SOLIXCloud Email Archiving은 eDiscovery, 규정 준수 및 이메일 성장 관리를 간소화하는 것을 목표로 하는 완전 관리형 이메일 보관 서비스입니다. SOLIXCloud의 Common Data Platform을 기반으로 하는 이메일 보관은 구조화된 데이터, 구조화되지 않은 데이터 및 반구조화된 데이터를 포함한 모든 유형의 조직 데이터에 대한 중앙 집중식 ILM 규정 준수 전략의 구현을 간소화합니다.

도전

오늘날 모든 규모의 기업에서 이메일 커뮤니케이션이 최고의 커뮤니케이션 및 협업 도구로 계속 사용되고 있기 때문에 기업은 수많은 문제에 직면해 있습니다. 규정 준수를 유지하기 위한 과제 비용이 많이 드는 집행 조치를 피하십시오. 새로운 규제 요구 사항은 이메일을 엄격하게 조사하고 있으며, "필요할 경우를 대비해" 수년간 이메일을 쌓아두는 것은 더 이상 허용되지 않습니다. 다음과 같은 새로운 소비자 데이터 개인 정보 보호 규정 GDPR, CCPA, CDPA, NYDFS, GDPR, CPPA 등은 이메일 기록을 적절하게 관리하는 것이 더 이상 선택 사항이 아닌 최신 이유에 불과합니다.

솔루션: 규정 준수 기반 이메일 보관

시스템 관리자, 데이터 관리자, 데이터 거버넌스 팀은 소비자 데이터 프라이버시 규정에 따라 새로운 규정 준수 의무를 충족하기 위한 향상된 방법과 절차를 모색하고 있습니다. 모든 조직이 취해야 할 이메일 규정 준수를 위한 7가지 단계는 다음과 같습니다.

모든 이메일 데이터를 공통 저장소에 캡처하고 보관

모든 이메일 데이터 소스가 캡처되었는지 확인하는 것은 성공적인 규정 준수 기반 보관을 위한 중요한 첫 번째 단계입니다. 저널링, 사서함 동기화, 보관 정책에 따른 파일 업로드와 같은 여러 수집 방법을 사용하여 조직은 모든 현재 발신 및 수신 이메일과 이전 이메일 데이터를 캡처하고 보관할 수 있습니다.

그러나 보관된 이메일 데이터의 여러 사일로는 고유한 문제를 야기하고 비효율적입니다. 이메일 캡처를 단일 저장소로 중앙 집중화함으로써 조직은 모든 이메일이 어디에 있는지 확실히 알 수 있을 뿐만 아니라 중앙 집중화된 관리 및 유지 관리 루틴이 훨씬 쉬워지고 한 번만 수행하면 됩니다.

포괄적인 캡처 및 인덱싱 메타데이터

규정 준수 중심의 이메일 보관을 지원하려면 모든 이메일 콘텐츠와 첨부 파일의 포괄적인 캡처 및 인덱싱이 필수적입니다. 검색 및 검색은 검색 레코드가 있는 위치와 레코드에 포함된 데이터를 보여주는 카탈로그를 생성할 수 있어야 하는 인덱싱 프로세스만큼 효과적입니다.

더 쉬운 감독을 위해 이메일 분류, 태그 지정 및 모니터링

이메일에 태그를 지정하는 사용자 지정 보관 정책은 이메일 콘텐츠, 메타데이터 또는 민감한 정보의 존재 여부를 기반으로 거의 실시간으로 쉽게 분류하고 모니터링할 수 있습니다. 트리거 알림은 정의된 기준에 따라 각 팀에 알리고 신속한 조치를 보장하도록 구성할 수 있습니다. 필요에 따라 이메일에 추가 태그를 추가합니다. 이 모든 것이 규정을 준수하고, 원치 않는 활동을 모니터링하고, 향후에 이메일을 쉽게 발견하여 더 빠르게 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다.

보존 및 법적 보류 정책 시행

규정 준수 및 법무 팀은 신속하고 효과적인 전자 증거 공개를 지원하기 위해 조직, 사용자, 이메일 또는 메타데이터 수준에서 포괄적인 보존 정책과 법적 보류를 쉽게 생성할 수 있어야 합니다.

