O gerenciamento de documentos em nuvem é essencial para produtividade, conformidade regulatória e segurança de dados. Seus benefícios alcançam muito seus resultados financeiros e sucesso futuro.

Um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem é essencial para a produtividade da sua equipe em um ambiente de negócios rápido e sob demanda com aumento de funções de trabalho remoto. O sistema de gerenciamento de documentos da sua empresa impacta diretamente a segurança e a eficiência das suas operações de informações, clientes e fornecedores.

De acordo com uma Pesquisa de transformação de dados globais da McKinsey, 30% do tempo empresarial total dos entrevistados foi gasto em tarefas sem valor agregado devido à baixa qualidade e disponibilidade dos dados. Considere como você lida com faturas, documentos legais, contratos, propostas e dados de funcionários e clientes. Não seria ótimo se sua equipe pudesse encontrar precisamente o que precisa a qualquer hora e em qualquer lugar? Que tal fazer isso ao mesmo tempo em que permite colaboração, segurança de dados, governança uniforme de dados, conformidade e custos reduzidos?

O que é gerenciamento de documentos em nuvem?

Gerenciamento de documentos em nuvem permite que equipes armazenem, compartilhem e gerenciem documentos em um repositório empresarial centralizado na nuvem, independentemente de sua localização.

O gerenciamento de documentos em nuvem também ajuda as empresas com arquivamento e governança de informações eficazes. Isso envolve processos para preservar e gerenciar dados da empresa para uso futuro, conformidade e requisitos regulatórios.

Os modernos sistemas de gerenciamento de documentos em nuvem também simplificam a pesquisa, recuperação e colaboração de dados e documentos, proporcionando ganhos de produtividade. Melhora o controle de acesso e fornece segurança de documentos. Além disso, o sistema oferece armazenamento centralizado e trilhas de auditoria, economizando tempo e dinheiro.

Vamos analisar alguns dos benefícios do gerenciamento de documentos na nuvem com mais detalhes.

Elimine o papel e consolide o conteúdo

A consolidação de conteúdo envolve a fusão de vários repositórios individuais e documentos tradicionais em papel em um hub de documentos centralizado. Empresas internacionais e multinacionais típicas têm muitos servidores de arquivos locais, processos em papel e plataformas NAS (Network Attached Storage) em todo o mundo. A consolidação desses sistemas em uma única plataforma de nuvem altamente escalável reduz significativamente os custos gerais de gerenciamento de dados e melhora a segurança de dados, a produtividade e a descoberta de dados.

Compartilhamento de arquivos e colaboração

Independentemente do seu setor, manter-se organizado e permitir a colaboração dos funcionários é a melhor maneira de maximizar a produtividade. Seu sistema de gerenciamento de documentos está em falta se os funcionários constantemente pesquisam documentos ou caçam trilhas de informações entre departamentos.

Um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem fornece um repositório centralizado para todo o seu conteúdo empresarial. Isso significa que sua equipe pode colaborar no conteúdo e compartilhar facilmente informações precisas entre departamentos e até mesmo parceiros externos, ao mesmo tempo em que cumpre com as políticas de governança de informações.

Governança da Informação

Governança de informações é a estrutura de responsabilização no manuseio de informações. Ela visa garantir o comportamento apropriado na criação, armazenamento, avaliação, arquivamento, uso e exclusão de informações. O gerenciamento de documentos em nuvem ajuda as empresas a implementar políticas uniformes de governança — como controles de acesso, políticas de retenção e regras de privacidade — para manipular, gerenciar e proteger informações adequadamente.

Arquivamento de informações

Com uma infinidade de repositórios de arquivos em todas as divisões, o armazenamento de dados de longo prazo para conformidade e descoberta continua sendo um desafio devido à fragmentação de dados e à falta de recursos uniformes de governança.

A solução certa de gerenciamento de documentos em nuvem pode identificar e arquivar seus sistemas de arquivos legados e arquivos acessados com menos frequência de repositórios de arquivos ativos em um repositório de nuvem seguro e de baixo custo. Além disso, seu sistema de arquivamento em nuvem oferece os benefícios de pesquisa em tempo real, acesso sob demanda, governança centralizada e conformidade.

O arquivamento de dados é parte integrante de uma estratégia eficaz de gerenciamento de informações. Mudar para um solução de arquivamento em nuvem é muitas vezes a peça que falta nesse quebra-cabeça.

Serviços de Conteúdo Inteligente

O gerenciamento de documentos em nuvem também serve como um dos principais facilitadores de serviços de conteúdo inteligente (ICS). O ICS permite que os usuários aproveitem o potencial da inteligência artificial (IA), processamento de linguagem natural (NLP) e outros algoritmos avançados para gerenciar e alavancar melhor seu conteúdo. Ele permite que os usuários pesquisem, analisem e processem o conteúdo de forma mais significativa para obter melhores insights e resultados mais precisos para automatizar vários processos, como Contas a receber/Pagar or integração do cliente etc.

Automação de fluxo de trabalho

Soluções modernas de gerenciamento de documentos em nuvem fornecem a capacidade de criar e gerenciar fluxos de trabalho digitais que automatizam o processo de manuseio e processamento de documentos. O sistema facilita e agiliza a produção, rastreamento, edição, armazenamento, revisões e aprovações de documentos dentro dos seus processos de negócios.

Uma empresa pode, por exemplo, usar um fluxo de trabalho automatizado de gerenciamento de documentos em nuvem para encaminhar faturas ao departamento apropriado para aprovação e pagamento. Isso melhora significativamente a eficiência e a precisão, reduzindo tarefas administrativas manuais e economizando tempo e dinheiro.

Gerenciamento de fluxo de trabalho — Fonte: Shutterstock

Gerenciamento seguro de documentos em nuvem com Solix Enterprise Content Services (Solix ECS)

Em todas as empresas, grupos de trabalho/departamentos são sobrecarregados com uma infinidade de silos de conteúdo digital e em papel (ativos e legados), impactando negativamente a disponibilidade de informações, produtividade, colaboração e conformidade regulatória. À medida que as organizações se transformam para permitir experiências digitais perfeitas para funcionários e clientes, é imperativo capacitar grupos de trabalho com uma abordagem de nuvem unificada e moderna para gerenciamento de conteúdo.

SOLIXCloud ECS O SOLIXCloud ECS é uma plataforma de nuvem segura para centralizar o gerenciamento de conteúdo empresarial e capacitar grupos de trabalho a reunir facilmente conteúdo, pessoas, processos e políticas.

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