Lei global de retenção de e-mail: principais requisitos

Ainda essencial após décadas, o e-mail continua sendo a espinha dorsal da comunicação corporativa. Mas com grande conveniência vem grande responsabilidade – particularmente quando se trata de requisitos de retenção. Para plataformas de e-mail empresarial, navegar na complexa rede de leis globais de retenção não é apenas uma boa prática – é obrigatório para conformidade.

Estados Unidos

Os EUA apresentam uma colcha de retalhos de regulamentações federais e específicas do setor:

• A Regra 17a-4 da Securities and Exchange Commission (SEC) determina que corretoras retenham e-mails por um mínimo de seis anos, com os dois primeiros anos em um local de fácil acesso. A regulamentação também exige que esses registros sejam armazenados em um formato não regravável e não apagável (WORM).
• As regras da FINRA estão alinhadas com os requisitos da SEC, exigindo que as empresas associadas mantenham todas as comunicações eletrônicas relacionadas aos negócios por três anos, com os dois primeiros anos em um local de fácil acesso.
• HIPAA exige que as entidades cobertas retenham registros eletrônicos de saúde e e-mails associados por seis anos a partir da criação ou da última data efetiva. Alguns estados exigem períodos de retenção ainda maiores para registros médicos.
• A Lei Sarbanes-Oxley exige que as empresas públicas retenham e-mails e comunicações relacionadas à auditoria por sete anos após a conclusão da auditoria.

União Europeia (Quadro GDPR)

A abordagem da UE concentra-se mais na minimização de dados do que em períodos de retenção específicos:

• Os e-mails que contêm dados pessoais devem ser mantidos apenas “pelo tempo necessário” para a finalidade para a qual foram coletados
• As organizações devem estabelecer e documentar períodos de retenção claros em suas políticas de retenção de dados
• Os e-mails dos funcionários relacionados a documentos contábeis devem ser retidos por 10 anos
• Os e-mails relacionados a RH geralmente exigem retenção entre 3 e 10 anos, dependendo do conteúdo específico

Reino Unido

Após o Brexit, o Reino Unido mantém requisitos semelhantes, mas distintos:

• A Lei das Sociedades de 2006 exige que os registos comerciais, incluindo e-mails relevantes, sejam conservados durante seis anos
• As empresas de serviços financeiros devem manter as comunicações eletrônicas por pelo menos cinco anos (sete anos para comunicações relacionadas a pensões)
• A HMRC exige que os registos relacionados com o IVA, incluindo e-mails, sejam mantidos durante seis anos

Australia

O quadro regulamentar australiano inclui:

• A Lei de Transações Eletrônicas exige que os registros comerciais sejam mantidos por sete anos
• Os provedores de serviços financeiros devem manter registros de e-mail por sete anos, de acordo com os requisitos da ASIC
• As comunicações relativas a impostos devem ser conservadas durante cinco anos a contar da data do último registo
• Os registros dos funcionários devem ser mantidos por sete anos após o término

Canadá

PIPEDA (Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos) rege a retenção:

• Registros comerciais gerais, incluindo e-mails: mínimo de seis anos
• Comunicações relacionadas com impostos: seis anos a contar do final do último ano fiscal a que se referem
• Registros de emprego: três anos após o término do emprego
• Comunicações relacionadas a valores mobiliários: sete anos

Japão

A Lei de Proteção de Informações Pessoais (APLICATIVO) define estes padrões:

• Registros relacionados a impostos corporativos: sete anos
• Registros relacionados ao trabalho: cinco anos
• Livros e documentos comerciais: dez anos

Melhores práticas para plataformas de e-mail empresarial

Implementação Técnica

• Implementar políticas de retenção automatizadas com base na classificação de conteúdo
• Use ferramentas com tecnologia de IA para identificar e categorizar conteúdo regulamentado
• Implemente soluções de armazenamento imutáveis ​​para conformidade regulatória
• Habilitar recursos de retenção legal para requisitos de litígio

Desenvolvimento de Políticas

• Crie cronogramas de retenção claros por categoria de e-mail
• Justificativa do documento para períodos de retenção
• Estabelecer procedimentos para revisões regulares de políticas
• Implementar programas de treinamento de funcionários

Mitigação de riscos

• Auditorias regulares de conformidade
• Verificação de terceiros de sistemas de retenção
• Documentação de todas as decisões de retenção
• Testes regulares dos procedimentos de recuperação

O custo da não conformidade

Ações de fiscalização recentes destacam as consequências graves da retenção indevida de e-mails:

• Morgan Stanley é multado em US$ 200 milhões em 2022 por uso do WhatsApp e e-mail pessoal
• JPMorgan pagou US$ 200 milhões por falha em preservar comunicações comerciais
• Deutsche Bank enfrenta multa de US$ 200 milhões por plataformas de mensagens não autorizadas

Olhando para o futuro

A tendência é clara: reguladores globalmente estão aumentando o escrutínio da retenção de comunicação eletrônica. Plataformas de e-mail corporativo devem evoluir para atender a esses desafios:

• Automação aprimorada para gerenciamento de retenção
• Capacidades avançadas de classificação
• Melhor integração com outros canais de comunicação
• Melhores ferramentas para demonstrar conformidade

ponto de partida

Para plataformas de e-mail empresarial, a conformidade com os requisitos de retenção não é opcional. A chave é construir sistemas flexíveis que possam se adaptar às regulamentações em evolução, mantendo operações eficientes. As organizações devem investir em soluções de retenção robustas ou arriscar penalidades significativas e danos à reputação. Procure a Solix para obter respostas: Arquivamento de e-mail SOLIXCloud | Arquivar e-mails com segurança

Com os reguladores demonstrando interesse crescente na retenção de comunicações eletrônicas, ficar à frente dos requisitos não é apenas um bom negócio – é essencial para a sobrevivência no cenário empresarial moderno.

Aviso Legal

Estas informações são fornecidas “como estão”. Não se destinam a oferecer nenhum aconselhamento jurídico. Trabalhe com suas equipes jurídicas para entender e aplicar o conjunto necessário de políticas e procedimentos para conformidade com base nas geografias em que você opera.