SOLIXCloud Email Archiving is een volledig beheerde e-mailarchivering als-een-service die eDiscovery, compliance en beheer van e-mailgroei wil vereenvoudigen. Aangedreven door SOLIXCloud's Common Data Platform, vereenvoudigt e-mailarchivering de implementatie van een gecentraliseerde ILM-compliancestrategie voor ALLE soorten organisatiegegevens, inclusief gestructureerde, ongestructureerde en semi-gestructureerde gegevens.

De uitdagingen

Omdat e-mailcommunicatie nog steeds het belangrijkste communicatie- en samenwerkingsmiddel is voor bedrijven van elke omvang, worden ondernemingen tegenwoordig geconfronteerd met talloze uitdagingen om te voldoen aan de regelgeving en kostbare handhavingsmaatregelen te voorkomen. Nieuwe wettelijke vereisten hebben e-mail onder streng toezicht geplaatst en het is niet langer acceptabel om e-mails jarenlang te bewaren "voor het geval je ze nodig hebt". Nieuwe regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals GDPR , CCPA , CDPA, NYDFS , LGPD , CPPA, enz., is slechts de meest recente reden waarom een goed beheer van e-mailgegevens niet langer optioneel is.

De oplossing: nalevingsgerichte e-mailarchivering

Systeembeheerders, data stewards en data governance teams zoeken naar verbeterde methoden en procedures om te voldoen aan nieuwe compliance mandaten die worden aangestuurd door consumentendata privacy regelgeving. Hier zijn zeven stappen voor e-mail compliance die elke organisatie zou moeten nemen.

Alle e-mailgegevens vastleggen en archiveren in een gemeenschappelijke opslagplaats

Zorgen dat alle e-mailgegevensbronnen worden vastgelegd, is een cruciale eerste stap naar succesvolle compliance-gedreven archivering. Door meerdere verzamelmethoden te gebruiken, zoals journaling, mailboxsynchronisatie en bestandsuploads op basis van bewaarbeleid, kunnen organisaties alle huidige uitgaande en inkomende e-mails en historische e-mailgegevens vastleggen en archiveren.

Meerdere silo's met gearchiveerde e-mailgegevens leveren echter hun eigen problemen op en zijn inefficiënt. Door e-mailregistratie te centraliseren in één opslagplaats, krijgen organisaties niet alleen de zekerheid dat ze zeker weten waar al hun e-mails zich bevinden, maar zijn gecentraliseerde beheer- en onderhoudsroutines ook veel eenvoudiger en hoeven ze maar één keer te worden uitgevoerd.

Uitgebreide vastlegging en indexering van metagegevens

Om compliance-gedreven e-mailarchivering te ondersteunen, is uitgebreide vastlegging en indexering van alle e-mailinhoud en de bijlagen essentieel. Zoeken en ophalen is alleen zo effectief als het indexeringsproces dat catalogi moet kunnen produceren die laten zien waar zoekrecords zich bevinden en welke gegevens in de records zijn opgenomen.

Classificeer, tag en controleer e-mails voor eenvoudiger toezicht

Aangepaste archiefbeleidsregels die e-mails taggen, maken eenvoudige classificatie en monitoring in bijna realtime mogelijk op basis van e-mailinhoud, metadata of aanwezigheid van gevoelige informatie. Triggerwaarschuwingen kunnen worden geconfigureerd om respectievelijke teams op de hoogte te stellen op basis van gedefinieerde criteria en snelle actie te garanderen. Voeg indien nodig extra tags toe aan e-mails. Dit alles helpt u om compliant te blijven, ongewenste activiteiten te monitoren en uw e-mails in de toekomst eenvoudig vindbaar te maken voor snellere compliance.

Handhaaf retentie- en wettelijke bewaarbeleid

Compliance- en juridische teams moeten eenvoudig uitgebreide bewaarbeleidsregels en juridische bewaarplichten kunnen opstellen op organisatie-, gebruikers-, e-mail- of metadataniveau om te zorgen voor snelle en effectieve e-discovery.

