Novos serviços em nuvem são fundamentais para obter controle sobre o conteúdo

Meu vizinho tem uma garagem para dois carros e um galpão grande no quintal. Nos mais de vinte anos que moramos ao lado, eles ainda não estacionaram um único carro na garagem. A garagem está lotada com todo tipo de equipamento de jardim, pneus de inverno, equipamentos de ginástica aposentados e algum móvel estranho. O galpão também está lotado. Eles têm um soprador de neve, eu geralmente empresto o nosso porque eles não conseguem acessar o deles. Infelizmente, muitas organizações lidam com o gerenciamento de arquivos de forma semelhante.

A maioria dos compartilhamentos de arquivos corporativos está transbordando com arquivos abandonados há muito tempo. A maioria estima que a quantidade de arquivos ROT (redundantes, obsoletos, triviais) seja de pelo menos 80% do total sob gerenciamento. Um bom número deles ficou obsoleto dias após a criação, mais de 95% em 90 dias. Encontrar arquivos específicos ou arquivos contendo certas informações se torna complexo, pois eles tendem a ficar espalhados em várias ilhas de armazenamento. Alguns em dispositivos pessoais, alguns existem em compartilhamentos de arquivos no local, enquanto outros estão no Google Drive, Dropbox ou OneDrives pessoais.

A falta de controle levou a uma enorme drenagem de custos. A Gartner estimou que o custo médio para gerenciar 1 TB de armazenamento primário era de US$ 3,351 anualmente. Esse número não captura o custo de backups, replicação de dados ou outras tecnologias. A grande maioria, 79% dos gerentes e profissionais em uma pesquisa da EMC listaram o gerenciamento de armazenamento como um grande ponto problemático. No entanto, o arquivamento de arquivos (na verdade, a maior parte do gerenciamento do ciclo de vida das informações) recebe pouca atenção dentro da TI corporativa e, compreensivelmente, nenhuma atenção dos usuários empresariais. Afinal, eles presumem que a TI está "lidando com isso".

Além do armazenamento, há problemas de conformidade em jogo. De fato, mudanças regulatórias e maior escrutínio regulatório são consistentemente classificados como o risco empresarial número um pelos executivos de alto escalão. Isso não quer dizer que todos os problemas regulatórios sejam relacionados a TI/dados, mas certamente são os mais fáceis de colher. Retenção de arquivos, retenções legais e pesquisa avançada são todos possíveis. Afinal, a organização pode ser responsabilizada não apenas pelos arquivos que você não guardou, mas também pelos que você guardou por mais tempo do que o legalmente exigido.

A boa notícia é que os arquivos são relativamente simples de organizar e gerenciar, pois são autocontidos e carregam seus próprios metadados, como data de criação, última modificação e hora do último acesso. Tudo isso pode ser avaliado para gerenciamento automático. Por esse motivo, o arquivamento de arquivos, embora não seja atraente, tem um dos retornos mais rápidos sobre o investimento.

O elemento fundamental para qualquer estratégia de arquivamento de arquivos é o próprio repositório. Ele pode cumprir a promessa de custos mais baixos? Ele pode fornecer funcionalidade adicional que ajude com conformidade, segurança, compartilhamento de arquivos e pesquisa avançada? Certamente, usuários e organizações estão se tornando cada vez mais receptivos e confiantes em armazenamentos de objetos baseados em nuvem. O armazenamento em nuvem, por si só, não é suficiente. Para implementar uma estratégia de arquivamento de arquivos bem-sucedida, a chave será tornar o processo o mais silencioso possível. De fato, se os usuários finais nem sequer estivessem cientes da estratégia, você pode chamar o processo de sucesso.

Um repositório de arquivo baseado em nuvem verifica pelo menos uma caixa, escala de nuvem. Mas como isso ajuda com outros requisitos, como retenção e conformidade com retenção legal, eDiscovery e pesquisa avançada, compartilhamento de arquivos ou integração de aplicativos? A resposta é, claro, não muito. O que deve ser considerado é um relativamente novo, Archive-as-a-Service. Eles fornecem uma experiência de repositório totalmente gerenciada que qualquer organização desejará como o bloco de construção fundamental de sua estratégia de arquivamento de arquivos. Esses novos serviços devem oferecer o seguinte:

• Administração Centralizada
• Governança (ou seja, políticas de retenção e retenção legal)
• Segurança na forma de acesso baseado em funções e criptografia de ponta a ponta
• Proteção e disponibilidade de dados integradas
• Organização e gerenciamento de pastas/arquivos de forma fácil e self-service
• Acesse arquivos de qualquer lugar
• Pesquisa avançada em metadados e conteúdo de arquivos
• Categorização de arquivos, marcação, comentários, compartilhamento
• Acesso à API para oferecer suporte à integração com aplicativos existentes ou ferramentas de colaboração
• Ingestão em massa e suporte para qualquer tipo de arquivo

Nunca houve um momento melhor para a organização de TI obter uma vitória fácil implementando uma estratégia de arquivamento de arquivos. Embora haja trabalho inicial, com certeza, a escolha de um repositório é a peça fundamental fundamental para a estratégia. Os repositórios Archive-as-a-Service baseados em nuvem podem reduzir significativamente o custo e acelerar o prazo para implementar uma estratégia com um dos retornos de investimento mais rápidos que a TI poderia realizar.

Sobre o autor:

Charlie Garry tem mais de 30 anos de experiência. Ele é ex-VP e Diretor de Serviços de Pesquisa de Infraestrutura no META Group. Diretor, Gerente de Produto para banco de dados Oracle. Membro fundador da Divine Interventures e VP de Infraestrutura na Platinum Technology. Atualmente, ele é Diretor Sênior da Solix Technologies, uma empresa de software e serviços sediada no Vale do Silício.