회사를 서류 없는 조직으로 전환하는 방법
T올해는 사무실 관리에서 가장 큰 혁신 중 하나를 받아들이는 것을 고려해보세요. 나무에 영향을 미치지 않는 깨끗하고 종이 없는 조직입니다. 왜? 이 전환은 종이와 인쇄 비용과 같은 여러 면에서 비용을 절감하고 문서 검색을 간소화하며 GDPR과 같은 규정 준수 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다..
디지털로 전환하려면 몇 천 달러의 사전 투자가 필요할 수 있지만 디지털 스토리지는 실제 파일을 인쇄하고 정리하는 것보다 훨씬 저렴합니다. 예를 들어, 10,000명의 직원을 위해 종이를 구매한다고 가정해 보겠습니다. Amazon.com에서 저렴한 종이를 비축하면 매년 최소 800,000만 달러가 들며 Print Greener에 따르면 인쇄는 페이지당 06달러에서 13달러가 추가로 듭니다. 종이 기록에 대한 총 투자는 연간 최소 6,800,000달러입니다. 가격은 Hadoop에 동일한 양의 데이터를 종이 없이 저장? Amazon Web Services의 가장 인기 있는 서비스에 따르면 월 $30 미만입니다. 최근 가격표.
서류 없는 조직의 숨겨진 비용 절감
Paperless는 필요한 문서를 훨씬 더 쉽게 찾을 수 있게 하여 비즈니스 경쟁력을 유지하는 데 도움이 됩니다. Paperless 조직 모델을 구현하면 텍스트 검색을 통해 몇 초 만에 디지털 종이 문서를 검색할 수 있습니다. PricewaterhouseCoopers에 따르면, 잘못 분류된 문서 하나만 검색하는 데 인건비로 120달러가 소요됩니다. Hadoop을 사용하면 직원들이 컴퓨터에 있는 동안 송장, 스프레드시트, 프레젠테이션 등을 쉽게 찾을 수 있습니다.
이는 규정과 법률을 준수하는 데 있어서도 특히 중요합니다. 귀하의 조직이 사적이든 공적이든, 정부이든 비영리이든 상당한 양의 기밀 데이터를 보유하고 있을 가능성이 높으며, 이는 그 어느 때보다 더 중요해졌습니다. GDPR과 같은 규정. 이 데이터를 분실하거나 잘못 두면 엄청난 벌금을 물게 될 수 있습니다. 종이를 없애면 누가 정보에 접근하고 어디에서 가져가는지 추적할 수 있습니다.
서류 없는 조직의 의료 활용 사례
Kaiser Permanente의 사례를 생각해 보세요. 이 의료 서비스 제공자이자 보험사는 350개의 외래 진료소에 도입한 서류 없는 시스템으로 Healthcare Information and Management System Society로부터 최고의 영예를 받았습니다. Stage 7 외래 인증은 환자 정보 공유, 고객 및 직원의 포괄적 사용, 데이터 웨어하우징 및 아카이브 검색을 허용하면서도 기밀성을 유지하는 전자 통합을 인정합니다. 한 사례 연구에 따르면 시스템 변경으로 네트워크에서 질병을 더 잘 진단하고 치료 계획에 협력할 수 있게 되어 심장 관련 합병증으로 인한 사망을 88% 줄일 수 있었습니다. Kaiser Permanente는 디지털로의 전환으로 135건의 사망과 260건의 응급 처치를 예방했다고 추정합니다.
Kaiser Permanente가 종이 없는 방식으로 큰 혜택을 본 유일한 기업은 아닙니다. 그렇다면 다른 기업들을 막고 있는 것은 무엇일까요? 저희 회사는 수십 개의 수직적 고객과 협력하고 있으며, 종이 없는 방식에 대한 가장 큰 불만은 개념이 아니라 비용과 실행의 용이성이라는 것을 알게 되었습니다. 사람들은 사업 운영 방식에 근본적인 변화가 생긴 것처럼 보이는 것을 어디서부터 시작해야 할지 모릅니다. 결국, 종이 없는 방식으로 가장 많은 혜택을 볼 수 있는 산업(의료, 금융, 정부, 교육)은 효율성 면에서 거의 칭찬을 받지 못합니다.
서류 없는 업무 프로세스는 두렵거나 엄청나게 비쌀 필요가 없습니다. 디지털로의 성공적인 전환의 핵심은 준비입니다. 서류 없는 모델이 자신에게 적합하다고 결정했다면, 시설 관리자나 구매 책임자와 공유할 수 있는 서류 없는 업무로의 몇 가지 단계는 다음과 같습니다.
1. 엉망진창을 평가하다
세련된 종이 없는 조직으로 전환하기 위해 시설 관리자나 구매 책임자는 먼저 프로젝트의 규모를 파악해야 합니다. 그는 또는 그녀는 부서 책임자로 구성된 소규모 태스크포스를 만들어 전체 문서의 추정치를 작성하는 것으로 시작해야 합니다. 우리는 이것을 데이터 평가라고 부르며, Solix는 이 작업을 완료하기 위한 도구와 서비스를 제공합니다..
2. 타임라인을 그리다
우등생이 말했듯이, 프로젝트를 제 시간에 끝내는 열쇠는 그 과정에서 더 작은 목표를 달성하는 것입니다. 마찬가지로, 종이 없는 삶을 위한 타임라인은 현실적인 이정표로 구성되어야 합니다.
프로세스를 덜 두렵게 하려면 주간 목표를 설정하는 것이 좋습니다. 회사에서 내부적으로 파일 전송을 처리하는 경우 주간 목표를 설정하면 팀원이 일상 업무와 무용지 업무의 균형을 맞출 수 있습니다. 회사에서 외부 팀을 고용하는 경우 주간 마감일을 정하는 것이 좋습니다. 전반적으로 프로젝트를 몇 달에 걸쳐 분산하면 관리하기는 쉽지만 피로와 번아웃의 위험이 있을 만큼 장기화되지는 않습니다.
3. 치워두세요
마지막 단계로, 시설 관리자나 IT 관리자는 회사에서 새로운 디지털 파일을 어떻게 저장할지 고려해야 합니다. Apache Hadoop에서의 엔터프라이즈 아카이빙 이 작업은 확장 가능한 상용 스토리지 및 상용 컴퓨팅 비용으로 처리되며, 가장 중요한 점은 빅데이터 분석을 사용하여 고유한 통찰력을 제공하여 인공 지능과 머신 러닝을 활용하여 데이터를 수익화할 수 있는 플랫폼을 제공한다는 것입니다.
서류 없는 조직으로 전환하려면 약간의 노력과 비용이 들 수 있지만 비용, 통제 및 규정 준수에 대한 이점은 분명합니다. 더 많은 조직이 클라우드 기반 도구와 시스템을 사용함에 따라, 빅 데이터 시대에 데이터 중심 조직이 되기 위한 완전한 디지털화는 논리적인 움직임입니다.
