A hora é agora: conquistando a montanha de dados não estruturados da sua empresa

Embora as organizações tenham investido pesadamente na gestão de bancos de dados estruturados e sistemas transacionais, surgiu um problema pouco discutido: o crescimento explosivo de arquivos não estruturados que são armazenados, nunca realmente gerenciados e certamente não utilizados. A hora de agir é agora.

A realidade impressionante do crescimento de dados não estruturados

Os números contam uma história convincente que todo líder empresarial deveria entender. Dados não estruturados estão crescendo a uma taxa impressionante de 55% a 65% ao ano, com uma taxa de crescimento anual composta de 61%. Ainda mais impressionante é que 80% dos dados globais serão desestruturados em 2025, representando uma mudança radical na forma como as empresas devem abordar a gestão de dados.

Para colocar esse crescimento em perspectiva, os dados terão um crescimento de 181.93% entre 2020 e 2025 e, com base no volume, 80% dos dados são desestruturados. Este não é um problema apenas futuro — está acontecendo agora, e as empresas que não agirem se verão afogadas em um mar de ativos digitais incontroláveis.

Os custos ocultos de arquivos não gerenciados

Todos os dias, sua organização cria milhares de documentos, apresentações, imagens, vídeos, registros e outros arquivos não estruturados. Esses ativos digitais se acumulam em compartilhamentos de arquivos, sistemas de e-mail, plataformas de colaboração e unidades departamentais, criando o que muitos líderes de TI chamam reservadamente de "cemitérios de dados" — repositórios onde as informações acabam sendo esquecidas.
O verdadeiro custo desse crescimento descontrolado vai muito além das despesas de armazenamento:

• Riscos de conformidade: Requisitos regulatórios como GDPR, HIPAA e Sarbanes-Oxley não distinguem entre dados estruturados e não estruturados. Cada e-mail, documento e arquivo carrega consigo potenciais obrigações de conformidade que os processos manuais simplesmente não conseguem atender.
• Ineficiência Operacional: Trabalhadores do conhecimento gastam até 30% do seu tempo buscando informações espalhadas em repositórios não estruturados. Isso representa milhões de dólares em perda de produtividade anualmente para empresas de médio a grande porte.
• Exposição de segurança: Arquivos não gerenciados criam pontos cegos na sua postura de segurança. Sem classificação e gerenciamento de ciclo de vida adequados, dados confidenciais podem permanecer acessíveis por muito tempo após terem sido arquivados ou destruídos.
• Explosão do custo de armazenamento: Os sistemas de armazenamento primário não foram projetados para armazenar décadas de arquivos acumulados. O custo por terabyte para armazenamento de alto desempenho continua a pressionar os orçamentos de TI à medida que os volumes de dados se multiplicam.

O imperativo da gestão do ciclo de vida da informação

A solução está na implementação de uma estratégia abrangente de Gestão do Ciclo de Vida da Informação (ILM) que trate dados não estruturados com o mesmo rigor aplicado a bancos de dados de missão crítica. A Gestão do Ciclo de Vida de Dados (DLM) é uma abordagem baseada em políticas e melhores práticas para supervisionar o fluxo de dados de um sistema de informação ao longo de seu ciclo de vida, da criação à exclusão.

O ILM eficaz fornece uma estrutura para gerenciar dados em cinco fases distintas:

• Criação e Classificação: Cada arquivo deve ser classificado automaticamente com base em conteúdo, contexto e valor comercial desde o momento da criação. Isso permite a aplicação automatizada de políticas e garante um tratamento consistente ao longo do ciclo de vida dos dados.
• Gerenciamento Ativo: Durante a fase ativa, os dados exigem acesso de alto desempenho e proteção de backup robusta. Políticas claras devem definir períodos de retenção, controles de acesso e monitoramento de uso para manter a segurança e a conformidade.
• Transição de arquivo: À medida que os dados envelhecem e a frequência de acesso diminui, é necessário migrar para um armazenamento de arquivo com boa relação custo-benefício. A chave é manter a acessibilidade e, ao mesmo tempo, reduzir drasticamente os custos de armazenamento e a sobrecarga de gerenciamento.
• Retenção de longo prazo: Estabeleça políticas de retenção de dados que definam quais dados devem ser arquivados e por quanto tempo. Os sistemas de arquivo devem fornecer acesso confiável e pesquisável aos dados históricos, atendendo aos requisitos regulatórios de imutabilidade e trilhas de auditoria.
• Descarte seguro: Quando os dados atingirem o fim do período de retenção e não forem mais necessários, eles devem ser descartados com segurança para evitar acesso não autorizado. Processos automatizados de descarte garantem a conformidade e reduzem a sobrecarga da supervisão manual.

