Gestão de Registros para Empresas: Compreendendo as Melhores Práticas

Empresas que aplicam as melhores práticas comprovadas às suas políticas de gerenciamento de registros desfrutam de vantagens financeiras e estratégicas sobre seus concorrentes. Registros completos e bem organizados ajudam as empresas a otimizar processos e disponibilidade de informações, fortalecer relacionamentos com clientes e proteger a saúde financeira. O gerenciamento de registros também surgiu como um conceito de missão crítica, à medida que os regimes regulatórios e de conformidade se tornam cada vez mais complexos.

Por outro lado, práticas de gerenciamento de registros incompletas e impróprias podem ter um impacto negativo significativo em um negócio. A eficiência pode sofrer, pois os funcionários dedicam muito tempo à procura de arquivos e documentos críticos; o atendimento ao cliente também se deteriora quando os representantes da linha de frente não conseguem acessar informações relevantes. Os líderes empresariais exigem informações completas para chegar a decisões corretas — e os impedimentos podem levar a erros estratégicos potencialmente custosos. A indisponibilidade de dados também pode levar à não conformidade e acarretar penalidades e multas caras. As empresas que não armazenam seus registros adequadamente também se tornam cada vez mais propensas a violações de dados.

Adotar estratégias simples e comprovadas pode ajudar as empresas a melhorar o gerenciamento de registros e evitar resultados adversos. As empresas também podem alavancar ferramentas tecnológicas emergentes para maximizar o valor financeiro e estratégico de registros bem mantidos e bem organizados.

O que é gerenciamento de registros e por que ele é importante?

Também conhecido como gerenciamento de informações de registros (RIM), a gestão de registros abrange a supervisão, organização, administração, gerenciamento, armazenamento e descarte de registros oficiais da empresa em formato impresso e digital.

Padrões externos se aplicam a algumas formas de gerenciamento, com registros fiscais representando um exemplo proeminente — as empresas devem reter esses registros por períodos prescritos. Em outros casos, as empresas usam políticas internas para orientar e governar o gerenciamento de registros e documentos. Alguns exemplos de pontos de política incluem padrões e procedimentos de retenção, cronogramas de manutenção e protocolos de acesso.

Para entender a importância do gerenciamento de registros, os profissionais de operações comerciais precisam primeiro de um conhecimento prático sólido do que é um “registro”. Simplificando, os documentos contêm informações sujeitas a alterações, enquanto os registros não podem ser alterados. Os registros representam arquivos finalizados que atendem a um propósito oficial em relação a uma transação, tributação, regulamentações e conformidade.

Os registros comerciais podem incluir muitos tipos de informações; no contexto do gerenciamento de registros, eles normalmente cobrem transações financeiras e operações internas que se enquadram no escopo de regulamentações aplicáveis ​​ou padrões de conformidade. Exemplos de tais registros incluem:

• Declarações financeiras
• Contratos e acordos
• Faturas a pagar e a receber
• Transações bancárias
• Pagamentos de impostos
• Documentação de recursos humanos
• Recibos de pagamento de funcionários

Alguns desses registros devem ser armazenados de acordo com as diretrizes legais. Por exemplo, o IRS determina que as empresas devem reter suas declarações de imposto de renda para dois a sete anos, dependendo de como os retornos são usados.

Como o gerenciamento de registros beneficia as empresas

Abordagens eficientes e compatíveis para gerenciamento de registros oferecem benefícios empresariais essenciais. Esses benefícios geralmente se estendem por três categorias principais:

• Redução de custos e melhorias de eficiência. Segundo estimativas, apenas 5-10% dos registros têm valor de longo prazo. Estratégias simplificadas de gerenciamento de registros e documentos garantem que as empresas retenham apenas as informações necessárias ou relevantes; manter apenas os registros necessários reduz os custos, ao mesmo tempo em que torna o acesso aos registros eficiente.
• Conformidade. Vários protocolos regulatórios e de conformidade se aplicam a registros comerciais. Alguns exemplos que regem a retenção de dados incluem o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), o Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA), o Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) — e a lista continua. Todas essas leis exigem que os registros sejam retidos por uma duração específica. A não conformidade com esses regulamentos pode resultar em multas e outras penalidades dispendiosas, tornando o gerenciamento de registros essencial para empresas sujeitas a esses padrões legais.
• Planejamento de continuidade de negócios. O acesso a registros financeiros e transacionais críticos é um pilar da continuidade dos negócios e do planejamento de recuperação de desastres.

