検討する時期です。
Solixによるクラウドドキュメント管理
SOLIXクラウドエンタープライズコンテンツサービス（ECS） クラウドでデータを統合することで、コンテンツの拡散に対処します。ECS は、どのアプリケーションでデータが作成されたかに関係なく、コンテンツを保持、共有、および使用するのに役立ちます。使いやすい Web インターフェイスと強力な検索機能を備えた ECS は、ガバナンスとコンテンツ管理に必要なツールを提供します。
データの統合、データのセキュリティ保護、従業員が最大限の価値を引き出すために必要なすべての機能が含まれています。また、RBAC、保持および訴訟ホールド ポリシー、分類などの高度なガバナンス機能も備えています。
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