Enfrente a proliferação de conteúdo: 5 motivos pelos quais o gerenciamento de documentos na nuvem faz sentido

Muitas organizações sofrem com a dispersão de conteúdo — possivelmente incluindo a sua. A proliferação descontrolada de soluções de armazenamento de arquivos em departamentos e processos tornou a dispersão de conteúdo um desafio comum de TI em todas as organizações. A dispersão de conteúdo dificulta a capacidade dos usuários finais de encontrar o conteúdo certo facilmente e das equipes de TI administrá-lo de forma eficaz. Além disso, tem um efeito adverso na segurança de dados, conformidade e custos. Por esses motivos, o gerenciamento de documentos em nuvem é algo que toda organização deve considerar.

Principais impulsionadores da proliferação de conteúdo

Conteúdo gerado por usuários: Com a computação pessoal em alta e com poderosas ferramentas de geração de conteúdo nas mãos de cada funcionário, as organizações estão percebendo que um grande volume de dados é criado e armazenado pelos usuários diariamente. Às vezes, os arquivos são armazenados nos dispositivos de computação do usuário, em sistemas de e-mail como anexos, compartilhamentos de arquivos locais, ferramentas de colaboração online, etc. O conteúdo está em todo lugar e, em muitas situações, fora da visibilidade e do controle das equipes de TI, apresentando sérios desafios de segurança e conformidade de dados

Sistemas legados: As organizações estão adotando rapidamente tecnologias mais novas e modernas, incluindo gerenciamento de conteúdo. No entanto, muitas vezes, ao migrar para soluções mais novas, soluções de armazenamento de arquivos legados e gerenciamento de conteúdo não são totalmente desativadas devido à necessidade de reter dados históricos ou porque alguns processos ainda dependem do sistema legado, aumentando assim o número de sistemas usados ​​para gerenciar conteúdo.

Soluções Verticais e Processos Isolados: Departamentos e líderes funcionais às vezes favorecem soluções personalizadas ou construídas para um propósito específico, que podem depender de suas próprias tecnologias de armazenamento para conteúdo ou devem ter tido abordagens muito intensivas em recursos para integrar com soluções de conteúdo existentes. De qualquer forma, tais soluções ou funções verticais são conhecidas por agravar o desafio da dispersão de conteúdo.

Cinco razões pelas quais toda organização precisa lidar com a proliferação de conteúdo

1. Simplifique a governança e a conformidade

Com a quantidade de dados que as empresas gerenciam aumentando exponencialmente e a crescente complexidade das regulamentações, a proliferação de conteúdo pode ser considerada o pior pesadelo para as equipes de TI e governança.

A dispersão de conteúdo cria muitos desafios com relação à governança e conformidade de conteúdo. A falta de visibilidade do conteúdo e dos recursos uniformes de governança em diferentes soluções de armazenamento torna impossível aplicar políticas, expondo as organizações ao risco de não conformidade. E, para piorar, deixar de cumprir com regulamentações em constante evolução pode levar à perda de confiança do cliente, multas caras e processos judiciais.

Não precisa ser tão difícil. As soluções modernas de gerenciamento de documentos em nuvem fornecem uma abordagem uniforme e centralizada para o gerenciamento de conteúdo e recursos para governar efetivamente o conteúdo em todo o seu ciclo de vida – da criação à exclusão. Essas soluções não apenas ajudam a criar e aplicar essas políticas de governança, mas também as automatizam. Não há momento como o presente para simplificar seu programa de governança e conformidade de conteúdo com soluções modernas de documentos em nuvem, como SOLIXCloud ECS.

2. Melhore a descoberta e o gerenciamento de conteúdo

A informação só é útil quando as pessoas conseguem encontrar os dados. Mas a capacidade de descoberta cai substancialmente quando você tem dados espalhados por vários ambientes. Afinal, uma bagunça não gerenciada não é particularmente propícia para encontrar o que se precisa; também não é bom para a segurança e governança.

A dispersão de conteúdo também torna mais desafiador para as pessoas na organização empregar os dados para fins produtivos. A falta de capacidade de descoberta devido à dispersão de conteúdo dissuadirá os trabalhadores de usar seus dados, eliminando seu valor. E os funcionários que continuarem usando os dados de baixa capacidade de descoberta frequentemente encontrarão versões antigas e imprecisas das informações.

Em vez de lutar com vários repositórios, usar uma solução elegante baseada em nuvem é a melhor decisão que as organizações podem tomar. O gerenciamento de documentos em nuvem melhora a capacidade de descoberta e a eficiência da organização para que os funcionários possam acessar os dados quando e onde necessário, ao mesmo tempo em que permite que as equipes de TI e governança mantenham a visibilidade e o controle.

3. Segurança e riscos associados

É muito mais difícil proteger dados quando eles estão dispersos. Os invasores podem explorar uma rede desorganizada de dados, expondo você a riscos de segurança, incluindo perda de dados e perdas financeiras.

Frequentemente, os funcionários usam repositórios não aprovados para armazenar dados confidenciais. Um grande motivo é a confusão sobre onde colocar os dados, já que uma empresa pode ter vários silos. Sem políticas claras e a infraestrutura necessária para organizar os arquivos, o conteúdo pode facilmente cair nas mãos erradas — incluindo informações financeiras ou de saúde protegidas.

A dispersão de conteúdo impede a visibilidade, ocultando riscos como dados não criptografados ou controles de acesso frouxos. Consolidar em um único serviço de gerenciamento de documentos em nuvem protege seus dados contra riscos de segurança. Então é simples aplicar políticas de governança. Os funcionários sabem exatamente onde armazenar dados, e várias camadas defendem contra violações e ransomware, e outras ameaças. Você terá visibilidade completa dos dados corporativos.

4. Custos

Custa mais manter o conteúdo quando ele está espalhado. As empresas acabam pagando por várias soluções de armazenamento, infraestruturas de suporte, processos de backup e manutenção, etc. Além disso, os desafios de descoberta levam a uma maior dependência de TI para acesso, levando ao desperdício de tempo e recursos caros de TI. E, claro, qualquer perda de dados ou falha de segurança acrescenta um pedágio enorme. Você pode arcar com o custo de tal expansão?

Assim como os pontos acima mencionados, o gerenciamento de documentos em nuvem oferece uma solução direta. Unir dados em um repositório econômico reduz custos diretos, e as ferramentas rápidas e fáceis de usar economizarão ainda mais dinheiro graças ao desempenho aprimorado dos funcionários. Não é hora de migrar para uma solução moderna de documentos em nuvem que seja desprovida de quaisquer requisitos de licenciamento, manutenção ou infraestrutura inicial? Se sua resposta for "Sim", é hora de você explorar o SOLIXCloud

Gerenciamento de documentos em nuvem com Solix

Serviços de conteúdo empresarial SOLIXCloud (ECS) aborda a dispersão de conteúdo unindo dados na nuvem. O ECS ajuda você a reter, compartilhar e empregar conteúdo, independentemente de qual aplicativo criou os dados. Com uma interface da web fácil de usar e uma funcionalidade de pesquisa poderosa, o ECS fornece as ferramentas necessárias para governança e gerenciamento de conteúdo.

Inclui todos os recursos que você precisa para consolidar seus dados, proteger seus dados e permitir que os funcionários obtenham o máximo valor. Ele também apresenta recursos avançados de governança, como RBAC, políticas de retenção e retenção legal, classificações e muito mais.

Leve seus dados para a nuvem e você estará no caminho certo para a transformação digital. O SOLIXCloud ECS é a abordagem inteligente para atualizar o gerenciamento de dados.

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