Como são arquivados grandes arquivos corporativos?

Grandes corporações acumulam grandes quantidades de dados por meio de coleta direta de sites, aplicativos, pesquisas e sistemas POS e coleta indireta de dispositivos IoT, fontes públicas, provedores terceirizados, parcerias e fusões e aquisições. Esses conjuntos de dados podem ser categorizados em dados estruturados, não estruturados e semiestruturados, todos destinados a serem tratados de forma diferente.

Isso geralmente leva a dados redundantes, desafios de integração e preocupações de governança. Políticas de retenção de dados, requisitos regulatórios e pressão competitiva também contribuem para o acúmulo de dados. Arquivar esses arquivos de forma eficaz é absolutamente essencial para manter a acessibilidade dos dados, conformidade, mitigação de riscos e otimizar os custos de armazenamento e alocação de recursos de computação.

Mas como essas grandes corporações arquivam esses arquivos?

Sistemas legados desativados – aposentadoria

Atividades de M&A, políticas de governança, regulamentações e requisitos de retenção legal levaram a aplicativos redundantes e dependência de sistemas legados. Esses aplicativos geralmente têm TCOs (custos totais de propriedade) e limitações operacionais muito altos. Grandes organizações enfrentam esse desafio aposentando/desativando aplicativos mais antigos e movendo conjuntos de dados existentes para armazenamento frio e arquivístico.

Para arquivar sistemas e aplicativos desativados, as equipes de dados geralmente realizam as seguintes etapas:

• Extraia dados de sistemas legados antes do descomissionamento
• Converter dados em formatos adequados para armazenamento a frio em sistemas de arquivamento
• Enriqueça os dados com metadados e marcação adequada para melhorar a acessibilidade
• Crie políticas de retenção e eliminação com base nas regulamentações aplicáveis
• Armazene os dados extraídos em soluções de arquivamento de longo prazo

Arquivos e documentos não estruturados

Documentos, apresentações, planilhas, imagens e outros arquivos multimídia constituem quase 80% dos dados corporativos.

De acordo com relatórios, espera-se que os volumes de dados não estruturados cresçam para mais de 150 zettabytes em 2025. Garantir que esses arquivos sejam gerenciados de forma eficaz é crucial, pois muitos não são acessados ​​mais de uma vez. Arquivos que não são essenciais para as operações ou que devem ser retidos por regulamentações podem ser expurgados. Em contraste, os outros arquivos podem ser movidos para camadas de armazenamento de menor custo para liberar sistemas de armazenamento ativos para fluxos de dados operacionais.

Estratégias de arquivamento para dados não estruturados:

• Usando ferramentas de classificação de dados para organizar arquivos por importância e requisitos regulatórios.
• Aplicação de tags de metadados para melhor acessibilidade por meio de pesquisa
• Estabelecer controles de propriedade e acesso, atribuir propriedade a equipes e departamentos designados
• Crie e aplique políticas de retenção e eliminação nos dados arquivados
• Mova arquivos para camadas de armazenamento frio na nuvem ou servidores locais.

E-mails e comunicações

As empresas recebem muitas correspondências todos os dias. Devido a requisitos de conformidade, as empresas podem ser obrigadas a armazenar e manter registros de threads de e-mail de stakeholders principais, como clientes, fornecedores, funcionários internos e outros. As empresas devem investir em uma ferramenta de arquivamento de e-mail para gerenciar esses e-mails de forma eficaz.

Estratégias de arquivamento para e-mails, chats e outras comunicações:

• Avalie cuidadosamente as caixas de entrada e a criticidade das partes interessadas em termos de acesso a e-mails e comunicações
• Indexar e-mails com base na sensibilidade, necessidade e requisitos de conformidade
• Defina o valor comercial para os chats e e-mails e implemente políticas de retenção e eliminação
• Implementar políticas para preservar e reter peças críticas de comunicação para cumprir com solicitações de eDiscovery e litígios
• Escolha a ferramenta de arquivamento de e-mail mais apropriada com base em sua necessidade e implemente o arquivamento

Bancos de dados e conjuntos de dados estruturados

Conforme discutido acima, arquivar bancos de dados inativos e conjuntos de dados estruturados é simples em comparação com outros conjuntos de dados. No entanto, otimizar a governança de dados, controles de acesso, recuperação e acessibilidade, ao mesmo tempo em que reduz custos, ainda é um ponto central para deliberação entre equipes de dados em todas as grandes empresas.

Estratégias de arquivamento para bancos de dados inativos e conjuntos de dados estruturados:

• Determinar os diferentes bancos de dados a serem arquivados e categorizá-los com base na sensibilidade, necessidade e requisitos de conformidade
• Estabeleça períodos de retenção claros com base em requisitos legais e comerciais
• Escolha soluções de armazenamento apropriadas (nuvem, local) com base no volume, acesso e custos.
• Estabelecer políticas de governança, retenção e eliminação
• Mova os dados para a camada de arquivamento e avalie regularmente as políticas de arquivamento para garantir a eficácia e a conformidade com as normas

Arquivar dados inativos é uma abordagem multifacetada, especialmente em grandes organizações, onde os dados são armazenados em diferentes locais, sob diferentes regulamentações e de propriedade e gerenciados por diferentes partes interessadas. Embora individualmente, os processos e estratégias aplicados para arquivar dados entre corporações e equipes de dados variem, a maioria das organizações segue as etapas mencionadas acima, juntamente com alguns ajustes para atender às suas principais necessidades comerciais. Embora o arquivamento beneficie grandes organizações de várias maneiras, escolher o fornecedor certo para ajudar a arquivar dados é crucial.

Nós da Solix, com décadas de experiência em gerenciamento de dados empresariais, somos líderes no espaço de arquivamento. Arquivamento Solix Enterprise suite permite que as organizações aposentem seus aplicativos legados enquanto arquivam arquivos, e-mails e bancos de dados inativos sem comprometer a segurança ou a integridade dos dados. Com recursos de governança incorporados, garanta que suas operações de dados empresariais sejam seguras, protegidas e compatíveis.

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Sobre o autor

Olá! Sou Haricharaun Jayakumar, um executivo sênior em marketing de produtos na Solix Technologies. Meu foco principal é em dados e análises, arquiteturas de gerenciamento de dados, inteligência artificial empresarial e arquivamento. Obtive meu MBA pela ICFAI Business School, Hyderabad. Eu conduzo pesquisas de mercado, projetos de geração de leads e iniciativas de marketing de produtos para a Solix Enterprise Data Lake e Enterprise AI. Além de todas as coisas de dados e negócios, ocasionalmente gosto de ouvir e tocar música. Obrigado!