기존 아카이빙 시스템을 최첨단 AI 기반 시스템으로 현대화

 

기업들이 Optim, OpenText InfoArchive 및 기타 기존 아카이브 시스템을 넘어 최신 클라우드 네이티브 아카이빙 플랫폼으로 전환하는 이유는 무엇일까요?

기존 데이터 아카이빙의 위기: 결코 업데이트되지 않는 기술

귀사에서 IBM InfoSphere Optim, OpenText InfoArchive, Documentum, Content Manager On Demand 또는 기타 기존 아카이빙 플랫폼을 운영하고 있다면, 10~15년 전에 구축된 레거시 아카이빙 인프라를 관리하고 있는 것입니다. 이러한 플랫폼은 출시 당시에는 최첨단 기술이었고, 검증된 기술이며, 신뢰성도 높습니다. 하지만 오늘날 이러한 플랫폼은 상당한 기술 부채로 작용하며, 귀사의 비용, 유연성, 혁신을 저해하고 규정 준수 위험을 증가시키는 부담이 되고 있습니다.

문제는 간단합니다. 기존 아카이빙 플랫폼은 다른 시대에 맞춰 구축되었습니다. 온프레미스 인프라에서 실행되고, 주로 10년 이상 전에 흔히 사용되던 데이터 소스나 오래된 ERP 시스템의 정형화된 데이터를 처리합니다. 유지 관리를 위해 전담 IT 팀이 필요하고, 최신 SaaS 애플리케이션과 통합되지 않습니다. 게다가 인재들이 최신 플랫폼으로 이동함에 따라 관리하기가 점점 더 어려워지고 있습니다.

한편, 최신 클라우드 네이티브 아카이빙 플랫폼은 데이터 아카이빙의 경제성과 기능을 근본적으로 변화시켰습니다. 이러한 플랫폼은 단일 플랫폼에서 모든 데이터 유형(정형, 반정형, 비정형)을 지원하여 일관된 접근, 보안 및 거버넌스를 가능하게 합니다. Salesforce, ServiceNow, SharePoint Online, OneDrive, Google Drive와 같은 SaaS 애플리케이션 및 네이티브 블롭 스토리지와 통합됩니다. 탄력적인 가격 책정으로 클라우드에 배포할 수 있으며, AI 기반 데이터 거버넌스 기능을 포함합니다. 또한 운영 비용이 40~60% 절감됩니다.

아직도 기존 아카이빙 시스템을 운영하는 조직에게 있어 현대화는 더 이상 선택 사항이 아니라 시급한 과제입니다.

기존 아카이빙의 함정: 기존 아카이브 시스템이 오히려 부담이 되는 이유

1. 제품 진화 없음

기존 아카이빙 시스템은 솔루션 개선이 중단되어 새로운 기능이나 혁신이 더 이상 추가되지 않습니다. 이는 아카이빙해야 하는 새로운 데이터가 지원되지 않거나, 클라우드 배포가 불가능하거나, 아카이빙된 데이터에 AI를 적용할 수 없거나, 최신 통합 기능을 지원하지 않는다는 것을 의미합니다. 심지어 공급업체에서 제품 지원조차 중단하는 경우도 있습니다. 빠르게 변화하는 시장에서 정체된 제품을 유지하고 있는 것입니다. 이제 아카이빙 시스템을 폐기해야 할 때입니다.

2. 복잡한 온프레미스 인프라

• 전용 하드웨어 및 데이터베이스 서버
• 연간 유지보수 및 지원 계약
• 데이터베이스 라이선스 비용(오라클, SQL Server)
• 플랫폼 관리, 패치 및 업그레이드를 위한 IT 인력 배치
• 탄력성이 전혀 없습니다. 사용 여부와 관계없이 용량을 미리 구매해야 합니다.

기존 아카이빙 시스템은 기업 IT 예산에서 매년 수백만 달러를 낭비하게 하며, 일부 조직은 IT 자원의 80%를 노후화된 인프라 유지 관리에 소비하고 있습니다.

3. 제한된 데이터 유형 및 소스 지원 - 아카이브가 이러한 유형을 지원합니까?

