De drie belangrijkste redenen om uw Microsoft Exchange-server in de cloud te archiveren

E-mail blijft de belangrijkste tool voor communicatie en samenwerking, en Microsoft Exchange Server is nog steeds de dominante on-premise oplossing voor zakelijke e-mail. Daarnaast moeten bedrijven steeds meer gevoelige informatie bewaren om te voldoen aan governance- en compliance-doelstellingen. Het gevolg hiervan is dat IT-afdelingen van bedrijven voor drie grote uitdagingen staan ​​bij het beheren van hun Exchange Servers, en velen kijken naar cloudgebaseerd datamanagement als oplossing.

1. Verlaag de kosten voor opslag, infrastructuur en naleving

Tegenwoordig worden er elke 60 seconden minstens 160 miljoen e-mails wereldwijd verzonden en wordt er 1,820 terabyte aan data gegenereerd. Deze ongebreidelde groei van e-mailverkeer leidt tot hogere kosten voor de prestaties van e-mailservers, meer opslagruimte en compliancebeheer, wat een flinke aanslag kan zijn op IT-budgetten. Ook de productiviteit en operationele efficiëntie worden beïnvloed door tijdverlies als gevolg van e-discovery, het beheer van juridische bewaarplichten en het naleven van bewaarplichten.

Door e-mails te archiveren in de cloud, kunnen beheerders beleid definiëren dat ervoor zorgt dat historische e-mails worden opgeslagen in goedkope object storage buckets en worden verwijderd volgens vooraf gedefinieerde bewaarplannen. Wanneer e-mailbewaarperioden verlopen, worden gearchiveerde e-mails veilig verwijderd van de productieservers, waardoor opslagruimte wordt vrijgemaakt en de algehele prestaties van de e-mailserver worden verbeterd. De tijd die IT-ondersteuning nodig heeft, wordt aanzienlijk verkort omdat eindgebruikers hun gearchiveerde e-mails ophalen met behulp van een selfservicemodel. En net zo belangrijk: de risico's die gepaard gaan met boetes en handhaving door regelgevende instanties, worden beperkt.

2. Zorg voor naleving van de regelgeving

Naarmate het volume aan e-mails toeneemt, neemt ook de controle op regelgeving en handhaving met betrekking tot de privacy van consumentengegevens (AVG, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA, enz.) toe. In het verleden hielden organisaties zich vooral bezig met het beheren van e-discovery- en legal hold-vereisten of met het voldoen aan compliance-mandaten zoals HIPAA , HITECH, FINRA en de SEC-vereisten voor elektronische opslagmedia, zoals SEC Rule 17-A. Maar de hervorming van de regelgeving rond de privacy van consumentengegevens is een gamechanger, omdat nu vrijwel alle e-mails geacht worden gevoelige consumenteninformatie te bevatten en daarom ook gearchiveerd moeten worden.

De regelgeving inzake de bescherming van consumentengegevens vereist dat organisaties niet alleen weten waar al hun gevoelige e-mailgegevens van consumenten worden opgeslagen, maar ook dat ze efficiënt kunnen reageren op specifieke verzoeken van consumenten met betrekking tot het beheer van die e-mails en adressen. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geeft consumenten bijvoorbeeld het recht op verwijdering en het recht om zich af te melden voor e-mailmarketing. Deze nieuwe regelgeving legt de lat voor e-mailcompliance aanzienlijk hoger, omdat nu alle e-mail, met name verkoop- en marketingcommunicatie, over het algemeen onder een of meer compliance-voorschriften valt.

3. Prestatie

De exponentiële groei van e-mail betekent dat datagroei een topprioriteit is voor elke organisatie die Microsoft Exchange Server beheert. Exchange-prestaties lijden eronder naarmate datasets groeien en het toevoegen van load balancers of edge transport servers lost het probleem niet altijd op. E-mailserverprestaties vormen een grote uitdaging voor systeembeheerders, omdat alle e-mailgebruikers, van de CEO tot de frontliniemedewerkers, piekprestaties nodig hebben. Slechte e-mailserverprestaties zijn gewoon geen optie.

Onderzoek toont aan dat e-mails die ouder zijn dan een jaar, zelden worden geopend. Daarom kunnen verstandige e-mailretentie- en archiveringsbeleidsregels waardevolle Exchange Server-bronnen vrijmaken door alleen de huidige e-mails te verwerken. Oudere, gearchiveerde e-mails zijn nog steeds toegankelijk, maar bevinden zich niet langer op de Exchange-server en verbruiken dure bronnen zoals direct gekoppelde opslagvolumes en geheugen.

De Oplossing

SOLIXCloud Email Archiving en SOLIXCloud Enterprise Archiving is een software-as-a-service-oplossing die 1) de kosten verlaagt, 2) de naleving van regelgeving waarborgt en 3) de prestaties van Microsoft Exchange Server verbetert door de beste praktijken voor informatielevenscyclusbeheer toe te passen . SOLIXCloud biedt veilige en conforme e-mailarchivering met functies voor e-discovery, juridische bewaring en bewaartermijnbeheer. SOLIXCloud Email Archiving is veilig, betrouwbaar, transparant voor de eindgebruiker en een essentiële functionaliteit voor organisaties van elke omvang.