メールは削除すべきかアーカイブすべきか?

メールアーカイブが重要な理由: 単に削除するだけではない

正直に言うと、私たちはみんなメールに溺れています。「削除」を押して受信トレイの数が減っていくのを眺める誘惑は確かにあります。しかし、企業、特に大企業にとって、単にメールを削除することはリスクがあるだけでなく、悲惨な結果を招く可能性があります。メールのアーカイブがなぜ重要なのか、そしてそれがどのようにあなたの命（そしておそらく会社全体）を救うことができるのかを詳しく見ていきましょう。

メールの雪崩

まず、数字についてお話ししましょう。平均的な従業員は、毎日約 126 通のビジネスメールを送受信します。これは、30,000 人あたり年間 XNUMX 通を超える数です。これを従業員全員で掛け合わせてみましょう。確かに、かなりの数です。しかし、ここで問題なのは、その山のようなメッセージの中には、重要なビジネスコミュニケーション、法的契約、さらには業界に革命を起こす次の大きなアイデアが埋もれているかもしれないということです。

「ただ削除する」だけでは不十分な理由

メールを削除またはアーカイブする必要がある理由に関する法的地雷: 3 年前の、重要ではないように思えたメールを覚えていますか? 訴訟の重要な証拠になるかもしれません。適切にアーカイブ化しないと、基本的には合法的なロシアンルーレットをプレイしているようなものです。
コンプライアンスの難問: 業界によっては、特定の通信を何年も保存することが法律で義務付けられている場合があります。金融サービス、ヘルスケア、政府など、どの業界も記録保存に関する厳格な規則を定めています。メールを無計画に削除するとしたら、それは高額の罰金と規制の悪夢への近道です。
知識は力（そしてお金）です： 古いメールには貴重な組織知識が含まれています。製品開発履歴、顧客関係、戦略的決定など、すべてがそこにあります。それらを削除することは、会社の集合的な記憶を捨て去るのと同じです。
電子メールを削除またはアーカイブする必要がある理由による生産性の低下: 重要な情報が記載された古いメールを探すのに何時間も費やしたことはありませんか? ええ、それは最悪です。適切なアーカイブとは、デジタル版のゴミ箱漁りをせずに、必要なときに必要なものを見つけることを意味します。

電子メールを削除するかアーカイブするかという疑問を理解してください。それはデジタルセーフティネットです。では、解決策は何でしょうか。デジタル時代のスーパーヒーローである電子メールアーカイブの出番です。ただし、すべてのアーカイブソリューションが同じように作られているわけではありません。注目すべき主な機能をいくつか見ていきましょう。

包括的なキャプチャ

SMTP ジャーナリング: 送受信されるすべてのメールをキャッチします。見逃しはありません。
ポリシーベースのメールボックスキャプチャ: ルールに基づいて自動的にアーカイブします。手作業は必要ありません。
.PST ファイルのディープ処理: 実際のところ、誰もが古い Outlook ファイルを所持しているはずです。
柔軟な .PST および .NSF 移行: 他のシステムからデータを取り込む場合でも問題ありません。
過去のメッセージを取り込む機能: たとえ今始めたばかりであっても、アーカイブは完了しているはずです。

堅実なセキュリティ

データの冗長性: アーカイブされたデータが失われると、目的が達成されなくなるからです。
監査およびコンプライアンスのログ記録: 誰が何にいつアクセスしたかを把握します。最高の CYA です。
暗号化とキー管理: 機密性の高い電子メールは、（デジタル的に）厳重に保管してください。

省スペースのスマート

重複排除とシングルインスタンスストレージ: 会社全体で同じメールのコピーを 50 個保存するのはなぜでしょうか?
メタデータの保存: 重要な詳細をすべて、無駄なく保存します。

すぐに見つける

高度なインデックス作成と検索: なぜなら、2018 年の XNUMX 通のメールを見つけるのが、干し草の山から針を探すような作業であってはならないからです。
柔軟なデータ取り込み: 電子メール、添付ファイル、さらにはソーシャルメディアまで、すべてを取り込みます。

他の人と仲良く遊ぶときは

DLP およびセキュリティソリューションとの統合: アーカイブは全体的なセキュリティ体制を強化するものであり、複雑化するものではないからです。

災害に強い

自動バックアップと復元: なぜなら、何かが起きる可能性があるので、準備しておく必要があるからです。
地理的に分散したストレージ: すべての卵（またはこの場合は電子メール）を 1 つのバスケットに入れないでください。

メールを削除またはアーカイブする必要がある場合のユーザーフレンドリーな機能

エンドユーザー向けセルフサービスアクセス: 従業員が自分の古いメールを見つけられるようにします。IT チームに感謝されるでしょう。
ロールベースのアクセス制御 (RBAC): 誰もがすべてにアクセスする必要はないからです。

実世界への影響

まだ納得できませんか? 実際のシナリオをいくつか見てみましょう。

メールを削除またはアーカイブする必要がありますか?

ある金融会社は、SEC 監査中に必要な通知を迅速に作成することで、数百万ドルの罰金を回避しました。
あるテクノロジー企業は、不満を持った従業員がすべてを削除しようとした後、アーカイブされた電子メールから重要な知的財産の詳細を回復しました。
医療提供者は、医師が治療に関する過去のコミュニケーションにすぐにアクセスできるようにすることで、患者のケアを効率化しました。

ボトムライン

わかります。メールを削除するのは気持ちがいいです。デジタル整理のようなものです。しかし、企業にとって、メールを削除するかアーカイブするかという問いに答えてください。それは火薬庫に座りながら火遊びをするようなものです。メールのアーカイブは、古いメッセージを保存するだけではありません。会社の過去、現在、そして未来を保護することです。

強力な電子メールアーカイブソリューションに投資することは、単に賢いだけでなく、不可欠です。ビジネスの世界 (または法制度) が投げかけるあらゆる予想外の事態に備えることです。さらに、重要なメッセージ 1 つを探すために古い受信トレイを掘り返す必要がなくなることで、どれだけの時間を節約できるかを考えてみてください。

次回、受信トレイがいっぱいになって削除したくなったら、アーカイブはメールを保存するだけではないということを思い出してください。ビジネスを保存することです。賢明に選択し、徹底的にアーカイブすれば、デジタルの過去が安全で検索可能であることがわかって安心です。これで、メールを削除またはアーカイブするべきかどうかがわかりました。