케이스 폴더를 통한 eDiscovery를 간소화하는 강력한 검색

규정 준수 및 법률 팀은 키워드 및/또는 여러 필터를 사용하여 관심 있는 이메일을 빠르게 식별할 수 있을 때 모든 받은 편지함에서 더 빠르고 효율적인 전자 증거 검색을 수행할 수 있습니다. 이러한 검색 기능은 식별된 이메일에 보존, 법적 보류, 태그 또는 주석을 추가해야 하는 경우 필수적입니다. 또한 검색에서 하나 또는 모든 이메일을 사례 폴더에 추가하여 나중에 참조하고 인기 있는 업계 형식으로 다운로드하여 법적 요청을 충족할 수 있습니다.

소스에서 데이터 제거

관리자는 이메일이 지정된 기간 동안만 소스에 보관되도록 보관 및 제거 정책을 정의할 수 있어야 합니다. 보관 기간이 달성되면 이메일이 보관된 후 소스 시스템에서 안전하게 제거되어 소스 시스템의 중요한 스토리지가 확보되어 비용과 유지 관리를 크게 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한 이를 통해 조직이 규정을 준수하고 명시된 목적과 기간에 필요한 데이터만 저장하는 데 도움이 됩니다.

보관된 이메일에 대한 셀프 서비스 액세스

이메일이 보관되면 최종 사용자는 해당 이메일에 대한 직접 액세스 권한을 잃는 것을 허용하지 않을 것입니다. 비즈니스 사용자가 나중에 참조할 수 있도록 이메일의 .pst 사본을 보관하는 것은 당연합니다. 고립된 개인 보관함은 신뢰할 수 없을 뿐만 아니라, 보관함의 존재를 알 수 있거나 알 수 없는 규정 준수 팀에게는 악몽입니다. 이메일 클라이언트와 같은 인터페이스에서 보관된 이메일에 대한 셀프 서비스 액세스를 가능하게 하는 중앙 저장소는 사용자가 개인 보관함을 만들 필요성을 없애고 이메일의 중복 사본 수를 줄입니다.

SOLIXCloud 이메일 보관의 장점

eDiscovery, 규정 준수 및 이메일 증가 관리를 간소화하는 것을 목표로 합니다. SOLIXCloud 이메일 아카이빙, 모든 규모의 기업을 위한 중앙 집중화되고, 안전하고, 확장성이 뛰어나고, 비즈니스 사용자 친화적인 이메일 보관 솔루션을 제공합니다. 레거시 온프레미스 이메일 시스템, 이메일 백업 및 최신 클라우드 기반 이메일 시스템에서 보관을 지원하는 SOLIXCloud는 모든 과거 및 현재 이메일 데이터에 대한 원활한 보관 전략을 제공합니다.

SOIXCloud 이메일 보관은 포괄적인 이메일 보관의 필수 구성 요소입니다. 엔터프라이즈 아카이빙 전략을 단순화하고 구현을 간소화합니다. 정보 수명주기 관리 ERP, CRM 및 맞춤형 애플리케이션의 구조화된 데이터, NFS 및 파일 공유의 비구조화된 데이터, 이메일 및 기타 커뮤니케이션 플랫폼의 반구조화된 데이터를 포함한 모든 엔터프라이즈 데이터를 말합니다.

무엇이 시급한가요?

재무 정보, 의료 기록, 그리고 이제는 소비자 데이터 프라이버시에 대한 규제 집행이 강화됨에 따라 규정 준수 검토가 증가할 것으로 예상됩니다. 보관 솔루션이 일부만 있거나 없는 조직은 규정 준수 실패로 인해 엄청난 벌금과 브랜드 손상의 위험에 처해 있습니다. ILM, 법적 보류 및 보존 정책을 사용하여 모든 이메일 콘텐츠를 캡처하고 보관하는 전략을 구현함으로써 효과적인 eDiscovery, 검색 및 액세스가 설계상 구현되어 규정 준수 위험이 완화됩니다.

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