会社をペーパーレス組織に変える方法

T今年は、オフィス管理における最大のブレークスルーの1つ、つまり、木々に影響を与えないクリーンでペーパーレスな組織を採用することを検討してください。なぜでしょうか？この切り替えにより、紙や印刷のコストなど、さまざまな方法でコストを節約でき、文書の検索が効率化され、 GDPRなどのコンプライアンス要件を満たすのに役立ちます.

デジタルへの移行には数千ドルの初期投資が必要になるかもしれませんが、デジタルストレージは物理的なファイルを印刷して整理するよりもはるかに安価です。たとえば、10,000人の従業員のために紙を購入するとします。Amazon.comで手頃な価格の紙をストックしておくと、少なくとも年間800,000万ドルは簡単にかかります。また、Print Greenerによると、印刷には06ページあたり13ドルから6,800,000ドルの追加料金がかかります。合計すると、紙の記録に年間XNUMXドルの最低投資が必要になります。 同じ量のデータをHadoopでペーパーレスで保存する? アマゾンウェブサービスの最も優れたサービスによると、月額30ドル未満 最近の価格表.

ペーパーレス組織の隠れたコスト削減

ペーパーレス化により、必要な文書を簡単に見つけられるようになり、企業の競争力も維持できます。ペーパーレス組織モデルを導入すると、テキスト検索を使用してデジタルの紙の文書を数秒で取得できるようになります。PricewaterhouseCoopers によると、人件費のうち、誤ってファイリングされた文書 120 つを検索するだけで XNUMX ドルが費やされています。Hadoop を使用すると、従業員はコンピューターの前にいるときに、請求書、スプレッドシート、プレゼンテーションなどを簡単に見つけることができます。

これは、規制や法律を遵守する上でも特に重要です。組織が民間か公的機関か、政府機関か非営利団体かにかかわらず、大量の機密データを保有している可能性が高いです。そして、これはこれまで以上に重要になっています。 GDPRのような規制このデータを紛失したり置き忘れたりすると、多額の罰金が科せられる可能性があります。ペーパーレス化により、誰が情報にアクセスし、どこに持っていくのかを追跡することが可能になります。

ペーパーレス組織の医療ユースケース

カイザー パーマネンテの例を考えてみましょう。この医療提供者および保険会社は、350 の外来診療所に導入したペーパーレス システムに対して、医療情報管理システム協会から最高の栄誉を受けました。ステージ 7 外来認定は、患者情報の共有、クライアントとスタッフによる包括的な使用、データ ウェアハウスとアーカイブ検索を可能にしながら機密性を維持する電子統合を認定するものです。システム変更により、ネットワークは病気の診断を改善し、治療計画で協力できるようになり、あるケース スタディによると、心臓関連の合併症による死亡が 88 パーセント減少しました。カイザー パーマネンテは、デジタルへの切り替えによって 135 人の死亡と 260 件の緊急処置が回避されたと推定しています。

ペーパーレス化によって大きな恩恵を受けている企業は Kaiser Permanente だけではありません。では、他の企業が躊躇している理由は何でしょうか? 私の会社は数十の業種の顧客と取引していますが、ペーパーレス化に関する最大の懸念は概念ではなく、コストと実行の容易さにあることがわかりました。人々は、ビジネスの運営方法の根本的な変化のように見えるものにどこから着手すればよいのかわかりません。結局のところ、ペーパーレス化から最も恩恵を受ける業界 (医療、金融、政府、教育) は、効率性で称賛されることはほとんどありません。

ペーパーレス化のプロセスは、必ずしも恐ろしいものでも、法外な費用がかかるものでもありません。デジタルへの移行を成功させる鍵は準備です。ペーパーレス モデルが適切だと判断した場合は、施設管理者や購買担当役員と共有できるペーパーレス化の手順をいくつかご紹介します。

1. 混乱を評価する

洗練されたペーパーレス組織に移行するには、施設管理者または購買部長がまずプロジェクトの規模を把握する必要があります。まずは部門長の小さなタスクフォースを編成し、文書の総量の見積もりをまとめる必要があります。これをデータ評価と呼び、 Solixはこのタスクを達成するためのツールとサービスを提供しています.

2. タイムラインを描く

優等生なら誰でも言うように、プロジェクトを期限内に終わらせる鍵は、途中で小さな目標を達成することです。同様に、ペーパーレス化のタイムラインは、一連の現実的なマイルストーンで構成する必要があります。

プロセスをそれほど困難にしないために、週ごとの目標を設定することをお勧めします。会社がファイル転送を社内で処理している場合、週ごとの目標を設定することで、チーム メンバーはペーパーレス化の責任と日常業務のバランスを取ることができます。会社が外部チームを雇用している場合は、週ごとの期限を設定すると便利です。全体として、プロジェクトを数か月に分散すると管理しやすくなりますが、疲労や燃え尽き症候群のリスクになるほど長引くことはありません。

3. 片付ける

最後のステップとして、施設管理者または IT 管理者は、会社が新しいデジタル ファイルをどのように保存するかを検討する必要があります。 Apache Hadoop でのエンタープライズ アーカイブ このジョブは、コモディティ ストレージとコモディティ コンピューティング コストで処理されます。これはスケーラブルであり、最も重要な点として、ビッグ データ分析を使用して独自の洞察を提供することで、人工知能と機械学習を利用してデータを収益化するプラットフォームを提供します。

ペーパーレス組織への移行には、多少の労力と初期費用がかかるかもしれませんが、コスト、管理、コンプライアンスの面でのメリットは明らかです。クラウドベースのツールやシステムを使用する組織が増えるにつれ、完全なデジタル化は、ビッグデータ時代のデータ駆動型組織になるための論理的な動きとなります。