아카이빙 소프트웨어: 기업에 실제로 필요한 것은 무엇이며, 대규모 운영에서 문제가 발생하는 요인은 무엇일까요?
주요 요점
- 아카이빙 소프트웨어는 백업이 아닙니다. 장기 보존, 검색 및 규정 준수를 위한 관리형 기록 시스템입니다.
- 기업들은 단순히 저장 공간 확보를 위해서가 아니라, 규정 준수, 전자 증거 검색, 비용 관리 및 위험 관리 문제를 해결하기 위해 아카이빙 소프트웨어를 구매합니다.
- 대부분의 실패는 데이터 수집, 보존 및 검색이 기존 플랫폼에 지나치게 의존할 때 발생합니다.
- 최신 아카이빙 기술은 수집, 관리, 저장 및 접근을 분리하여 시스템이 확장되고 발전할 수 있도록 합니다.
아카이빙 소프트웨어란 무엇인가요?
아카이빙 소프트웨어는 검색 가능하고 (필요한 경우) 변경 불가능하며 정책에 따라 관리되는 방식으로 정보를 장기간 보존하도록 설계되었습니다. 복구에 중점을 두는 백업 시스템과 달리 아카이빙 시스템은 보존, 규정 준수, 검색 및 법적 효력을 갖는 폐기에 중점을 둡니다.
백업은 "이 데이터를 복원할 수 있을까?"라는 질문에 대한 답이고, 아카이빙은 "이 데이터가 존재했음을 증명할 수 있을까? 누가 접근했을까? 왜 보관하거나 삭제했을까?"라는 질문에 대한 답입니다.
기업들이 실제로 보관하는 것은 무엇일까요?
이메일 아카이빙이 가장 일반적인 시작점이긴 하지만, 완성도 높은 프로그램은 훨씬 더 많은 것을 아카이빙합니다.
- 이메일 및 첨부 파일(저널에 기록되거나 API를 통해 캡처됨)
- 협업 플랫폼(채팅, 파일, 공유 작업 공간)
- 문서 및 파일 공유
- 기업용 애플리케이션 및 보고서
- 로그, 기록 및 시스템 생성 콘텐츠
- 산업별 데이터(재무 기록, 의료 데이터, 제조 기록)
기업이 아카이빙 소프트웨어에 투자하는 이유는 무엇일까요?
1) 규정 준수
규정에 따라 조직은 정해진 기간 동안 기록을 보관하고, 변조로부터 보호하며, 요청 시 제출해야 합니다. 예를 들어 GDPR의 기록 보관 및 삭제 요건, HIPAA 보안 규칙의 보호 조치, SEC 규칙 17a-4의 기록 보관 규정 및 이와 유사한 국제적 의무 사항들이 있습니다.
2) 전자증거개시 및 조사
소송이나 조사가 발생할 경우, 조직은 신속하고 방어 가능한 방식으로 기록을 검색하고 제출해야 합니다. 아카이빙 소프트웨어는 데이터를 중앙 집중화하여 증거 개시 작업이 실제 운영 시스템에 의존하지 않도록 합니다.
3) 비용 관리
운영 시스템은 비용이 많이 듭니다. 아카이빙을 통해 오래되고 사용 빈도가 낮은 데이터를 검색 및 관리가 가능한 상태로 저렴한 스토리지로 옮길 수 있습니다.
4) 위험 감소
통제되지 않은 데이터 확산은 법적 및 보안 위험을 증가시킵니다. 아카이빙 소프트웨어는 보존 및 정당한 삭제를 강제하여 조직이 필요 이상으로 데이터를 보관하지 않도록 합니다.
아카이빙 소프트웨어 vs 백업 vs 스토리지
| 능력 | 백업 | 스토리지 | 아카이빙 소프트웨어 |
|---|---|---|---|
| 장기 유지 정책 | 제한된 | 아니 | 가능 |
| 법적 보존 및 보호 | 아니 | 아니 | 가능 |
| 검색 및 eDiscovery | 최소의 | 아니 | 가능 |
| 감사 추적 및 증거 보관 기록 | 아니 | 아니 | 가능 |
| 정당한 삭제 | 아니 | 아니 | 가능 |
기업들이 기대하는 핵심 기능
- 정책 기반 데이터 보존: 콘텐츠, 관할권 및 비즈니스 규칙에 따라 데이터 보존 기간을 자동화합니다.
- 법적 보존: 소송이나 조사가 발생할 경우 삭제를 즉시 중단합니다.
- 변경 불가능한 저장 옵션: 필요한 경우 WORM 또는 변조 방지 저장소를 지원합니다.
- 고급 검색: 수년간의 데이터 전반에 걸쳐 빠르고 신뢰할 수 있는 정보 검색.
- 접근 제어: 역할 기반 접근 제어 및 전체 감사 로깅 기능 제공.
- 확장성: 성능 저하 없이 수십억 개의 객체를 처리할 수 있습니다.
