클라우드 문서 관리가 생산성, 규정 준수, 데이터 보안에 중요합니다. 그 혜택은 귀하의 최종 이익과 미래의 성공에 크게 영향을 미칩니다.

클라우드 문서 관리 시스템은 원격 작업 역할이 증가한 빠르게 움직이는 주문형 비즈니스 환경에서 팀의 생산성에 매우 중요합니다. 기업의 문서 관리 시스템은 정보, 고객 및 공급업체 운영의 보안과 효율성에 직접적인 영향을 미칩니다.

A에 따라 맥킨지 글로벌 데이터 변환 설문 조사, 응답자의 총 기업 시간의 30%가 데이터 품질과 가용성이 좋지 않아 부가가치가 없는 작업에 소요되었습니다. 송장, 법률 문서, 계약, 제안서, 직원 및 고객 데이터를 처리하는 방법을 고려하세요. 팀이 언제 어디서나 필요한 것을 정확히 찾을 수 있다면 좋지 않겠습니까? 협업, 데이터 보안, 균일한 데이터 거버넌스, 규정 준수 및 비용 절감을 가능하게 하면서 그렇게 하는 것은 어떨까요?

클라우드 문서 관리란 무엇인가요?

클라우드 문서 관리 팀이 위치에 관계없이 클라우드의 중앙 집중식 엔터프라이즈 저장소에 문서를 저장, 공유 및 관리할 수 있도록 지원합니다.

클라우드 문서 관리도 기업이 효과적인 정보 보관 및 거버넌스를 하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 향후 사용, 규정 준수 및 규제 요구 사항을 위해 회사 데이터를 보존하고 관리하는 프로세스가 포함됩니다.

최신 클라우드 문서 관리 시스템은 또한 데이터와 문서 검색, 회수 및 협업을 간소화하여 생산성을 향상시킵니다. 액세스 제어를 개선하고 문서 보안을 제공합니다. 또한 이 시스템은 중앙 집중식 스토리지 및 감사 추적을 제공하고 시간과 비용을 절약합니다.

클라우드 문서 관리의 이점 중 일부를 더 자세히 살펴보겠습니다.

종이 제거 및 콘텐츠 통합

콘텐츠 통합은 여러 개별 저장소와 전통적인 종이 기반 문서를 중앙 집중식 문서 허브로 병합하는 것을 포함합니다. 일반적인 국제 및 다국적 기업은 전 세계적으로 많은 로컬 파일 서버, 종이 기반 프로세스 및 NAS(Network Attached Storage) 플랫폼을 보유하고 있습니다. 이러한 시스템을 확장성이 뛰어난 단일 클라우드 플랫폼으로 통합하면 전체 데이터 관리 비용이 크게 절감되고 데이터 보안, 생산성 및 데이터 검색이 향상됩니다.

파일 공유 및 협업

업계와 상관없이, 조직을 유지하고 직원 협업을 가능하게 하는 것이 생산성을 극대화하는 가장 좋은 방법입니다. 직원이 끊임없이 문서를 검색하거나 부서 간의 정보 흔적을 찾는다면 문서 관리 시스템이 부족합니다.

클라우드 문서 관리 시스템은 모든 비즈니스 콘텐츠에 대한 중앙 저장소를 제공합니다. 즉, 팀은 콘텐츠에 대해 협업하고 정보 거버넌스 정책을 준수하는 동시에 부서와 외부 파트너 간에 정확한 정보를 쉽게 공유할 수 있습니다.

정보 거버넌스

정보 거버넌스는 정보 처리에 대한 책임 프레임워크입니다. 정보의 생성, 저장, 평가, 보관, 사용 및 삭제에서 적절한 행동을 보장하는 것을 목표로 합니다. 클라우드 문서 관리를 통해 기업은 액세스 제어, 보존 정책 및 개인 정보 보호 규칙과 같은 균일한 거버넌스 정책을 구현하여 정보를 적절하게 처리, 관리 및 보호할 수 있습니다.

정보 아카이빙

여러 부서에 수많은 파일 저장소가 있고, 데이터 단편화와 통일된 거버넌스 역량 부족으로 인해 규정 준수 및 정보 공개를 위한 장기 데이터 저장이 계속해서 어려움을 겪고 있습니다.

적절한 클라우드 문서 관리 솔루션은 저렴하고 안전한 클라우드 저장소에서 활성 파일 저장소의 레거시 파일 시스템과 덜 자주 액세스하는 파일을 식별하고 보관할 수 있습니다. 또한 클라우드 보관 시스템은 실시간 검색, 주문형 액세스, 중앙 집중식 거버넌스 및 규정 준수의 이점을 제공합니다.

데이터 보관은 효과적인 정보 관리 전략의 필수적인 부분입니다. 클라우드 아카이빙 솔루션 종종 그 퍼즐의 빠진 조각이 됩니다.

지능형 콘텐츠 서비스

클라우드 문서 관리도 지능형 콘텐츠 서비스(ICS)의 핵심 지원 요소 중 하나입니다. ICS를 사용하면 사용자가 인공 지능(AI), 자연어 처리(NLP) 및 기타 고급 알고리즘의 잠재력을 활용하여 콘텐츠를 더 잘 관리하고 활용할 수 있습니다. 사용자는 콘텐츠를 더 의미 있게 검색, 분석 및 처리하여 더 나은 통찰력과 더 정확한 결과를 얻고 다음과 같은 다양한 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 매출채권/채무금 or 클라이언트 온 보딩 등

워크플로우 자동화

최신 클라우드 문서 관리 솔루션은 문서 처리 및 처리 프로세스를 자동화하는 디지털 워크플로를 만들고 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 시스템은 비즈니스 프로세스 내에서 문서 생산, 추적, 편집, 저장, 검토 및 승인을 용이하게 하고 간소화합니다.

예를 들어, 기업은 자동화된 클라우드 문서 관리 워크플로를 사용하여 송장을 승인 및 지불을 위해 적절한 부서로 라우팅할 수 있습니다. 이를 통해 효율성과 정확성이 크게 향상되어 수동 관리 작업이 줄어들고 시간과 비용이 절약됩니다.

Solix Enterprise Content Services(Solix ECS)를 통한 안전한 클라우드 문서 관리

기업 전체에서 작업 그룹/부서는 수많은 디지털 및 종이 기반 콘텐츠 사일로(활성 및 레거시)로 인해 부담을 받고 있으며, 이는 정보 가용성, 생산성, 협업 및 규정 준수에 부정적인 영향을 미칩니다. 조직이 직원과 고객에게 원활한 디지털 경험을 제공하기 위해 변화함에 따라, 콘텐츠 관리에 대한 통합되고 현대적인 클라우드 접근 방식으로 작업 그룹에 권한을 부여하는 것이 필수적입니다.

SOLIXCloud ECS SOLIXCloud ECS는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리를 중앙화하고 작업 그룹이 콘텐츠, 사람, 프로세스 및 정책을 원활하게 통합할 수 있도록 지원하는 안전한 클라우드 플랫폼입니다.

에 가입 30일 무료 체험 또는 오늘 문의하세요 드리겠습니다.