• Salesforce 레코드(고객, 기회, 사례)
• ServiceNow 티켓 및 변경 기록
• 이메일 아카이브
• SharePoint Online, Google Drive, Blob Storage의 비정형 콘텐츠(문서, PDF, 이미지)
• 반정형 데이터(JSON, 로그, 메타데이터)
• DataBricks, Snowflake 지원

4. 숙련된 직원을 찾고 유지하기가 어렵습니다.

뛰어난 기술 전문가들이 클라우드 네이티브 플랫폼, API 및 최신 데이터 시스템으로 이동하고 있습니다. 기존 아카이브 시스템에 대한 깊은 전문 지식을 갖춘 인력을 찾고 유지하는 것은 점점 더 어려워지고 비용도 많이 듭니다. 핵심 인력이 떠나면 조직의 지식도 함께 사라집니다.

최신 플랫폼은 최신 기술을 반영하고 클라우드 네이티브 방식으로 구축되어 있으며 업계 동향과 부합하기 때문에 인재를 유치하는 데 유리합니다. 반면 기존 플랫폼은 시간이 지남에 따라 인력 확보가 어려워집니다.

5. 인공지능 또는 고급 분석 기능 없음

기존 아카이빙 플랫폼은 보존 및 규정 준수를 위해 설계되었지, 인텔리전스를 고려한 설계는 아닙니다. AI 기반 분류, 이상 탐지 또는 최신 분석을 위한 데이터 준비 기능은 포함되어 있지 않습니다. 따라서 보관된 데이터는 비즈니스 자산이 아니라 규정 준수를 위한 의무 사항일 뿐입니다.

최신 클라우드 네이티브 아카이빙: Solix 공통 데이터 플랫폼 접근 방식

Solix Common Data Platform(CDP) 과 같은 최신 클라우드 네이티브 아카이빙 플랫폼은 기업 아카이빙에 대한 근본적인 재구상을 제시합니다. 온프레미스의 복잡성 대신, 모든 소스의 모든 데이터 유형을 처리하는 통합된 클라우드 우선 AI 지원 플랫폼을 제공합니다.

최신 플랫폼의 핵심 기능

1. 다양한 데이터 유형 지원 (정형 데이터 + 반정형 데이터 + 비정형 데이터)

최신 플랫폼에서는 다양한 데이터 유형에 대해 별도의 솔루션이 필요하지 않습니다. 통합 플랫폼에서 다음을 처리합니다.

• 구조: 데이터베이스(오라클, SQL 서버, SAP, 세일즈포스), 거래 기록, 마스터 데이터
• 반구조화된: JSON, XML, API, 메타데이터, 로그
• 비정형: 문서, 이메일, 이미지, PDF, 비디오

여러 개의 개별 솔루션을 하나의 플랫폼으로 통합합니다. 하나의 팀이 모든 아카이빙을 관리합니다. 규정 준수, 검색 및 분석을 위한 단일 도구 세트를 제공합니다.

2. 최신 데이터 소스 통합(Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams)

최신 아카이빙 플랫폼은 최신 SaaS 애플리케이션용 네이티브 커넥터를 포함하고 있습니다.

• 영업: 계정, 영업 기회, 사례 및 사용자 정의 개체의 자동 아카이빙
• 서비스나우: 티켓, 변경 사항, 사건 및 기록 데이터의 플랫폼 외부 아카이빙
• 수액: SAP 비즈니스 데이터를 통합 플랫폼에 아카이빙
• 이메일 : Microsoft 365, Google Workspace, 온프레미스 Exchange와의 기본 통합

이제 조직은 다양한 애플리케이션에 대해 별도의 아카이빙 전략을 세울 필요가 없습니다. 하나의 플랫폼으로 모든 것을 아카이빙할 수 있습니다.

3. 탄력적 확장을 활용한 클라우드 네이티브 배포

최신 플랫폼은 다양한 배포 옵션을 제공합니다.

