대규모 기업 파일은 어떻게 보관되나요?
대기업은 웹사이트, 앱, 설문 조사, POS 시스템에서 직접 수집하고 IoT 기기, 공공 소스, 타사 공급업체, 파트너십, 합병 및 인수에서 간접적으로 수집하여 엄청난 양의 데이터를 축적합니다. 이러한 데이터 세트는 구조화된 데이터, 구조화되지 않은 데이터, 반구조화된 데이터로 분류할 수 있으며, 모두 다르게 처리되도록 의도되었습니다.
이는 종종 중복 데이터, 통합 과제 및 거버넌스 문제로 이어집니다. 데이터 보존 정책, 규제 요구 사항 및 경쟁 압력도 데이터 축적에 기여합니다. 이러한 파일을 효과적으로 보관하는 것은 데이터 접근성, 규정 준수, 위험 완화를 유지하고 스토리지 및 컴퓨팅 리소스 할당 비용을 최적화하는 데 절대적으로 필수적입니다.
하지만, 이러한 대기업들은 어떻게 이러한 파일을 보관할까요?
폐기된 레거시 시스템 - 은퇴
M&A 활동, 거버넌스 정책, 규정 및 법적 보류 요구 사항으로 인해 중복된 애플리케이션과 레거시 시스템에 대한 의존도가 높아졌습니다. 이러한 애플리케이션은 종종 매우 높은 TCO(총 소유 비용)와 운영상의 한계가 있습니다. 대규모 조직은 오래된 애플리케이션을 폐기/폐기하고 기존 데이터 세트를 콜드 아카이브 스토리지로 이동하여 이러한 과제를 해결합니다.
폐기된 시스템과 애플리케이션을 보관하기 위해 데이터 팀은 일반적으로 다음 단계를 수행합니다.
- 폐기 전에 레거시 시스템에서 데이터 추출
- 보관 시스템의 냉장 보관에 적합한 형식으로 데이터 변환
- 메타데이터와 적절한 태그로 데이터를 풍부하게 하여 접근성을 개선합니다.
- 해당 규정에 따라 보존 및 삭제 정책을 만듭니다.
- 추출된 데이터를 장기 보관 솔루션에 저장합니다.
비정형 파일 및 문서
문서, 프레젠테이션, 스프레드시트, 이미지 및 기타 멀티미디어 파일은 기업 데이터의 거의 80%를 차지합니다.
보고서에 따르면, 비정형 데이터 볼륨은 150년 내에 2025제타바이트 이상으로 증가할 것으로 예상됩니다. 이러한 파일을 효과적으로 관리하는 것이 중요한데, 많은 파일이 두 번 이상 액세스되지 않기 때문입니다. 운영에 필수적이지 않거나 규정에 따라 보관해야 하는 파일은 제거할 수 있습니다. 반면, 다른 파일은 운영 데이터 흐름을 위해 활성 스토리지 시스템을 확보하기 위해 비용이 낮은 스토리지 계층으로 이동할 수 있습니다.
비정형 데이터에 대한 보관 전략:
- 데이터 분류 도구를 사용하여 중요도 및 규제 요구 사항에 따라 파일을 구성합니다.
- 검색을 통한 더 나은 접근성을 위해 메타데이터 태그 적용
- 소유권 및 액세스 제어를 설정하고 지정된 팀 및 부서에 소유권을 할당합니다.
- 보관 데이터에 대한 보존 및 제거 정책을 만들고 적용합니다.
- 파일을 클라우드 또는 온프레미스 서버의 콜드 스토리지 계층으로 이동합니다.
이메일 및 커뮤니케이션
기업은 매일 많은 양의 메일을 받습니다. 규정 준수 요구 사항으로 인해 기업은 고객, 공급업체, 내부 직원 등 핵심 이해 관계자의 이메일 스레드 기록을 저장하고 유지해야 할 수 있습니다. 기업은 이러한 이메일을 효과적으로 관리하기 위해 이메일 보관 도구에 투자해야 합니다.
