企業向け記録管理: ベストプラクティスを理解する

実績のあるベスト プラクティスを記録管理ポリシーに適用する企業は、競合他社よりも財務的および戦略的な優位性を獲得できます。完全で整理された記録は、企業がプロセスと情報の可用性を最適化し、顧客との関係を強化し、財務の健全性を守るのに役立ちます。規制やコンプライアンス体制がますます複雑になるにつれて、記録管理はミッション クリティカルな概念としても浮上しています。

逆に、不完全で不適切な記録管理の実践は、ビジネスに重大な悪影響を及ぼす可能性があります。従業員が重要なファイルや文書の検索に時間がかかりすぎると、効率が悪化する可能性があります。また、最前線の担当者が関連情報にアクセスできないと、顧客サービスも低下します。ビジネス リーダーは、正しい決定を下すために完全な情報を必要とします。そして、障害があると、潜在的にコストのかかる戦略上の誤りにつながる可能性があります。データが利用できないと、コンプライアンス違反につながり、高額な罰金や罰則が科せられる可能性があります。記録を適切に保管していない企業は、データ侵害に遭う可能性も高くなります。

シンプルで実績のある戦略を採用することで、企業は記録管理を改善し、悪影響を回避することができます。企業はまた、新しい技術ツールを活用して、適切に管理され、整理された記録の財務的価値と戦略的価値を最大化することもできます。

記録管理とは何か、そしてなぜそれが重要なのか?

またとして知られています 記録情報管理 (RIM)記録管理には、紙とデジタルの両方の形式での公式の企業記録の監視、整理、管理、運営、保管、廃棄が含まれます。

外部基準は、一部の管理形式に適用されます。その代表的な例が税務記録です。企業はこれらの記録を規定の期間保管する必要があります。その他のケースでは、企業は内部ポリシーを使用して記録と文書の管理をガイドおよび統制します。ポリシー ポイントの例には、保管基準と手順、メンテナンス スケジュール、アクセス プロトコルなどがあります。

記録管理の重要性を理解するには、ビジネス オペレーションの専門家はまず、「記録」とは何かについて十分な実用的知識を持っている必要があります。簡単に言えば、文書には変更される可能性のある情報が含まれますが、記録は変更できません。記録は、取引、課税、規制、コンプライアンスに関する公式の目的を果たす最終的なファイルを表します。

ビジネス レコードにはさまざまな種類の情報が含まれます。レコード管理の観点では、通常、適用される規制やコンプライアンス標準の対象となる金融取引や内部業務が対象となります。このようなレコードの例には、次のものがあります。

• 財務諸表
• 契約と合意
• 支払請求書と受取請求書
• 銀行取引
• 納税
• 人事文書
• 従業員の給与明細

こうした記録の一部は、法的ガイドラインに従って保管する必要があります。たとえば、IRSは、企業が納税申告書を一定期間保管することを義務付けています。 2〜7年リターンの使用方法に応じて異なります。

記録管理が企業にもたらすメリット

効率的でコンプライアンスに準拠した記録管理アプローチは、重要なビジネス上のメリットをもたらします。これらのメリットは、一般的に次の 3 つの主要なカテゴリに及びます。

• コスト削減と効率性の向上推定によると、 レコードの5～10% 長期的な価値があります。合理化された記録および文書管理戦略により、企業は必要な情報または関連する情報のみを保持できます。必要な記録のみを保持することでコストが削減され、記録へのアクセスが効率的になります。
• コンプライアンス。 ビジネス レコードには、複数の規制およびコンプライアンス プロトコルが適用されます。データ保持を規定する例としては、医療保険の携行性と責任に関する法律 (HIPAA)、公正かつ正確な信用取引法 (FACTA)、グラム・リーチ・ブライリー法 (GLBA) などがありますが、リストは続きます。これらの法律はすべて、レコードを一定期間保持することを義務付けています。これらの規制に違反すると、罰金やその他の高額な罰則が科せられる可能性があるため、これらの法的基準の対象となる企業にとって、レコード管理は不可欠です。
• 事業継続計画重要な財務および取引記録へのアクセスは、事業継続性と災害復旧計画の柱となります。

