今こそが、企業の非構造化データの山を制覇する時です

組織は構造化データベースやトランザクションシステムの管理に多額の投資を行ってきましたが、これまでほとんど議論されることのなかった問題が浮上しました。それは、保管されているものの、適切に管理されることはなく、ましてや活用されることもない非構造化ファイルの爆発的な増加です。今こそ、対策を講じるべき時です。

非構造化データの増加という驚くべき現実

これらの数字は、すべての企業リーダーが理解すべき説得力のある物語を物語っています。非構造化データは年間55～65%という驚異的な割合で増加しており、年平均成長率は61%です。さらに驚くべきことに、80年には世界中のデータの2025%が非構造化データになると予想されており、これは企業のデータ管理へのアプローチに劇的な変化をもたらすでしょう。

この成長を概観すると、データは181.93年から2020年にかけて2025%増加し、量で見ると80%が非構造化データです。これは単なる未来の問題ではなく、まさに今まさに起こっており、対策を講じなければ、企業は管理不能なデジタル資産の海に溺れてしまうでしょう。

管理されていないファイルの隠れたコスト

組織では毎日、何千ものドキュメント、プレゼンテーション、画像、動画、ログ、その他の非構造化ファイルが作成されます。これらのデジタル資産は、ファイル共有、メールシステム、コラボレーションプラットフォーム、部門ドライブなどに蓄積され、多くのITリーダーが「データ墓場」と呼ぶ、情報が忘れ去られるリポジトリを形成しています。
この管理されていない成長の本当のコストは、ストレージ費用をはるかに超えます。

コンプライアンスリスク: GDPR、HIPAA、サーベンス・オクスリー法などの規制要件では、構造化データと非構造化データが区別されていません。すべてのメール、文書、ファイルには、手動プロセスでは対応できない潜在的なコンプライアンス義務が伴います。
運用の非効率性: ナレッジワーカーは、非構造化リポジトリに散在する情報の検索に、最大30%の時間を費やしています。これは、中規模企業から大規模企業にとって、年間数百万ドルの生産性損失に相当します。
セキュリティの脆弱性: 管理されていないファイルは、セキュリティ体制に盲点を生み出します。適切な分類とライフサイクル管理がなければ、機密データはアーカイブまたは破棄されるべき時期を過ぎても長期間アクセス可能なままになる可能性があります。
ストレージコストの急増: プライマリストレージシステムは、数十年分の蓄積されたファイルを格納するように設計されていません。データ量が増加するにつれて、高性能ストレージのテラバイトあたりのコストはIT予算を圧迫し続けています。

情報ライフサイクル管理の必要性

解決策は、ミッションクリティカルなデータベースと同等の厳格さで非構造化データを扱う包括的な情報ライフサイクル管理（ILM）戦略を導入することです。データライフサイクル管理（DLM）は、情報システムのデータの流れを、作成から削除までのライフサイクル全体にわたって監視するための、ベストプラクティスに基づいたポリシーベースのアプローチです。

効果的な ILM は、次の 5 つの異なるフェーズにわたってデータを管理するためのフレームワークを提供します。

作成と分類: すべてのファイルは、作成時点から、コンテンツ、コンテキスト、ビジネス価値に基づいて自動的に分類される必要があります。これにより、ポリシーの自動適用が可能になり、データライフサイクル全体を通じて一貫した処理が保証されます。
積極的な管理: アクティブフェーズでは、データには高性能なアクセスと堅牢なバックアップ保護が必要です。セキュリティとコンプライアンスを維持するために、明確なポリシーで保持期間、アクセス制御、使用状況の監視を定義する必要があります。
アーカイブ移行: データが古くなりアクセス頻度が低下するにつれて、コスト効率の高いアーカイブストレージに移行する必要があります。重要なのは、アクセス性を維持しながら、ストレージコストと管理オーバーヘッドを大幅に削減することです。

長期保存: アーカイブすべきデータの種類と期間を規定したデータ保持ポリシーを策定します。アーカイブシステムは、不変性と監査証跡に関する規制要件を満たしながら、履歴データへの信頼性と検索性を備えたアクセスを提供する必要があります。