이메일, 채팅 및 기타 커뮤니케이션을 위한 보관 전략:
- 이메일 및 커뮤니케이션에 대한 접근성 측면에서 받은 편지함과 이해 관계자의 중요성을 신중하게 평가합니다.
- 민감도, 필요성 및 규정 준수 요구 사항에 따라 이메일 색인화
- 채팅과 이메일에 비즈니스 가치를 설정하고 보존 및 삭제 정책을 구현합니다.
- eDiscovery 및 소송 요청을 준수하기 위해 중요한 커뮤니케이션 부분을 보존하고 보관하기 위한 정책을 구현합니다.
- 귀하의 필요에 따라 가장 적합한 이메일 보관 도구를 선택하고 보관을 구현하세요.
데이터베이스 및 구조화된 데이터 세트
위에서 논의한 대로, 비활성 데이터베이스와 구조화된 데이터 세트를 보관하는 것은 다른 데이터 세트에 비해 간단합니다. 그러나 비용을 절감하면서 데이터 거버넌스, 액세스 제어, 검색 및 접근성을 최적화하는 것은 여전히 모든 대기업의 데이터 팀에서 심의하는 핵심 사항입니다.
비활성 데이터베이스 및 구조화된 데이터세트에 대한 보관 전략:
- 보관할 다양한 데이터베이스를 결정하고 민감도, 필요성 및 규정 준수 요구 사항에 따라 분류합니다.
- 법률 및 비즈니스 요구 사항에 따라 명확한 보관 기간을 설정하세요.
- 볼륨, 접근성, 비용에 따라 적절한 스토리지 솔루션(클라우드, 온프레미스)을 선택하세요.
- 거버넌스, 보존 및 제거 정책 수립
- 데이터를 보관 계층으로 이동하고 보관 정책을 정기적으로 평가하여 효과성과 규범 준수를 보장합니다.
비활성 데이터를 보관하는 것은 다각적인 접근 방식이며, 특히 데이터가 다른 위치에 저장되고, 다른 규정에 따라 저장되고, 다른 이해 관계자가 소유하고 관리하는 대규모 조직에서 그렇습니다. 개별적으로는 기업과 데이터 팀에서 데이터를 보관하는 데 적용되는 프로세스와 전략이 다르지만, 대부분의 조직은 핵심 비즈니스 요구 사항에 맞게 몇 가지 조정과 함께 위에 언급된 단계를 따릅니다. 보관은 여러 면에서 대규모 조직에 이점이 있지만, 데이터를 보관하는 데 도움이 되는 올바른 공급업체를 선택하는 것이 중요합니다.
수십 년 동안 엔터프라이즈 데이터 관리에 대한 경험을 쌓은 Solix는 아카이빙 분야의 선두 주자입니다. Solix 엔터프라이즈 아카이빙 Suite를 사용하면 조직에서 레거시 애플리케이션을 폐기하고 파일, 이메일 및 비활성 데이터베이스를 보관하는 동시에 데이터의 보안이나 무결성을 손상시키지 않습니다. 내장된 거버넌스 기능을 통해 엔터프라이즈 데이터 운영이 안전하고 보안되며 규정을 준수하도록 보장합니다.
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저자에 관하여
안녕하세요! 저는 Solix Technologies의 제품 마케팅 부문의 수석 임원인 Haricharaun Jayakumar입니다. 저는 주로 데이터 및 분석, 데이터 관리 아키텍처, 엔터프라이즈 인공 지능 및 보관에 중점을 두고 있습니다. 저는 하이데라바드의 ICFAI 경영대학원에서 MBA를 취득했습니다. 저는 Solix Enterprise Data Lake 및 Enterprise AI를 위한 시장 조사, 리드 생성 프로젝트 및 제품 마케팅 이니셔티브를 추진합니다. 데이터와 비즈니스와 별도로, 저는 가끔 음악을 듣고 연주하는 것을 즐깁니다. 감사합니다!