Krachtige zoekfunctie om eDiscovery te vereenvoudigen met zaakmappen

Compliance- en juridische teams kunnen snellere en efficiëntere e-discovery-zoekopdrachten uitvoeren in alle inboxen wanneer trefwoorden en/of meerdere filters beschikbaar zijn om snel e-mails van interesse te identificeren. Een dergelijke zoekfunctie is essentieel als retentie, juridische hold, tags of opmerkingen moeten worden toegevoegd aan de geïdentificeerde e-mails. Ze kunnen ook een of alle e-mails uit de zoekopdracht toevoegen aan een case-map voor toekomstige referentie en om ze te downloaden in populaire industriële formaten voor het vervullen van juridische verzoeken.

Gegevens uit de bron verwijderen

Beheerders moeten archiverings- en purge-beleid kunnen definiëren om ervoor te zorgen dat e-mails alleen gedurende de opgegeven periode in de bron worden bewaard. Zodra de bewaartermijnen zijn bereikt, worden e-mails gearchiveerd en vervolgens veilig verwijderd uit het bronsysteem, waardoor kritieke opslag in het bronsysteem wordt vrijgemaakt, wat de kosten en het onderhoud aanzienlijk helpt verlagen. Dit helpt organisaties ook om compliant te zijn en alleen gegevens op te slaan die nodig zijn voor een bepaald doel en tijd.

Selfservicetoegang tot gearchiveerde e-mails

Wanneer e-mails worden gearchiveerd, accepteren eindgebruikers geen verlies van directe toegang tot die e-mails. Geen wonder dat zakelijke gebruikers hun eigen .pst-kopieën van e-mails bewaren voor toekomstige referentie. Geïsoleerde persoonlijke archieven zijn niet alleen onbetrouwbaar, ze zijn ook een nachtmerrie voor complianceteams die wel of geen zicht hebben op hun bestaan. Gecentraliseerde opslagplaatsen die selfservicetoegang tot gearchiveerde e-mails mogelijk maken in een e-mailclientachtige interface, elimineren de noodzaak voor gebruikers om persoonlijke archieven te maken en verminderen het aantal dubbele kopieën van e-mails.

Het voordeel van SOLIXCloud e-mailarchivering

SOLIXCloud Email Archiving is ontworpen om eDiscovery, compliance en het beheer van de groeiende hoeveelheid e-mail te vereenvoudigen. Het biedt een gecentraliseerde, veilige, zeer schaalbare en gebruiksvriendelijke e-mailarchiveringsoplossing voor bedrijven van elke omvang. Met ondersteuning voor archivering vanuit traditionele on-premise e-mailsystemen, e-mailback-ups en moderne cloudgebaseerde e-mailsystemen, biedt SOLIXCloud een naadloze archiveringsstrategie voor alle historische en actuele e-mailgegevens.

SOIXCloud e-mailarchivering is een essentieel onderdeel van een alomvattende archiveringsstrategie voor de gehele onderneming en vereenvoudigt de implementatie van informatielevenscyclusbeheer voor alle bedrijfsgegevens, inclusief gestructureerde gegevens van ERP-, CRM- en maatwerkapplicaties, ongestructureerde gegevens van NFS en bestandsdeling, en semi-gestructureerde gegevens van e-mail en andere communicatieplatformen.

Waarom is er sprake van urgentie?

Er wordt verwacht dat de nalevingscontrole zal toenemen met verhoogde regelgevende handhaving van financiële informatie, medische dossiers en nu ook privacy van consumentengegevens. Organisaties met slechts gedeeltelijke of geen archiveringsoplossing lopen het risico op hoge boetes en merkschade door nalevingsfouten. Door een strategie te implementeren om alle e-mailinhoud vast te leggen en te archiveren met ILM, juridische bewaar- en bewaarbeleid, worden effectieve eDiscovery, zoeken en toegang geïmplementeerd door ontwerp dat nalevingsrisico's beperkt.

gerelateerde berichten