メールデータ保持ポリシー: 企業が真剣に取り組む必要がある理由

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最初は退屈に感じるかもしれないこと、つまり電子メールの保持ポリシーについてお話ししましょう。確かに、ペンキが乾くのを眺めているのと同じくらい面白くない話に聞こえます。しかし、問題は、あなたの会社が電子メールの保持を適切に処理していないと、時限爆弾を抱えていることになるかもしれないということです。

想像してみてください。訴訟案件があなたのデスクに届き、3年前の特定のメールを見つける必要があります。あなたはそれができますか? ほとんどの企業では、答えは「おそらく」ですが、残念ながらそれでは十分ではありません。従業員の中には、すべてのメールを受信トレイに保存している人もいれば、複雑なフォルダー システムを作成している人もいれば、ほとんどすべてを「削除」している人も。今でも必要なメールを見つけられる自信がありますか?

現実はこうです。テキスト メッセージやチャット アプリケーションがあっても、電子メールの量は減っていません。平均的な企業従業員は、毎日 100 通以上の電子メールを送受信しています。これは大量のデジタル ペーパーワークであり、書類をファイリング キャビネットに押し込めば済んだ昔とは異なり、電子メールにはより洗練されたアプローチが必要です。

電子メールの保存をデジタルハウスキーピングのように考えてみましょう。デスクに届くすべての書類を永久に保存したりはしないでしょう。しかし、税務書類や重要な契約書を捨てたりもしないはずです。同じ原則が電子メールにも当てはまります。

サーベンス・オクスリー法、 HIPAA, GDPR、何をどのくらいの期間保存する必要があるかを規定する複雑な規制があります。電子メール データは資産にもなり得る一方で、負債にもなり得ることを忘れないでください。効果的なポリシーは、これを管理するのに役立ちます。

電子メールの保持をより適切に管理することは、罰金を回避することだけではありません。ビジネスをより効率的に運営することにもつながります。古いプロジェクトの議論を参照する必要があったことはありませんか? または、2 年前にクライアントに約束したことを確認する必要がある場合はありませんか? 適切な電子メールの保持と検索のしやすさが、まさにビジネス上のメリットをもたらします。

最近のテクノロジーの部分は実に素晴らしいです。最新のアーカイブ システムは、メールの内容、送信者、受信者に基づいてメールを自動的に分類できます。これは、非常に効率的なデジタル ライブラリアンがあなたのために働いているようなものです。これらのシステムは、適切なポリシーを適切なメールに適用して保持し、不要になったら期限切れにして消去することができます。 SOLIXCloud メールアーカイブ | メールを安全にアーカイブ

さらに、リモート ワークの難しさもあります。人々がどこからでも仕事をし、電子メールに携帯電話を使用するようになると、従来の境界はもはや機能しなくなります。保持ポリシーでは、この新しい現実を考慮する必要があります。ポリシーでは、誰かが個人の Gmail を仕事に使用した場合に何が起こるかをカバーしていますか? カバーしている必要があります。

ストレージについても現実的に考えてみましょう。確かにデジタル ストレージは安価ですが、だからといってすべてを永久に保存しておかなければならないわけではありません。巨大なガレージを持っているのと同じで、すべてを保存できるからといって、保存しておくべきというわけではありません。保存するものが多ければ多いほど、本当に必要なものを見つけるのが難しくなります。

私が学んだことの 1 つは、社員の協力を得る必要があるということです。社員がなぜそれが重要なのか理解していなければ、世界最高のシステムも役に立ちません。また、退屈なポリシーの PDF を送信するだけでは不十分です。社員にとって現実味を帯びたものにする必要があります。何が問題になるか、適切な電子メール管理によってどのように全員の生活が楽になるかなど、事例を共有してください。

これから起こることは、実はかなりエキサイティングです。AI は電子メールの保存をよりスマートにし始めています。「すべてを 7 年間保存する」などの厳格なルールの代わりに、より微妙な決定を下せるシステムへと移行しています。人間が見逃す可能性のあるパターンや関係性を見つけることができるのです。

結論を言うと、電子メールの保持は単なる IT 問題や法律上の問題ではなく、ビジネス上の問題です。そして、ほとんどのビジネス上の問題と同様に、この問題は消えることはありません。この問題にうまく対処できる企業は、これを単なるコンプライアンス上のチェック項目以上のものと見なしている企業です。

良いニュースは、これを一人で解決する必要がないということです。まずは基本から始めましょう。つまり、業界に適用される規制を把握し、誰もが理解できる明確なポリシーを設定し、それらのポリシーに従いやすくするツールに投資してください。あとは自然とついてきます。 SOLIXCloud メールアーカイブ | メールを安全にアーカイブ

覚えておいてください。目標は完璧ではなく、進歩です。今日、メール保持ポリシーを十分に良いものにし、明日も改善を続けてください。将来の自分 (そして法務チーム) はあなたに感謝するでしょう。