記録管理ライフサイクルを理解する

ビジネス レコードは、ライフサイクル中に 4 つの主要な段階を経ます。各段階で、レコードの管理と運営方法は特定の原則によって決まります。これらの 4 つの段階を詳しく見てみましょう。

• 作成または受領。 一部の記録は内部プロセスから生じますが、その他の記録は外部から発生します。いずれの場合も、作成/受信フェーズは、企業が公式の変更不可能な記録を作成または受信したときに始まります。
• 活動期アクティブフェーズでは、従業員がレコードにアクセスする可能性が高くなります。組織には、アクティブレコードの取得、使用、共有、および保存を管理するための詳細なポリシーが必要です。
• 非アクティブフェーズ。 非アクティブなレコードは組織で使用される可能性は低いですが、規制やコンプライアンス上の理由から保存しておく必要があります。したがって、レコード アーカイブはそのようなレコードを保存するのに最適な場所です。
• 配置特定の記録を維持または保管することが実際的または法的に必要ではなくなった場合、組織はその記録を削除または処分することができます。

企業の記録と文書の管理におけるベストプラクティス

体系的な戦略を適用することで、記録管理に対する組織的なアプローチのパフォーマンスと有効性を迅速に改善できます。この目的のために、専門家は、データ管理とアーカイブを整理および管理するための 8 段階のシステムの使用を推奨しています。このベスト プラクティス システムを 1 つずつ検証してみましょう。

記録管理チームの設立とトレーニング

組織の記録管理のタスクに、資格のある個人またはチームを割り当てます。内部データ管理計画と、記録へのアクセス、共有、保存、管理に関するベスト プラクティスを網羅したトレーニングを提供します。

インベントリを作成する

まず、既存のすべてのレコードの完全なリストを作成します。関係のないレコードを削除対象としてマークし、保持するレコードのインベントリを確定します。

レコードライフサイクル計画を設定する

在庫内の各レコードを、その作成、アクティブ フェーズ、非アクティブ フェーズ、および処分をカバーするスケジュールに割り当てます。各ドキュメントが 1 つのフェーズから次のフェーズに移動する時間を記録します。

法律、保存、プライバシー規制を遵守する

外部データ保持規制ポリシー、法的報告、監査、データプライバシー、および安全性ポリシーは、記録管理戦略に付随し、高度なセキュリティ標準に準拠する必要があります。

管理およびストレージソリューションを選択する

企業は、記録管理システムのバックボーンとしてデジタルおよびクラウド コンピューティング テクノロジーを利用することが増えています。ハード コピー形式でのみ存在する必要な記録をスキャンし、電子記録管理システムにデジタル形式で保存します。複数の場所で包括的なバックアップと回復のメカニズムを有効にします。

記録管理ポリシーを策定する

記録へのアクセス、取得、共有、および保管に関する明確な基準を設定します。このプロセスの重要な部分として、高度なサイバーセキュリティと情報セキュリティのツールと戦略を使用して機密データを保護します。

バックアップ計画を立てる

重要な記録の取得と回復が組織の継続性と災害復旧計画に含まれていることを確認します。

時間をかけてシステムを評価して調整する

組織の記録管理計画のパフォーマンスを監視し、欠点、非効率性、セキュリティの脆弱性がないか確認します。必要に応じてプログラムと管理システムを調整し、付随する問題を考慮して修正します。

最後に、組織の計画がすべての企業記録と文書を網羅していることを確認します。プログラムには、財務記録や取引記録だけでなく、人事文書や業務運営を通じて収集された顧客またはクライアントのデータも含まれる必要があります。

オールインワンコンテンツサービスプラットフォームのデータ管理の利点を検討する

記録管理に対するインテリジェントなアプローチは、業務効率を高め、コンプライアンスを確保し、責任を軽減します。成長中のビジネスでは、生成される記録や文書の数がますます増える傾向があるため、慎重に策定されたデータ管理計画が必要です。

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