콘텐츠 확산에 대처하기: 클라우드 문서 관리가 합리적인 5가지 이유
많은 조직이 콘텐츠 확산으로 어려움을 겪고 있습니다. 아마도 귀사도 그럴 것입니다. 부서와 프로세스 전반에 걸쳐 파일 스토리지 솔루션이 관리되지 않고 확산되면서 콘텐츠 확산은 조직 전체에서 흔한 IT 과제가 되었습니다. 콘텐츠 확산은 최종 사용자가 적절한 콘텐츠를 쉽게 찾고 IT 팀이 효과적으로 관리하는 능력을 방해합니다. 또한 데이터 보안, 규정 준수 및 비용에 부정적인 영향을 미칩니다. 이러한 이유로 클라우드 문서 관리가 모든 조직에서 고려해야 할 사항입니다.
콘텐츠 확산의 주요 요인
사용자 생성 콘텐츠: 개인 컴퓨팅이 사상 최고조에 달하고 모든 직원이 강력한 콘텐츠 생성 도구를 사용함에 따라 조직은 사용자가 매일 대량의 데이터를 생성하고 저장한다는 사실을 깨닫고 있습니다. 때로는 파일이 사용자의 컴퓨팅 장치, 이메일 시스템의 첨부 파일, 로컬 파일 공유, 온라인 협업 도구 등에 저장됩니다. 콘텐츠는 어디에나 있고 많은 경우 IT 팀의 가시성과 제어 범위를 벗어나 심각한 데이터 보안 및 규정 준수 문제를 야기합니다.
레거시 시스템: 조직은 콘텐츠 관리를 포함한 새롭고 현대적인 기술을 빠르게 도입하고 있습니다. 그러나 새로운 솔루션으로 마이그레이션할 때 이전 데이터를 보관해야 하거나 일부 프로세스가 여전히 레거시 시스템에 의존하여 콘텐츠를 관리하는 데 사용되는 시스템 수가 늘어나기 때문에 레거시 파일 스토리지 및 콘텐츠 관리 솔루션이 완전히 폐기되지 않는 경우가 많습니다.
수직 솔루션 및 사일로 프로세스: 부서와 기능 리더는 때때로 맞춤형 또는 목적에 맞게 구축된 솔루션을 선호하는데, 이는 콘텐츠를 위해 자체 스토리지 기술에 의존하거나 기존 콘텐츠 솔루션과 통합하는 데 매우 많은 리소스가 필요한 접근 방식을 취했을 수 있습니다. 어느 쪽이든 이러한 수직 솔루션이나 기능은 콘텐츠 확산의 과제를 더욱 복잡하게 만드는 것으로 알려져 있습니다.
모든 조직이 콘텐츠 확산을 해결해야 하는 5가지 이유
1. 거버넌스 및 규정 준수 간소화
기업이 관리하는 데이터 양이 기하급수적으로 늘어나고 규정이 더욱 복잡해짐에 따라, 콘텐츠 확산은 IT 및 거버넌스 팀에게 최악의 악몽으로 여겨질 수 있습니다.
콘텐츠 확산은 콘텐츠 거버넌스 및 규정 준수와 관련하여 많은 과제를 야기합니다. 콘텐츠에 대한 가시성 부족과 다양한 스토리지 솔루션에서 균일한 거버넌스 기능으로 인해 정책을 시행하는 것이 불가능하여 조직이 비준수 위험에 노출됩니다. 게다가 끊임없이 진화하는 규정을 준수하지 못하면 고객 신뢰 상실, 막대한 벌금 및 소송으로 이어질 수 있습니다.
이렇게 어려울 필요는 없습니다. 최신 클라우드 문서 관리 솔루션은 콘텐츠 관리에 대한 균일하고 중앙 집중화된 접근 방식과 생성에서 삭제까지 콘텐츠의 수명 주기 전반에 걸쳐 콘텐츠를 효과적으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 이러한 솔루션은 이러한 거버넌스 정책을 만들고 적용하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 이를 자동화합니다. 최신 클라우드 문서 솔루션과 같은 콘텐츠 거버넌스 및 규정 준수 프로그램을 간소화할 수 있는 지금보다 좋은 때는 없습니다. SOLIX클라우드 ECS.
2. 발견 가능성 및 콘텐츠 관리 개선
정보는 사람들이 데이터를 찾을 수 있을 때만 유용합니다. 하지만 여러 환경에 데이터가 분산되어 있으면 발견 가능성이 크게 떨어집니다. 결국, 관리되지 않는 엉망진창은 필요한 것을 찾는 데 특별히 도움이 되지 않습니다. 보안 및 거버넌스에도 좋지 않습니다.
