新しいクラウドサービスはコンテンツの制御の基盤となる

隣の家の隣人は、2台分の車庫と裏庭に大きな小屋を持っています。私たちが隣に住んで20年以上になりますが、彼らのガレージに車を1台も駐車したことがありません。ガレージはあらゆる種類の庭の道具、冬用タイヤ、使われなくなった運動器具、そして奇妙な家具であふれています。小屋もいっぱいです。彼らは除雪機を持っていますが、自分のものを使えないため、私はよく私たちのものを貸しています。残念ながら、多くの組織が同様の方法でファイル管理を行っています。

企業のファイル共有の多くは、ずっと前に放棄されたファイルで溢れています。ほとんどの企業は、管理下にある ROT (冗長、古くなった、取るに足らない) ファイルの量が全体の 80% 以上であると見積もっています。これらのファイルの多くは作成後数日で古くなり、95 日以内に 90% 以上になりました。特定のファイルや特定の情報を含むファイルはさまざまなストレージの島に分散している傾向があるため、検索が複雑になります。個人用デバイス上にあるものもあれば、オンプレミスのファイル共有に存在するものもあり、Google Drive、Dropbox、または個人の OneDrive にあるものもあります。

管理不足は、莫大なコストの浪費につながっています。ガートナーは、1 TB のプライマリ ストレージを管理する平均コストは年間 3,351 ドルであると推定しています。この数字には、バックアップ、データ レプリケーション、その他のテクノロジのコストは含まれていません。EMC の調査では、マネージャーと専門家の圧倒的多数 (79%) が、ストレージ管理を大きな問題点として挙げています。しかし、ファイル アーカイブ (実際にはほとんどの情報ライフサイクル管理) は、企業の IT 部門ではほとんど注目されておらず、当然ながらビジネス ユーザーも注目していません。結局のところ、彼らは IT 部門が「処理している」と想定しているのです。

ストレージ以外にも、コンプライアンスの問題が関係しています。実際、規制の変更と規制の監視強化は、C レベルの幹部によって常に最大のビジネス リスクとしてランク付けされています。すべての規制の問題が IT/データ関連であると言っているわけではありませんが、最も簡単に解決できる問題であることは間違いありません。ファイルの保持、法的保留、高度な検索はすべて可能です。結局のところ、組織は、保持しなかったファイルだけでなく、法的に要求された期間よりも長く保持したファイルに対しても責任を問われる可能性があります。

幸いなことに、ファイルは自己完結型で、作成日、最終変更日、最終アクセス日などの独自のメタデータを持っているため、整理や管理が比較的簡単です。これらすべてを評価すれば、自動管理が可能になります。このため、ファイル アーカイブは魅力的ではありませんが、最も早く投資回収できる方法の 1 つです。

あらゆるファイル アーカイブ戦略の基本要素はリポジトリそのものです。コスト削減の約束は果たせますか? コンプライアンス、セキュリティ、ファイル共有、高度な検索に役立つ追加機能を提供できますか? 確かに、ユーザーや組織はクラウドベースのオブジェクト ストアをますます受け入れ、信頼するようになっています。クラウド ストレージだけでは十分ではありません。ファイル アーカイブ戦略を成功させるには、プロセスをできるだけ静かにすることが鍵となります。実際、エンド ユーザーが戦略に気付かなければ、そのプロセスは成功と言えます。

クラウドベースのアーカイブ リポジトリは、クラウド スケールという少なくとも 1 つの要件を満たしています。しかし、保持と法的保留のコンプライアンス、電子情報開示と高度な検索、ファイル共有、またはアプリケーション統合などの他の要件にはどのように役立つのでしょうか。答えは、もちろん、あまり役に立ちません。検討すべきは、比較的新しい Archive-as-a-Service です。これらは、ファイル アーカイブ戦略の基本的な構成要素として、あらゆる組織が求める完全に管理されたリポジトリ エクスペリエンスを提供します。これらの新しいサービスは、次の機能を提供する必要があります。

• 集中管理
• ガバナンス（保持および法的保留ポリシーなど）
• ロールベースのアクセスとエンドツーエンドの暗号化によるセキュリティ
• 組み込みのデータ保護と可用性
• 簡単なセルフサービスによるフォルダ/ファイルの整理と管理
• どこからでもファイルにアクセス
• ファイルのメタデータとコンテンツ全体にわたる高度な検索
• ファイルの分類、タグ付け、コメント、共有
• 既存のアプリケーションやコラボレーションツールとの統合をサポートするAPIアクセス
• あらゆるファイルタイプの一括取り込みとサポート

IT 組織にとって、ファイル アーカイブ戦略を実装して簡単に成果を上げるには、今が絶好の機会です。確かに事前の作業は必要ですが、リポジトリの選択は戦略の重要な基礎部分です。クラウドベースの Archive-as-a-Service リポジトリは、コストを大幅に削減し、戦略の実装期間を短縮し、IT 部門が実行できる最も迅速な投資回収率の 1 つを実現します。

著者について：

Charlie Garry は 30 年以上の経験があります。META Group の元 VP 兼インフラストラクチャ リサーチのサービス ディレクターです。Oracle データベースのディレクター兼プロダクト マネージャー。Divine Interventures の創設メンバーであり、Platinum Technology のインフラストラクチャ担当 VP です。現在は、シリコン バレーを拠点とするソフトウェアおよびサービス企業である Solix Technologies のシニア ディレクターを務めています。