保持管理

保持管理とは何ですか?

データ保持管理 組織のデータの保存、整理、廃棄に関するポリシーを定義および実装するプロセスです。規制への準拠を保証し、ストレージ リソースを最適化し、リスクを軽減し、データ セキュリティを強化します。効果的な管理には、データの分類、保持期間の設定、プロセスの自動化、コンプライアンスの定期的な監査が含まれます。

データ保持管理が重要な理由は何ですか?

• コンプライアンス要件: GDPR、CCPA、HIPAA、業界固有の標準などのさまざまな規制では、組織が特定の種類のデータを特定の期間保持し、その後安全に廃棄することを義務付けています。
• リスク軽減： 必要以上に長くデータを保持すると、不正アクセス、違反、規制上の罰則のリスクが高まります。逆に、データを早期に廃棄すると、コンプライアンス違反や貴重な情報の損失につながる可能性があります。
• ストレージの最適化: ストレージ リソースを最適化し、不要なデータの維持に関連するコストを削減します。
• 法的および訴訟準備: 関連データを維持し、無関係な情報を破棄することで、組織が法的問い合わせ、監査、訴訟要求に効率的に対応できるようになります。

主なコンポーネント

これには、個人データに関連するいくつかの重要な権利が含まれます。

• データ分類： 機密性と規制要件に基づいてデータの種類を識別および分類します。
• 保存期間: 法的義務とビジネスニーズを考慮して、各データタイプを保持する期間を決定します。
• データストレージ： データの機密性レベルを満たす安全なストレージ ソリューション (オンプレミス、クラウド、ハイブリッド) を実装します。
• データの削除: 指定された保存期間に達したデータを安全に削除するための明確なガイドラインを作成します。これには、データに責任を負う個人、データの作成タイムスタンプ、およびデータの破棄のタイムスタンプに関する情報が含まれます。
• アクセス制御： アクセス制御は、適切な人が適切なデータに適切なタイミングでアクセスできるようにすることでデータの整合性を保護し、効果的なデータ保持管理の目標と完全に一致させます。

データ保持管理のベストプラクティス

• 明確なポリシーを確立します。 収集されるデータの種類、データの保持期間、安全な廃棄手順を概説した包括的なデータ保持ポリシーを策定します。
• 規制要件を特定する: 業界または地域のデータ保持に関する関連規制を理解し、遵守してください。更新を追跡して、継続的なコンプライアンスを確保してください。
• データを分類する: 機密性、重要性、規制要件に基づいてデータを分類します。データの種類によって、保存期間や廃棄方法が異なる場合があります。
• 自動化を実装する: データ管理プラットフォームやアーカイブ システムなどのテクノロジー ソリューションを活用して、データ保持プロセスを自動化します。これにより、統一性が促進され、人為的なミスの可能性が減少します。
• 定期的な監査とレビュー: 定期的な監査を実施して、データ保持ポリシーへの準拠を評価し、改善が必要な領域を特定します。規制やビジネス慣行の変更を反映するために、必要に応じてポリシーを見直し、更新します。
• 安全な廃棄: データの保持期間が終了したら、不正アクセスを防ぐために、データ細断や暗号消去などの方法を使用して安全に廃棄してください。
• 従業員研修： データ保持ポリシーと手順、およびコンプライアンスの重要性について従業員をトレーニングします。定期的なトレーニング セッションは、データ管理の実践に関する認識と理解を強化するのに役立ちます。

データ保持に関するコンプライアンス要件

データ保持に関するコンプライアンス要件は、特定の業界や地域に適用される規制によって異なります。GDPR、CCPA、HIPAA、FTC、GLBA に関するデータ保持要件の概要は次のとおりです。

• GDPR (一般データ保護規則): GDPR では、特定の保存期間を義務付けていません。GDPR では「保存期間の制限」の原則を強調し、収集された目的に必要な期間のみデータを保存することを義務付けています。組織は、データを保持する正当な理由を文書化する必要があります。
• CCPA (カリフォルニア州消費者プライバシー法): GDPR と同様に、CCPA は特定の保持期間を規定していません。データ収集のビジネス目的に基づいた「合理的な」保持の概念に重点を置いています。CCPA は、消費者に企業に個人情報の削除を要求する権利を付与しています。
• HIPAA (医療保険の携行性と責任に関する法律): HIPAA は、保護対象医療情報 (PHI) の保持と廃棄に関する特定の要件を規定しています。対象となる事業体とビジネス アソシエイトは、PHI の作成日から少なくとも 6 年間、または最後に有効になった日からいずれか遅い方まで、PHI を保持する必要があります。
• FTC（連邦取引委員会）： FTC は、データの収集と保持に関して「不公正で欺瞞的な行為」の概念を施行しています。特定の法律ではありませんが、FTC は組織がデータを合理的な期間のみ保持し、削除プロセスを実施することを期待しています。
• GLBA（グラム・リーチ・ブライリー法）： GLBA は金融機関のデータ セキュリティ要件を概説していますが、具体的な保存期間は規定していません。ただし、金融機関は記録の種類に応じて特定の顧客記録を保存する必要があります (例: 口座を閉鎖してから 5 年間の顧客 ID)。