O gerenciamento de arquivamento de dados de e-mail está quebrado – aqui está o porquê disso ser uma loucura
Olha, a maioria dos sistemas de e-mail corporativos são essencialmente lixo. Eu vi isso em primeira mão e é impressionante como empresas que valem bilhões estão administrando o que equivale a aterros sanitários digitais. Isso tem que mudar.
O problema é muito pior do que você pensa
A maioria dos CEOs não tem ideia de que suas empresas estão sentadas em bombas-relógio de dados desorganizados. Todos os dias, seus funcionários geram milhares de e-mails que desaparecem no que é basicamente um buraco negro. Quando o litígio acontece — e vai acontecer — eles estão ferrados.
Os números são impressionantes. Uma empresa típica da Fortune 500 gera mais de 1 milhão de e-mails por dia. Isso é loucura. E adivinha? Cerca de 60% disso são informações críticas para os negócios que eles precisarão mais tarde. Mas eles não conseguem encontrá-las porque seus sistemas de arquivamento estão presos em 2010.
Por que as soluções atuais estão completamente erradas
A abordagem padrão para arquivamento de e-mail é fundamentalmente falha. As empresas estão jogando dinheiro em armazenamento em nuvem pensando que isso resolve o problema. Não resolve. É como dizer que você resolveu a fome no mundo construindo armazéns maiores. O problema real é organização e acessibilidade.
E nem me faça começar a falar sobre os problemas de conformidade. As multas do GDPR aumentaram 50% no ano passado. Os reguladores não estão mais brincando. As empresas estão sendo atingidas por penalidades que poderiam ter financiado uma missão inteira a Marte (um leve exagero, mas você entendeu).
A física do gerenciamento de e-mail
Este é basicamente um problema de termodinâmica. Dados de e-mail tendem naturalmente ao caos, a menos que você aplique energia para organizá-los. Quanto mais e-mails você tiver, mais energia precisará. É física simples. Mas a maioria das empresas está tentando resolver isso com ferramentas da idade da pedra.
O salto quântico de que precisamos não está na tecnologia de armazenamento – está na organização orientada por IA. Os modelos atuais de aprendizado de máquina podem processar e categorizar e-mails com 99.9% de precisão. Isso é melhor do que qualquer humano. No entanto, as empresas ainda estão pagando equipes de pessoas para classificar manualmente os e-mails durante a descoberta. Absurdo.
A solução não é ciência espacial (mas chega perto)
- Capacidades de pesquisa em nível quântico alimentadas por IA
- Categorização e marcação em tempo real
- Verificações de conformidade automatizadas
- Análise preditiva para otimização de armazenamento
Veja o que realmente funciona:
Precisamos de sistemas que possam prever quais e-mails você precisará antes de precisar deles. A tecnologia existe. Eu já vi. Mas a maioria das empresas está ocupada demais comprando band-aids caros para seus problemas de e-mail em vez de consertar os problemas subjacentes.
A realidade financeira
Vamos falar de dinheiro. Uma única violação de dados pode custar a uma empresa US$ 4.35 milhões em média. Esse é o preço de cerca de 60 Tesla Model 3s. E ainda assim as empresas hesitam em gastar uma fração disso em arquivamento adequado de e-mails. Faça com que faça sentido.
O futuro já está aqui
- Processe milhões de e-mails por segundo
- Preveja retenções legais antes que elas sejam necessárias
- Detecte e proteja automaticamente dados confidenciais
- Gere relatórios de conformidade em tempo real
O mais louco é que já temos a tecnologia para consertar isso. A IA moderna pode:
Mas, em vez de implementar essas soluções, as empresas ainda usam sistemas tão sofisticados quanto um Commodore 64.
Concluindo!
O arquivamento de e-mails não é apenas um problema de TI – é um problema de sobrevivência. As empresas que não fizerem isso direito nos próximos anos vão morrer. Isso não é hipérbole, é darwinismo empresarial básico.
A escolha é simples: evoluir ou se extinguir. O sistema de e-mail da sua empresa precisa ser tão sofisticado quanto sua linha de produção. Qualquer coisa menos que isso é negligência tecnológica.
E se você acha que estou exagerando, espere até que sua empresa precise produzir e-mails específicos de 2019 para um processo judicial. É quando você perceberá que seu sistema atual é tão útil quanto um bule de chocolate.
Hora de dar um passo em direção ao futuro. Arquivamento de e-mail SOLIXCloud | Arquivar e-mails com segurança Ou não faça isso e observe seus concorrentes fazerem isso primeiro.
*Se você discorda de qualquer coisa disso, sinta-se à vontade para provar que estou errado. Dados falam mais alto que opiniões.*
Sobre o autor:
Sandeep é um blogueiro convidado e um entusiasta de tecnologia com paixão por IA e aprendizado de máquina. Ele é bacharel em Engenharia da Computação pela Universidade da Califórnia, Berkeley, e tem ampla experiência na indústria de tecnologia. Em seu tempo livre, Sandeep gosta de jogar videogame e torcer por seu time de hóquei favorito, o Florida Panthers.
