새로운 클라우드 서비스는 콘텐츠 제어를 위한 기초입니다.
제 옆집 이웃은 차 두 대를 넣을 수 있는 차고와 뒷마당에 큰 창고를 가지고 있습니다. 우리가 옆집에 살기 시작한 지 20년이 넘었지만, 그들은 차고에 차를 한 대도 주차하지 않았습니다. 차고는 온갖 마당 장비, 겨울용 타이어, 은퇴한 운동 장비, 그리고 이상한 가구로 가득 차 있습니다. 창고도 가득 차 있습니다. 그들은 제설기를 가지고 있는데, 저는 종종 그들이 제설기를 사용할 수 없기 때문에 그들에게 우리 제설기를 빌려줍니다. 안타깝게도 많은 조직이 비슷한 방식으로 파일 관리를 처리합니다.
대부분의 기업 파일 공유는 오래 전에 버려진 파일로 넘쳐납니다. 대부분은 관리 중인 전체 파일의 최소 80%가 ROT(중복, 쓸모없음, 사소한) 파일이라고 생각합니다. 이 중 상당수는 만들어진 지 며칠 만에 쓸모없게 되었고, 95일 이내에 90% 이상이 쓸모없게 되었습니다. 특정 파일이나 특정 정보가 포함된 파일을 찾는 것은 다양한 저장소 섬에 분산되어 있는 경향이 있으므로 복잡해집니다. 일부는 개인 기기에 있고, 일부는 온프레미스 파일 공유에 있으며, 다른 일부는 Google Drive, Dropbox 또는 개인 OneDrive에 있습니다.
통제력 부족으로 인해 엄청난 비용 손실이 발생했습니다. Gartner는 1TB의 기본 스토리지를 관리하는 데 드는 평균 비용이 연간 3,351달러라고 추정했습니다. 이 수치에는 백업, 데이터 복제 또는 기타 기술의 비용이 포함되지 않았습니다. EMC 설문 조사에서 관리자와 전문가의 대다수인 79%가 스토리지 관리를 주요 문제점으로 꼽았습니다. 그러나 파일 보관(실제로 대부분의 정보 수명 주기 관리)은 기업 IT에서 거의 주목받지 못하고, 당연히 비즈니스 사용자도 전혀 주목받지 못합니다. 결국 그들은 IT가 "처리"한다고 가정합니다.
저장 외에도 규정 준수 문제가 있습니다. 실제로 규제 변화와 강화된 규제 감사는 C-suite 임원진에 의해 지속적으로 1위 비즈니스 위험으로 평가됩니다. 모든 규제 문제가 IT/데이터와 관련이 있다는 것은 아니지만 확실히 가장 쉬운 문제입니다. 파일 보관, 법적 보류 및 고급 검색이 모두 가능합니다. 결국 조직은 보관하지 않은 파일뿐만 아니라 법적 요구 사항보다 오래 보관한 파일에 대해서도 책임을 져야 할 수 있습니다.
좋은 소식은 파일이 자체적으로 포함되어 있고 생성 날짜, 마지막 수정, 마지막 액세스 시간과 같은 자체 메타데이터를 가지고 있기 때문에 구성하고 관리하기가 비교적 간단하다는 것입니다. 이 모든 것은 자동 관리를 위해 평가할 수 있습니다. 이러한 이유로 파일 보관은 섹시하지는 않지만 가장 빠른 투자 수익률 중 하나입니다.
모든 파일 보관 전략의 기본 요소는 리포지토리 자체입니다. 더 낮은 비용에 대한 약속을 이행할 수 있습니까? 규정 준수, 보안, 파일 공유 및 고급 검색에 도움이 되는 추가 기능을 제공할 수 있습니까? 확실히 사용자와 조직은 클라우드 기반 개체 저장소를 점점 더 수용하고 신뢰하고 있습니다. 클라우드 스토리지 자체로는 충분하지 않습니다. 성공적인 파일 보관 전략을 구현하려면 프로세스를 가능한 한 조용하게 만드는 것이 핵심입니다. 실제로 최종 사용자가 전략을 인식하지 못했다면 프로세스를 성공이라고 부를 수 있습니다.
클라우드 기반 아카이브 리포지토리는 클라우드 규모에서 최소한 하나의 상자를 체크합니다. 하지만 이것이 보존 및 법적 보류 준수, eDiscovery 및 고급 검색, 파일 공유 또는 애플리케이션 통합과 같은 다른 요구 사항에 어떻게 도움이 될까요? 답은 물론 '별로'가 아닙니다. 고려해야 할 것은 비교적 새로운 Archive-as-a-Service입니다. 이는 모든 조직이 파일 보관 전략의 기초적인 빌딩 블록으로 원하는 완벽하게 관리되는 리포지토리 경험을 제공합니다. 이러한 새로운 서비스는 다음을 제공해야 합니다.
- 중앙 집중식 관리
- 거버넌스(즉, 보존 및 법적 보류 정책)
- 역할 기반 액세스 및 종단 간 암호화 형태의 보안
- 내장된 데이터 보호 및 가용성
- 간편한 셀프 서비스 폴더/파일 구성 및 관리
- 어디서나 파일에 액세스
- 파일 메타데이터 및 콘텐츠 전반에 걸친 고급 검색
- 파일 분류, 태그 지정, 댓글, 공유
- 기존 애플리케이션 또는 협업 도구와의 통합을 지원하는 API 액세스
- 대량 수집 및 모든 파일 유형 지원
IT 조직이 파일 보관 전략을 구현하여 쉽게 이길 수 있는 더 좋은 시기는 없었습니다. 확실히 사전 작업이 있지만 저장소 선택은 전략의 핵심 기반입니다. 클라우드 기반 Archive-as-a-Service 저장소는 IT가 수행할 수 있는 가장 빠른 투자 수익 중 하나로 전략을 구현하는 데 드는 비용을 크게 낮추고 기간을 단축할 수 있습니다.
저자 소개
Charlie Garry는 30년 이상의 경력을 가지고 있습니다. 그는 META Group의 인프라 연구 부문 전 부사장 겸 서비스 책임자입니다. Oracle 데이터베이스의 제품 관리자이자 책임자입니다. Divine Interventures의 창립 멤버이자 Platinum Technology의 인프라 부문 부사장입니다. 그는 현재 실리콘 밸리에 있는 소프트웨어 및 서비스 회사인 Solix Technologies의 수석 책임자입니다.