콘텐츠 확산은 또한 조직 내 사람들이 생산적인 목적으로 데이터를 사용하는 것을 더욱 어렵게 만듭니다. 콘텐츠 확산으로 인한 발견 가능성 부족은 근로자들이 데이터를 사용하지 않게 만들고, 그 가치를 없앱니다. 그리고 발견 가능성이 낮은 데이터를 계속 사용하는 직원은 종종 오래되고 부정확한 버전의 정보를 찾게 됩니다.
여러 저장소로 어려움을 겪는 대신 우아한 클라우드 기반 솔루션을 사용하는 것이 조직이 내릴 수 있는 가장 좋은 결정입니다. 클라우드 문서 관리로 검색 가능성과 구성 효율성이 향상되어 직원이 필요할 때 필요한 곳에서 데이터에 액세스할 수 있고 IT 및 거버넌스 팀은 가시성과 제어를 유지할 수 있습니다.
3. 보안 및 관련 위험
데이터가 분산되어 있을 때 보안을 유지하는 것은 훨씬 더 어렵습니다. 공격자는 무질서한 데이터 네트워크를 악용하여 데이터 손실 및 재정적 손실을 포함한 보안 위험에 노출시킬 수 있습니다.
직원들은 종종 승인되지 않은 저장소를 사용하여 민감한 데이터를 저장합니다. 큰 이유는 회사에 여러 개의 사일로가 있을 수 있으므로 데이터를 어디에 두어야 할지에 대한 혼란입니다. 파일을 정리하는 데 필요한 명확한 정책과 인프라가 없으면 콘텐츠가 쉽게 잘못된 손에 넘어갈 수 있습니다. 여기에는 재무 또는 보호된 건강 정보가 포함됩니다.
콘텐츠 확산은 가시성을 방해하여 암호화되지 않은 데이터나 느슨한 액세스 제어와 같은 위험을 숨깁니다. 단일 클라우드 문서 관리 서비스로 통합하면 데이터를 보안 위험으로부터 보호할 수 있습니다. 그런 다음 거버넌스 정책을 시행하는 것이 간단합니다. 직원은 데이터를 저장할 위치를 정확히 알고 있으며 여러 계층이 침해 및 랜섬웨어 및 기타 위협으로부터 방어합니다. 엔터프라이즈 데이터에 대한 완벽한 가시성을 확보하게 됩니다.
4. 소송 비용
콘텐츠가 분산되면 유지 관리 비용이 더 많이 듭니다. 기업은 결국 여러 스토리지 솔루션, 지원 인프라, 백업 및 유지 관리 프로세스 등에 비용을 지불하게 됩니다. 또한 발견 과제로 인해 IT에 대한 액세스 의존도가 높아져 값비싼 IT 시간과 리소스가 낭비됩니다. 물론 데이터 손실이나 보안 실패는 막대한 비용을 초래합니다. 이런 확산 비용을 감당할 수 있습니까?
앞서 언급한 사항과 마찬가지로 클라우드 문서 관리가 간단한 솔루션을 제공합니다. 비용 효율적인 하나의 저장소에 데이터를 통합하면 직접 비용이 절감되고 빠르고 사용자 친화적인 도구는 직원 성과 개선 덕분에 더 많은 비용을 절감할 수 있습니다. 라이선스, 유지 관리 또는 사전 인프라 요구 사항이 없는 최신 클라우드 문서 솔루션으로 전환할 때가 아닐까요? 답이 "예"라면 SOLIXCloud를 탐색할 때입니다.
Solix를 통한 클라우드 문서 관리
SOLIXCloud 엔터프라이즈 콘텐츠 서비스(ECS) 클라우드에서 데이터를 통합하여 콘텐츠 확산을 해결합니다. ECS는 어떤 애플리케이션에서 데이터를 생성했는지와 관계없이 콘텐츠를 보관, 공유 및 활용하는 데 도움이 됩니다. 사용하기 쉬운 웹 인터페이스와 강력한 검색 기능을 갖춘 ECS는 거버넌스와 콘텐츠 관리에 필요한 도구를 제공합니다.
여기에는 데이터를 통합하고, 데이터를 보호하고, 직원이 최대 가치를 도출할 수 있도록 하는 데 필요한 모든 기능이 포함되어 있습니다. 또한 RBAC, 보존 및 법적 보류 정책, 분류 등과 같은 고급 거버넌스 기능도 제공합니다.
데이터를 클라우드로 옮기면 디지털 혁신으로 가는 길에 잘 들어설 수 있습니다. SOLIXCloud ECS는 데이터 관리를 업그레이드하는 지능적인 접근 방식입니다.
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