- 마이그레이션 지원: 기존 플랫폼에서 데이터를 가져옵니다.
아카이빙 소프트웨어가 제대로 작동하지 않는 지점
기존의 많은 아카이빙 플랫폼은 특정 데이터 유형이나 시대만을 위해 구축되었습니다. 시간이 지남에 따라 다음과 같은 공통적인 문제들이 발생합니다.
- 플랫폼 종속성: 데이터가 독점적인 형식으로 갇혀 있습니다.
- 규모 확장에 따른 문제점: 대용량 데이터 처리 시 검색 및 데이터 수집 속도가 급격히 느려집니다.
- 비용 상승: 인프라 및 라이선스 비용이 가치보다 빠르게 증가합니다.
- 데이터 이전 위험: 수십 년간 보관된 데이터를 옮기는 것은 수년이 걸리는 프로젝트가 됩니다.
기존 방식의 대표적인 예로는 많은 기업들이 비용, 복잡성 및 클라우드 제약으로 인해 현대화하고 있는 방식이 있습니다.
현대 아카이빙 건축
최신 아카이빙 소프트웨어는 각 계층이 독립적으로 발전할 수 있도록 기능을 분리합니다.
- 콘텐츠 수집 계층: 저널링, API 또는 커넥터를 통해 콘텐츠를 수집합니다.
- 관리 계층: 보존, 법적 보류 및 정책 시행.
- 스토리지 계층: 비용에 최적화된 확장 가능한 객체 스토리지.
- 색인 및 검색: 시간과 콘텐츠 유형에 관계없이 고성능 검색을 제공합니다.
- 감사 및 보고: 변경 불가능한 로그 및 규정 준수 증거.
목표는 단순히 데이터를 보관하는 것이 아니라, 수십 년 동안 사용 가능하고, 보안이 유지되며, 비용 효율적인 상태로 유지하는 것입니다.
실제 세계 시나리오
한 글로벌 기업이 15년 동안 여러 시스템에 분산된 이메일을 보관하고 있습니다. 조사에는 몇 주가 걸리고, 저장 비용은 증가하며, 마이그레이션은 지연됩니다.
해결책은 또 다른 고립된 아카이브가 아닙니다. 해결책은 다음과 같습니다. 통합 아카이빙 플랫폼 이는 관리 체계를 중앙 집중화하고, 일관된 보존 정책을 적용하며, 모든 아카이브 콘텐츠에서 빠른 검색을 가능하게 합니다.
아카이빙 소프트웨어 선택 방법
- 저장 비용이 아니라 규정 준수 요건부터 시작하세요.
- 실제 규모에서 검색 성능을 검증하세요.
- 개방형 형식과 명확한 종료 경로를 요구하십시오.
- 계약하기 전에 마이그레이션 도구를 평가하십시오.
- 첫해 가격이 아닌 장기적인 총소유비용(TCO)을 평가하십시오.
- 감사 가능성이 나중에 덧붙이는 것이 아니라, 기본적으로 내장되어 있는지 확인하십시오.
솔릭스의 역할은 무엇일까요?
Solix는 확장성, 규정 준수 및 장기적인 보존을 고려하여 설계된 엔터프라이즈급 아카이빙 소프트웨어를 제공합니다. 데이터 캡처, 관리 및 저장을 분리함으로써 Solix는 기업이 아카이빙을 현대화하고 비용을 절감하며 수십 년에 걸쳐 데이터에 대한 확실한 통제권을 유지할 수 있도록 지원합니다.
아카이빙 소프트웨어를 평가 중이신가요?
기존 아카이브를 현대화하거나 새로운 아카이빙 프로그램을 계획하고 있다면, Solix는 규정 준수, 마이그레이션, 검색 성능 및 총 소유 비용을 포괄하는 실질적인 평가를 제공할 수 있습니다.
FAQ
클라우드 이메일을 사용하는 경우 아카이빙 소프트웨어가 필요한가요?
대부분의 경우 그렇습니다. 기본 제공되는 보존 기능은 대규모 환경에서 규제, 전자 증거 검색 또는 감사 요구 사항을 충족하지 못할 수 있습니다. 아카이빙 소프트웨어는 독립적인 데이터 캡처, 관리 및 검색 기능을 제공합니다.
아카이빙이란 데이터를 영구적으로 보관하는 것을 의미하나요?
아니요. 적절한 아카이빙은 정책 및 규정에 따라 보존 기간을 정하고 정당한 사유에 근거하여 삭제하는 것을 의미합니다. 필요 이상으로 데이터를 보관하면 위험이 증가합니다.
보관된 데이터는 얼마나 오래 보관해야 할까요?
보존 기간은 산업, 관할권 및 데이터 유형에 따라 다릅니다. 아카이빙 소프트웨어는 세부적이고 정책 기반의 보존 규칙을 지원해야 합니다.
