SOLIXCloud Email Archiving は、eDiscovery、コンプライアンス、およびメール増加の管理を簡素化することを目的とした、完全に管理されたメールアーカイブサービスです。SOLIXCloud の Common Data Platform を搭載したメールアーカイブは、構造化データ、非構造化データ、半構造化データを含むすべての種類の組織データに対する集中型 ILM コンプライアンス戦略の実装を簡素化します。

課題

電子メールによるコミュニケーションは、あらゆる規模の企業にとって引き続き最も普及しているコミュニケーションおよびコラボレーションツールですが、今日の企業はさまざまな課題に直面しています。規制遵守を維持するための課題コストのかかる強制措置を回避することができます。新しい規制要件により、電子メールは厳しく監視されるようになり、「必要になったときのために」何年も電子メールを蓄えることはもはや認められなくなりました。新しい消費者データプライバシー規制は、 GDPR, CCPA、CDPA、 NYDFS, GDPR、CPPA などは、電子メール記録の適切な管理がもはやオプションではなくなった最新の理由にすぎません。

ソリューション: コンプライアンス重視のメールアーカイブ

システム管理者、データスチュワード、データガバナンスチームは、消費者データプライバシー規制によって課される新しいコンプライアンス要件を満たすための強化された方法と手順を求めています。ここでは、すべての組織が実行すべき電子メールコンプライアンスの 7 つの手順を紹介します。

すべてのメールデータを共通のリポジトリにキャプチャしてアーカイブする

すべての電子メールデータソースが確実にキャプチャされるようにすることは、コンプライアンス重視のアーカイブを成功させるための重要な第一歩です。ジャーナリング、メールボックスの同期、保持ポリシーに基づくファイルのアップロードなど、複数の収集方法を使用することで、組織は現在のすべての送信メールと受信メール、および過去の電子メールデータをキャプチャしてアーカイブできます。

ただし、アーカイブされた電子メールデータが複数のサイロに分かれていると、独自の問題が発生し、非効率的です。電子メールのキャプチャを 1 つのリポジトリに集中させることで、組織はすべての電子メールがどこに保存されているかを確実に把握できるだけでなく、集中管理とメンテナンスのルーチンがはるかに簡単になり、一度だけ実行すれば済みます。

包括的なキャプチャとインデックスメタデータ

コンプライアンス重視の電子メールアーカイブをサポートするには、すべての電子メールコンテンツとその添付ファイルを包括的にキャプチャしてインデックス化することが不可欠です。検索と取得は、検索レコードの場所とレコードに含まれるデータを示すカタログを作成できるインデックス化プロセスと同じくらい効果的です。

メールを分類、タグ付け、監視して監視を容易にする

メールにタグを付けるカスタムアーカイブポリシーにより、メールの内容、メタデータ、機密情報の有無に基づいて、ほぼリアルタイムで簡単に分類および監視できます。トリガーアラートを設定して、定義された基準に基づいて各チームに通知し、迅速な対応を確保できます。必要に応じて、メールにタグを追加します。これらすべてにより、コンプライアンスを維持し、望ましくないアクティビティを監視し、将来的にメールを簡単に見つけられるようにして、コンプライアンスを迅速化できます。

保持および法的保留ポリシーの適用

コンプライアンスおよび法務チームは、迅速かつ効果的な電子情報開示を支援するために、組織、ユーザー、電子メール、またはメタデータのレベルで包括的な保持ポリシーと法的保留を簡単に作成できる必要があります。

強力な検索機能でケースフォルダーによる電子情報開示を簡素化

コンプライアンスチームと法務チームは、キーワードや複数のフィルターを使用して関心のあるメールをすばやく特定することで、すべての受信トレイでより迅速かつ効率的に電子情報開示検索を実行できるようになります。特定したメールに保持、法的保留、タグ、コメントを追加する必要がある場合は、このような検索機能が不可欠です。また、検索から 1 通またはすべてのメールをケースフォルダーに追加して、今後の参照に使用したり、法的要求に対応するために業界で一般的な形式でダウンロードしたりすることもできます。

ソースからデータを消去する

管理者は、アーカイブおよびパージポリシーを定義して、メールが指定された期間のみソースに保持されるようにする必要があります。保持期間が経過すると、メールはアーカイブされ、ソースシステムから安全にパージされるため、ソースシステムの重要なストレージが解放され、コストとメンテナンスの大幅な削減につながります。また、これにより、組織はコンプライアンスを遵守し、指定された目的と期間に必要なデータのみを保存できるようになります。

アーカイブされたメールへのセルフサービスアクセス

メールがアーカイブされると、エンドユーザーはそれらのメールに直接アクセスできなくなることを受け入れません。ビジネスユーザーが将来の参照用にメールの .pst コピーを独自に保持するのも不思議ではありません。孤立した個人アーカイブは信頼性が低いだけでなく、その存在を認識できるかどうかわからないコンプライアンスチームにとっても悪夢です。メールクライアントのようなインターフェイスでアーカイブされたメールにセルフサービスでアクセスできる集中リポジトリにより、ユーザーは個人アーカイブを作成する必要がなくなり、メールの重複コピーの数を減らすことができます。

SOLIXCloud メールアーカイブの利点

電子情報開示、コンプライアンス、メール増加の管理を簡素化することを目指し、 SOLIXCloud メールアーカイブは、あらゆる規模の企業向けに、集中管理型で安全、拡張性に優れ、ビジネスユーザーにも使いやすいメールアーカイブソリューションを提供します。従来のオンプレミスメールシステム、メールバックアップ、最新のクラウドベースのメールシステムからのアーカイブをサポートする SOLIXCloud は、すべての過去および現在のメールデータに対してシームレスなアーカイブ戦略を提供します。

SOIXCloudメールアーカイブは包括的なエンタープライズアーカイブ戦略と実装を簡素化します情報ライフサイクル管理 ERP、CRM、カスタムアプリケーションからの構造化データ、NFS およびファイル共有からの非構造化データ、電子メールやその他の通信プラットフォームからの半構造化データなど、すべてのエンタープライズデータにわたります。

緊急性はどの程度ですか?

金融情報、医療記録、そして消費者データのプライバシーに対する規制強化に伴い、コンプライアンスの監視が強化されることが予想されます。アーカイブソリューションを部分的にしか導入していない、またはまったく導入していない組織は、コンプライアンス違反により高額の罰金やブランドダメージを受けるリスクがあります。ILM、法的保留、保持ポリシーを使用してすべての電子メールコンテンツをキャプチャしてアーカイブする戦略を導入することで、効果的な eDiscovery、検索、アクセスが設計によって実装され、コンプライアンスリスクが軽減されます。

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