Compreendendo o ciclo de vida do gerenciamento de registros

Os registros comerciais passam por quatro estágios principais durante seus ciclos de vida. Em cada estágio, princípios específicos governam como os registros são gerenciados e administrados. Vamos dar uma olhada mais de perto nesses quatro estágios:

• Criação ou recebimento. Alguns registros resultam de processos internos, enquanto outros têm origens externas. Em ambos os casos, a fase de criação/recebimento começa quando uma empresa cria ou recebe um registro oficial e inalterável.
• A fase ativa. Durante a fase ativa, os funcionários têm uma probabilidade maior de precisar acessar o registro. A organização precisa de políticas detalhadas para governar a recuperação, uso, compartilhamento e armazenamento de registros ativos.
• A fase inativa. Registros inativos provavelmente não serão usados ​​pela organização, mas ainda devem ser mantidos por motivos regulatórios ou de conformidade. Portanto, um arquivo de registros é um lugar ideal para tais registros.
• Provisão. Quando manter ou conservar um registro específico não for mais um requisito prático ou legal, as organizações podem excluí-lo ou descartá-lo.

Melhores práticas no gerenciamento de registros e documentos corporativos

Aplicar uma estratégia sistemática pode melhorar rapidamente o desempenho e a eficácia das abordagens organizacionais para o gerenciamento de registros. Para esse fim, os especialistas recomendam usar um sistema de oito etapas para organizar e governar o gerenciamento e o arquivamento de dados. Vamos examinar esse sistema de melhores práticas, peça por peça.

Estabelecer e treinar uma equipe de gerenciamento de registros

Designe um indivíduo ou equipe qualificada para a tarefa de gerenciamento de registros organizacionais. Forneça treinamento abrangendo o plano de gerenciamento de dados internos e as melhores práticas para acessar, compartilhar, armazenar e gerenciar registros.

Criar um inventário

Primeiro, faça uma lista completa de todos os registros existentes. Marque registros irrelevantes para exclusão e finalize um inventário de registros a serem retidos.

Configurar um plano de ciclo de vida de registros

Atribua cada registro no inventário a um cronograma que cubra sua criação, fase ativa, fase inativa e disposição. Observe o tempo em que cada documento passará de uma fase para a próxima.

Cumpra com os regulamentos legais, de retenção e de privacidade

Políticas regulatórias de retenção de dados externos, relatórios legais, auditoria, privacidade de dados e políticas de segurança devem acompanhar as estratégias de gerenciamento de registros e aderir a altos padrões de segurança.

Escolha uma solução de gerenciamento e armazenamento

As empresas usam cada vez mais tecnologias de computação digital e em nuvem como a espinha dorsal de seus sistemas de gerenciamento de registros. Digitalize quaisquer registros necessários que existam apenas em formato impresso e armazene-os digitalmente em seu sistema de gerenciamento de registros eletrônicos. Habilite um mecanismo de backup e recuperação abrangente e multilocal.

Formular uma política de gerenciamento de registros

Defina padrões claros em relação ao acesso, recuperação, compartilhamento e armazenamento de registros. Como parte crítica desse processo, proteja dados sensíveis com ferramentas e estratégias elevadas de segurança cibernética e segurança da informação.

Tenha um plano de backup

Garanta que a recuperação e a recuperação de registros críticos sejam abordadas no planejamento de continuidade e recuperação de desastres da organização.

Avalie e ajuste seu sistema ao longo do tempo

Monitore o desempenho do plano de gerenciamento de registros da organização e observe deficiências, ineficiências e vulnerabilidades de segurança. Ajuste o programa e o sistema de gerenciamento conforme necessário para contabilizar e corrigir quaisquer problemas associados.

Por fim, garanta que os planos organizacionais cubram todos os registros e documentos da empresa. O programa deve cobrir não apenas registros financeiros e transacionais, mas também documentos de RH e quaisquer dados de clientes ou clientes capturados durante as operações comerciais.

Considere as vantagens de gerenciamento de dados de uma plataforma de serviços de conteúdo tudo-em-um

Abordagens inteligentes para gerenciamento de registros aumentam a eficiência operacional, garantem conformidade e reduzem a responsabilidade. Negócios em crescimento exigem um plano de gerenciamento de dados cuidadosamente formulado, pois tendem a gerar registros e documentos em números cada vez maiores.

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