• 완전한 SaaS(클라우드): Microsoft Azure(또는 AWS/Google Cloud)에서 완전 관리형으로 제공되며 인프라 관리는 필요하지 않습니다.
• 잡종: 일부 워크로드에는 클라우드를, 나머지 워크로드에는 온프레미스를 사용합니다.
• 멀티 클라우드: AWS, Azure, Google Cloud 또는 온프레미스 환경에서 실행할 수 있는 유연성

주요 장점 :

• 사용한 만큼만 지불하세요 (탄력적 가격 책정)
• 초기 하드웨어 투자 불필요
• 자동 보안 패치 및 업그레이드
• 내장형 이중화 및 재해 복구
• 프로비저닝 없이 기가바이트에서 페타바이트까지 확장 가능

4. 규정 준수 및 거버넌스 기능 내장

최신 플랫폼은 별도의 설정 없이 규제 요건을 기본적으로 지원합니다.

• GDPR(잊힐 권리, 데이터 이동성)
• HIPAA(의료 데이터 보존)
• SEC 17a-4 (금융 서비스 기록)
• FINRA(거래 및 커뮤니케이션 보존)
• CCPA(캘리포니아 개인정보 보호법)
• NYDFS(데이터 최소화 요건을 준수하는 뉴욕주)
• SOX(재무 감사 ​​추적)

자동화된 보존 정책, 법적 보존, ​​감사 추적 및 증거 보관 이력 추적은 맞춤 개발이 아닌 표준 기능으로 제공됩니다.

5. AI 기반 데이터 거버넌스 및 인텔리전스

최신 아카이빙 플랫폼은 AI 시대를 위해 설계되었습니다. 이러한 플랫폼에는 다음이 포함됩니다.

• 민감도 및 유형에 따른 자동 데이터 분류
• AI 기반 이상 징후 및 위험 탐지
• 분석 및 머신러닝을 위한 데이터 준비
• 메타데이터 추출 및 보강
• 자연어 처리 기반의 지능형 검색

보관된 데이터는 단순한 저장 의무를 넘어 규정 준수, 분석 및 정보 수집을 위한 자산이 됩니다.

기존 아카이브 시스템에서 마이그레이션: 검증된 접근 방식

마이그레이션의 이점: 아카이브 간 전송

아카이빙 플랫폼 현대화의 핵심 이점은 운영 중인 시스템을 마이그레이션하는 것이 아니라, 아카이브된 데이터를 한 아카이브에서 다른 아카이브로 전송한다는 점입니다. 이는 ERP 마이그레이션보다 근본적으로 위험 부담이 적습니다.

아카이브 간 마이그레이션이 더 간단한 이유:

• 데이터는 읽기 전용입니다(활성 비즈니스 거래에는 영향을 미치지 않습니다).
• 활성 시스템보다 데이터 용량이 작습니다.
• 활성 운영 시스템에 대한 의존성 없음
• 단계적 접근 방식 가능 (한 번에 하나의 데이터 유형씩 마이그레이션)
• 필요한 경우를 대비하여 원본 아카이브가 유지됩니다.

최신 플랫폼은 기존 아카이브 데이터를 지원합니다.

최신 클라우드 네이티브 플랫폼의 핵심 기능 중 하나는 기존 아카이브 시스템의 데이터를 수집하고 관리할 수 있다는 것입니다. 즉, 다음과 같은 의미입니다.

• 원본 시스템을 실행하지 않고도 Optim 또는 InfoArchive에서 보관된 데이터를 추출할 수 있습니다.
• 모든 메타데이터와 감사 기록을 유지하면서 최신 플랫폼으로 마이그레이션하세요.
• 마이그레이션이 완료되면 기존 시스템을 폐기하십시오.

4단계 마이그레이션 접근 방식

1단계: 평가 및 계획

• 기존 시스템에 보관된 모든 데이터를 목록화합니다.
• 데이터 용량, 유형 및 보존 요구 사항을 평가합니다.
• 문서 메타데이터 및 감사 추적 구조
• 규정 준수 및 규제 요건을 파악합니다.

2단계: 최신 플랫폼 배포

• 최신 아카이빙 플랫폼(SaaS 또는 하이브리드)을 배포하세요.
• 기존 아카이브 콘텐츠에 대한 데이터 모델을 구성합니다.
• 보존 정책 및 규정 준수 관리 체계를 설정하십시오.
• 보안 및 접근 제어를 검증합니다.

