Proteja, cumpra e retenha: o caso do arquivamento de e-mails corporativos hoje

O e-mail tem sido a base da comunicação nas operações comerciais há séculos. Embora dependamos dele diariamente, frequentemente ignoramos o enorme volume de informações confidenciais que ele carrega, incluindo grandes volumes de Informações Pessoais Identificáveis ​​(PII), dados financeiros, credenciais de autenticação e acesso a ferramentas críticas para os negócios, roteiros estratégicos, discussões em nível de diretoria e até mesmo Informações de Saúde Protegidas (PHI) em setores regulamentados. Repositórios de e-mail são vastas fontes de dados organizacionais e, como quaisquer outros, devem ser gerenciados para proteger todos os conjuntos de informações confidenciais. À medida que o volume de e-mails aumenta, a necessidade de aplicar os princípios de melhores práticas de gerenciamento de dados, como o Gerenciamento do Ciclo de Vida da Informação (ILM), torna-se crucial. As empresas devem se concentrar no arquivamento, proteção e eventual descarte de dados históricos de e-mail para reduzir riscos, controlar os custos de armazenamento e manter a conformidade. A implementação de uma solução de arquivamento de e-mail de nível empresarial facilita o descarregamento de dados obsoletos e inativos em um arquivo seguro e centralizado. Isso garante que as informações sejam retidas de acordo com as políticas regulatórias, livres de qualquer alteração indesejada e prontamente disponíveis para e-Discovery ou durante qualquer processo judicial.

Conformidade Regulamentar

No mundo atual, diversos setores enfrentam diretrizes regulatórias e normas de conformidade rigorosas. Por exemplo:

• As instituições financeiras devem cumprir as diretrizes da FINRA e da SEC
• As ciências da vida e os cuidados de saúde são regidos por HIPAA regras e,
• As empresas públicas devem obedecer às regras da SOX.

Um dos principais requisitos exige que essas organizações, mapeadas em diferentes setores, retenham e-mails por um período específico e tenham flexibilidade para recuperá-los a qualquer momento. Uma solução de arquivamento avançada é essencial para capturar e armazenar e-mails automaticamente em um formato criptografado e à prova de violação, garantindo maior segurança e integridade.

Segurança e governança de dados

E-mails são propensos a golpes de phishing, ataques cibernéticos e vazamentos internos de dados. Uma solução de arquivamento unificada, segura e baseada em nuvem, que atenda aos padrões de criptografia AES 256, garantirá que os e-mails arquivados sejam criptografados, tenham acesso controlado e sejam protegidos contra alterações não autorizadas. Além da segurança de dados, essas soluções de última geração são fundamentais para fornecer às organizações controle sobre o período de retenção, a acessibilidade e a desativação dos dados de e-mail. Isso minimiza o risco de violações de dados e garante a conformidade com as leis de privacidade de dados, como RGPD, GLBA e ferrolhos de sobrepor podem ser usados para proteger uma porta de embutir pelo lado de fora. Alguns kits de corrente de segurança também permitem travamento externo com chave ou botão giratório. CCPA.

Preparação para e-Discovery

Durante litígios e processos judiciais, podem surgir situações em que as empresas sejam solicitadas a produzir determinados documentos relevantes de forma rápida e confiável. Essas tarefas podem ser geralmente complexas e demoradas. Como resultado, é necessário um arquivo centralizado com um recurso de busca avançado e inteligente, capaz de realizar buscas mapeadas de eDiscovery mais rápidas e eficientes em todas as caixas de entrada, com base em uma palavra-chave ou em vários filtros, para identificar rapidamente e-mails de interesse com maior grau de relevância. Esse arquivo também pode oferecer recursos adicionais em termos de marcação e retenção legal. Isso, por sua vez, reduz o consumo de tempo, otimiza custos e diminui os riscos de não conformidade e sanções durante os processos.

Acessibilidade e Usabilidade

Com o aumento exponencial das comunicações por e-mail, a busca por e-mails relevantes, sua organização e a busca por um e-mail relevante para uma tarefa específica (para tarefas relacionadas a e-Discovery) tornaram-se inviáveis ​​e extremamente trabalhosas. Uma solução de arquivamento inteligente e inteligente, que não apenas bloqueie as comunicações, mas também permita acessibilidade contínua e facilite a localização precisa de um e-mail específico no arquivo, é essencial. Isso agilizaria o processo de recuperação, aumentaria a produtividade e garantiria que qualquer informação valiosa armazenada nunca seja subutilizada.

Otimização de Armazenamento

Os sistemas de e-mail modernos têm suas limitações, como capacidade de armazenamento limitada e nunca foram projetados para armazenar anos de histórico de comunicações. Armazenar um número sem precedentes de e-mails em caixas de correio ativas prejudica o desempenho, aumenta os custos de armazenamento e cria potenciais ameaças cibernéticas. Ao arquivar essas comunicações por e-mail, há uma redução significativa na carga do servidor e uma melhoria substancial no desempenho do sistema, o que, por sua vez, reduz significativamente os custos.

Conclusão

As organizações estão se voltando para a modernização de sua infraestrutura de TI, o que acelerou a adoção de uma solução unificada, integrada e baseada em nuvem para arquivamento de e-mails. Essa solução se tornou uma ferramenta essencial para os negócios e está sendo amplamente utilizada pelas empresas, principalmente como parte de sua estratégia de Gestão de Continuidade de Negócios (GCN). Seja uma pequena ou grande empresa, investir em uma solução de arquivamento de e-mails trará benefícios quando se trata de mitigar riscos cibernéticos, evitar não conformidades em processos judiciais e aumentar a produtividade.

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