O SOLIXCloud Email Archiving é um arquivamento de e-mail totalmente gerenciado como serviço que visa simplificar o eDiscovery, a conformidade e o gerenciamento do crescimento de e-mail. Desenvolvido pela Common Data Platform da SOLIXCloud, o arquivamento de e-mail simplifica a implementação de uma estratégia de conformidade ILM centralizada para TODOS os tipos de dados organizacionais, incluindo dados estruturados, não estruturados e semiestruturados.

Os desafios

Com a comunicação por e-mail continuando a ser a ferramenta de comunicação e colaboração número um para empresas de todos os tamanhos, as empresas hoje enfrentam uma infinidade de desafios para manter a conformidade regulatória e evitar ações de execução custosas. Novos requisitos regulatórios colocaram o e-mail sob grande escrutínio, e não é mais aceitável acumular e-mails ao longo dos anos "para o caso de você precisar deles". Novos regulamentos de privacidade de dados do consumidor, como RGPD, CCPA, CDPA, NYDFS, extensão LGPD, CPPA, etc. são apenas o motivo mais recente pelo qual a governança adequada de registros de e-mail não é mais opcional.

A solução: arquivamento de e-mail orientado à conformidade

Administradores de sistema, administradores de dados e equipes de governança de dados estão buscando métodos e procedimentos aprimorados para atender aos novos mandatos de conformidade impulsionados por regulamentações de privacidade de dados do consumidor. Aqui estão sete etapas para conformidade de e-mail que toda organização deve seguir.

Capture e arquive todos os dados de e-mail em um repositório comum

Garantir que todas as fontes de dados de e-mail sejam capturadas é um primeiro passo crítico para o arquivamento bem-sucedido orientado à conformidade. Ao usar vários métodos de coleta, como registro em diário, sincronização de caixa de correio e uploads de arquivos com base em políticas de retenção, as organizações conseguem capturar e arquivar todos os e-mails atuais de saída e entrada e dados históricos de e-mail.

No entanto, múltiplos silos de dados de e-mail arquivados apresentam seu próprio conjunto de problemas e são ineficientes. Ao centralizar a captura de e-mail em um único repositório, as organizações não apenas ganham a garantia de que sabem com certeza onde todos os seus e-mails estão localizados, como também as rotinas centralizadas de gerenciamento e manutenção são muito mais fáceis e só precisam ser realizadas uma vez.

Metadados de captura e indexação abrangentes

Para dar suporte ao arquivamento de e-mail orientado à conformidade, a captura e indexação abrangentes de todo o conteúdo de e-mail e seus anexos são essenciais. A busca e a recuperação são tão eficazes quanto o processo de indexação, que deve ser capaz de produzir catálogos mostrando onde os registros de busca estão localizados e quais dados estão contidos nos registros.

Classifique, marque e monitore e-mails para facilitar a supervisão

Políticas de arquivamento personalizadas que marcam e-mails permitem fácil classificação e monitoramento quase em tempo real com base no conteúdo do e-mail, metadados ou presença de informações confidenciais. Alertas de gatilho podem ser configurados para notificar as respectivas equipes com base em critérios definidos e garantir uma ação rápida. Adicione tags adicionais aos e-mails conforme necessário. Tudo isso ajuda você a permanecer em conformidade, monitorar atividades indesejadas e tornar seus e-mails facilmente detectáveis no futuro para uma conformidade mais rápida.

Aplicar políticas de retenção e retenção legal

As equipes jurídicas e de conformidade devem ser capazes de criar políticas de retenção abrangentes e retenções legais no nível da organização, do usuário, do e-mail ou de metadados com facilidade para ajudar na descoberta eletrônica rápida e eficaz.

Pesquisa poderosa para simplificar a descoberta eletrônica com pastas de casos

As equipes de conformidade e jurídicas poderão executar pesquisas de e-discovery mais rápidas e eficientes em todas as caixas de entrada quando a palavra-chave e/ou filtros múltiplos estiverem disponíveis para identificar rapidamente os e-mails de interesse. Essa capacidade de pesquisa é essencial se retenção, retenção legal, tags ou comentários devem ser adicionados aos e-mails identificados. Eles também poderão adicionar um ou todos os e-mails da pesquisa a uma pasta de caso para referência futura e para baixá-los em formatos populares do setor para atender a solicitações legais.

Limpar dados da fonte

Os administradores precisam ser capazes de definir políticas de arquivamento e limpeza para garantir que os e-mails sejam retidos na fonte apenas pelo período especificado. Uma vez que os períodos de retenção são atingidos, os e-mails são arquivados e, em seguida, limpos com segurança do sistema de origem, liberando assim armazenamento crítico no sistema de origem, ajudando muito a reduzir custos e manutenção. Isso também ajuda as organizações a estarem em conformidade e a armazenar apenas os dados necessários para um propósito e tempo declarados.

Acesso de autoatendimento a e-mails arquivados

Quando os e-mails são arquivados, os usuários finais não aceitarão a perda de acesso direto a esses e-mails. Não é de se admirar que os usuários empresariais retenham suas próprias cópias .pst de e-mails para referência futura. Arquivos pessoais isolados não são apenas não confiáveis, eles também são um pesadelo para equipes de conformidade que podem ou não ter visibilidade de sua existência. Repositórios centralizados que permitem acesso self-service a e-mails arquivados em uma interface semelhante a um cliente de e-mail eliminarão a necessidade de os usuários criarem arquivos pessoais e reduzirão o número de cópias duplicadas de e-mails.

A vantagem do arquivamento de e-mail SOLIXCloud

Com o objetivo de simplificar o eDiscovery, a conformidade e o gerenciamento do crescimento de e-mail, Arquivamento de e-mail SOLIXCloud, oferece uma solução de arquivamento de e-mail centralizada, segura, altamente escalável e amigável ao usuário empresarial para empresas de todos os tamanhos. Com suporte para arquivamento de sistemas de e-mail legados no local, backups de e-mail e sistemas de e-mail modernos baseados em nuvem, o SOLIXCloud oferece uma estratégia de arquivamento perfeita para todos os dados de e-mail históricos e atuais.

O arquivamento de e-mail SOIXCloud é um componente essencial de uma solução abrangente arquivamento empresarial estratégia e simplifica a implementação de Gerenciamento do ciclo de vida da informação em todos os dados empresariais, incluindo dados estruturados de ERP, CRM e aplicativos personalizados, dados não estruturados de NFS e compartilhamentos de arquivos e dados semiestruturados de e-mail e outras plataformas de comunicação.

Qual é a urgência?

Espera-se que o escrutínio de conformidade aumente com o aumento das imposições regulatórias sobre informações financeiras, registros de saúde e agora privacidade de dados do consumidor. Organizações com apenas solução de arquivamento parcial ou nenhuma correm o risco de multas altas e danos à marca devido a falhas de conformidade. Ao implementar uma estratégia para capturar e arquivar todo o conteúdo de e-mail com ILM, políticas de retenção e retenção legal, eDiscovery, pesquisa e acesso eficazes são implementados por design, mitigando o risco de conformidade.