3단계: 데이터 마이그레이션

• 기존 아카이브 시스템에서 데이터를 추출합니다.
• 최신 플랫폼에 맞게 변환 및 검증
• 데이터 유형 또는 사업 부문별로 단계적으로 마이그레이션하세요.
• 데이터 무결성 및 감사 추적 기록 보존 여부를 확인합니다.

4단계: 기존 시스템 폐기

• 모든 데이터가 성공적으로 이전되었는지 확인합니다.
• (원하는 경우) 원본 아카이브를 읽기 전용 참조 자료로 보관하십시오.
• Optim, Informatica 또는 InfoArchive 인프라를 폐기하십시오.
• 기존 지원 계약 및 인력을 없애십시오.

비즈니스 타당성: 현대화가 지금 시급한 이유

Optim 또는 OpenText InfoArchive를 운영하는 조직은 다음과 같은 일련의 압력에 직면하고 있습니다.

• 기술 부채: 기존 플랫폼은 더 이상 업데이트나 새로운 기능을 제공받지 못합니다.
• 비용 압박: 기존 인프라는 클라우드 대안에 비해 점점 더 비용이 많이 드는 추세입니다.
• 최신 데이터 요구 사항: SaaS 애플리케이션(Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams)에는 최신 아카이빙 솔루션이 필요합니다.
• 기능 확장: 추가 비용 없이 새로운 아카이빙 기능(Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams)을 이용할 수 있습니다.
• 규정 준수 자동화: 정책 자동화를 통해 수동 규정 준수 업무를 30~40% 절감하고 오류 발생 가능성이 높은 수동 프로세스를 제거합니다.
• 데이터 접근성: 최신 인덱싱을 통해 더욱 빠른 검색 및 정보 검색이 가능합니다.
• AI 준비 상태: AI 도입을 준비하는 조직은 최신 데이터 거버넌스 플랫폼이 필요합니다.

현대화 투자 수익률: 조직이 실제로 달성하는 것

현대화의 경제적 이점은 매우 매력적입니다. 일반적으로 조직은 12~18개월 내에 투자금을 회수하고 투자 수익률(ROI)을 3~5배 높일 수 있습니다. 하지만 전략적 이점은 더욱 강력합니다. 현대화를 통해 조직은 운영 민첩성을 확보하고, 규정 준수 위험을 줄이며, 기존 플랫폼으로는 지원할 수 없었던 새로운 기능을 구현할 수 있습니다.

Solix는 투자 수익률(ROI)을 판단하는 데 도움이 되는 맞춤형 평가를 무료로 제공합니다.

현대화는 더 이상 선택 사항이 아니라 전략적 필수 요소입니다.

기존 아카이빙 플랫폼 시대는 저물고 있습니다. IBM Optim은 인력 운영 및 유지 관리가 점점 더 어려워지고 있으며, OpenText InfoArchive는 비용이 많이 들고 복잡합니다.

최신 클라우드 네이티브 아카이빙 플랫폼은 통합 기능, 클라우드 배포, 유연한 가격 책정, 최신 데이터 소스 지원 및 AI 기반 거버넌스를 통해 업계를 혁신했습니다. 이러한 플랫폼은 운영 비용이 40~60% 절감되고, 최신 SaaS 애플리케이션과 통합되며, 기존 플랫폼에서는 지원할 수 없었던 새로운 사용 사례를 가능하게 합니다.

기존 아카이빙 시스템을 여전히 운영하는 조직에게 중요한 질문은 "현대화해야 할까요?"가 아니라 "언제 시작할 수 있을까요?"입니다.

기존 시스템에서 가치를 추출하고 최신 플랫폼으로 전환할 수 있는 기회가 열렸습니다. 기다리는 데 드는 비용은 매년 증가하고 있으며, 현대화의 전략적 이점은 매 분기마다 커지고 있습니다.

이제 Optim, Informatica, InfoArchive를 넘어서야 할 때입니다. 미래의 아카이빙은 클라우드 네이티브, 다양한 데이터 유형, 그리고 AI 기반 환경을 지향합니다.

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