Melhores práticas para arquivamento de arquivos corporativos

Implementar um arquivamento de arquivos bem-sucedido exige mais do que simplesmente mover arquivos antigos para um armazenamento mais barato. Organizações líderes seguem estas práticas comprovadas:
Automação Orientada por Políticas: Automatizar aspectos do processo de arquivamento de dados pode aumentar a eficiência e a precisão. Estabeleça políticas claras que acionem o arquivamento automaticamente com base na idade do arquivo, nos padrões de acesso e nas regras de negócios, em vez de depender de intervenção manual.

• Estratégia de armazenamento em camadas: Nem todos os dados arquivados têm os mesmos requisitos de acesso. Implemente armazenamento em camadas que equilibre a otimização de custos com a velocidade de recuperação, garantindo que os arquivos acessados com frequência permaneçam prontamente disponíveis, enquanto os dados raramente acessados são movidos para as camadas de armazenamento mais econômicas.
• Indexação abrangente: Os sistemas de arquivamento devem oferecer recursos robustos de busca e descoberta. Os usuários devem ser capazes de localizar o conteúdo arquivado com a mesma facilidade com que localizam os arquivos ativos, evitando a criação de dados duplicados e apoiando processos eficientes de eDiscovery.
• Integração com sistemas existentes: Soluções de arquivamento bem-sucedidas integram-se perfeitamente aos compartilhamentos de arquivos, sistemas de e-mail e plataformas de colaboração existentes. Os usuários não precisam alterar seus fluxos de trabalho para se beneficiar do gerenciamento do ciclo de vida.
• Arquitetura Escalável: Projete uma infraestrutura de arquivamento para lidar com o crescimento exponencial. A solução de arquivamento atual deve acomodar não apenas os volumes de dados atuais, mas também a expansão inevitável impulsionada pelas iniciativas de transformação digital.

Criando o caso comercial para a ação

A justificativa financeira para a implementação do arquivamento abrangente de arquivos vai além da simples redução de custos de armazenamento. As organizações normalmente observam:

• Redução de 60-80% nos custos de armazenamento primário por meio de arquivamento automatizado
• Desempenho aprimorado de backup e recuperação à medida que os volumes de dados ativos diminuem
• Postura de conformidade aprimorada com retenção e descarte automatizados
• Custos legais reduzidos durante o eDiscovery por meio de arquivos centralizados e pesquisáveis
• Aumento da produtividade, pois os usuários podem localizar informações históricas de forma eficiente
• Mais importante ainda, adiar a ação só agrava o problema. O mercado global de soluções de dados não estruturados deve atingir US$ 109.1 bilhões até 2033, com um CAGR de cerca de 15.5%, refletindo a necessidade urgente que as organizações sentem de enfrentar esse desafio.

O caminho a seguir

O desafio dos dados não estruturados não se resolverá sozinho. Cada dia de atraso significa mais acúmulo de dados, custos de armazenamento mais altos, maior risco de conformidade e maior complexidade quando você finalmente agir. As organizações que prosperarão na economia orientada por dados são aquelas que implementarem uma gestão abrangente do ciclo de vida agora, enquanto ainda podem se antecipar.

Sua empresa já investiu pesado na gestão de dados estruturados. A próxima fronteira é trazer o mesmo nível de disciplina e automação aos vastos volumes de arquivos não estruturados que representam o conhecimento institucional da sua organização. A tecnologia existe, o business case é claro e o custo da inação continua a crescer.

A questão não é se sua organização precisa de arquivamento abrangente de arquivos e gerenciamento do ciclo de vida das informações, mas sim a rapidez com que você pode implementar uma solução que se adapte ao crescimento dos seus dados e ofereça suporte aos seus objetivos comerciais.

Saiba mais sobre a solução de arquivamento de arquivos da Solix aqui: SOLIXCloud File Archiving | Armazenamento de dados seguro e escalávelO tempo de meias medidas e processos manuais já passou. Chegou a hora da gestão automatizada e de nível empresarial do ciclo de vida da informação.