安全な廃棄: データの保存期間が終了し、不要になった場合は、不正アクセスを防ぐために安全に廃棄する必要があります。廃棄プロセスを自動化することで、コンプライアンスを確保しながら、手作業による監視の負担を軽減できます。

エンタープライズファイルアーカイブのベストプラクティス

ファイルアーカイブを成功させるには、古いファイルを安価なストレージに移動するだけでは不十分です。先進的な組織は、以下の実証済みのプラクティスを採用しています。
ポリシー駆動型の自動化：データアーカイブプロセスの一部を自動化することで、効率性と精度を向上させることができます。ファイルの保存期間、アクセスパターン、ビジネスルールに基づいてアーカイブを自動的にトリガーする明確なポリシーを確立することで、手動による介入に頼ることなく、アーカイブを自動化できます。

階層型ストレージ戦略: アーカイブされたデータはすべて同じアクセス要件を持つわけではありません。コスト最適化と取得速度のバランスが取れた階層型ストレージを実装することで、頻繁にアクセスされるアーカイブはすぐに利用できる状態を維持し、アクセス頻度の低いデータは最もコスト効率の高いストレージ階層に移動できます。
包括的なインデックス作成: アーカイブシステムは、堅牢な検索・発見機能を提供する必要があります。ユーザーは、アーカイブされたコンテンツをアクティブなファイルと同じくらい簡単に見つけることができ、重複データの作成を防ぎ、効率的なeDiscoveryプロセスをサポートする必要があります。
既存システムとの統合: 優れたアーカイブソリューションは、既存のファイル共有、メールシステム、コラボレーションプラットフォームとシームレスに統合されます。ユーザーは、ライフサイクル管理のメリットを享受するためにワークフローを変更する必要はありません。
スケーラブルなアーキテクチャ: 急激な増加に対応できるアーカイブインフラストラクチャを設計しましょう。今日のアーカイブソリューションは、現状のデータ量だけでなく、デジタルトランスフォーメーションの取り組みによって必然的に生じる拡張にも対応する必要があります。

行動のためのビジネスケースの作成

包括的なファイルアーカイブを導入する経済的メリットは、単なるストレージコストの削減にとどまりません。組織は一般的に次のようなメリットを享受しています。

自動アーカイブによりプライマリストレージコストを60～80%削減
アクティブデータ量が減少すると、バックアップとリカバリのパフォーマンスが向上します。
自動保存と廃棄によるコンプライアンス体制の強化
一元管理された検索可能なアーカイブにより、電子情報開示時の法的コストを削減
ユーザーが履歴情報を効率的に見つけられるため、生産性が向上
さらに重要なのは、行動を遅らせると問題が悪化するだけだということです。世界の非構造化データソリューション市場は、109.1年までに約2033億米ドルに達し、年平均成長率（CAGR）は約15.5%と予測されており、組織がこの課題への対応を切実に必要としていることを反映しています。

先への道

非構造化データの課題は、自然に解決されるものではありません。1日でも遅れれば、データの蓄積は増え、ストレージコストは上昇し、コンプライアンスリスクは増大し、最終的に行動を起こす際の複雑さは増すばかりです。データ駆動型経済において成功する組織は、時代を先取りできる今のうちに、包括的なライフサイクル管理を実装する組織です。

企業はすでに構造化データの管理に多額の投資を行っています。次の課題は、組織の組織的知識を表す膨大な量の非構造化ファイルに、同様のレベルの規律と自動化を適用することです。テクノロジーは存在し、ビジネスケースも明確ですが、何もしないことによるコストは増大し続けています。

問題は、組織が包括的なファイルアーカイブと情報ライフサイクル管理を必要としているかどうかではなく、データの増加に合わせて拡張し、ビジネス目標をサポートするソリューションをどれだけ迅速に実装できるかです。

Solix のファイルアーカイブソリューションについては、こちらをご覧ください。 SOLIXCloud ファイルアーカイブ | 安全でスケーラブルなデータストレージ中途半端な対策や手作業の時代は終わりました。今こそ、エンタープライズグレードの自動化された情報ライフサイクル管理の時代です。

今こそが、企業の非構造化データの山を克服する時です