Três principais motivos para arquivar seu Microsoft Exchange Server na nuvem

O e-mail continua a crescer como a ferramenta número um de comunicação e colaboração, e Microsoft Exchange Server continua sendo a solução dominante no local para e-mail empresarial. Além disso, as empresas agora devem reter mais e mais informações confidenciais para atender aos objetivos de governança e conformidade. O resultado líquido é que a TI empresarial está enfrentando três grandes desafios para gerenciar seus Exchange Servers, e muitos estão procurando gerenciamento de dados em nuvem como uma solução.

1. Reduza os custos de armazenamento, infraestrutura e conformidade

Hoje, a cada 60 segundos, pelo menos 160 milhões de e-mails são enviados ao redor do mundo, e 1,820 Terabytes de dados são criados. Esse crescimento desenfreado de e-mails gera custos maiores associados ao desempenho do servidor de e-mail, maior armazenamento e gerenciamento de conformidade que podem drenar orçamentos de TI. A produtividade e a eficiência operacional também são impactadas em termos de tempo desperdiçado em e-discovery, gerenciamento de retenção legal e manutenção de requisitos de retenção de dados.

Ao arquivar e-mails na nuvem, os administradores conseguem definir políticas que garantem que e-mails históricos sejam armazenados em buckets de armazenamento de objetos de baixo custo e expurgados de acordo com planos de retenção predefinidos. Quando os períodos de retenção de e-mail expiram, os e-mails arquivados são expurgados com segurança dos servidores de produção, liberando espaço de armazenamento e melhorando o desempenho geral do servidor de e-mail. O tempo de suporte de TI é bastante reduzido porque os usuários finais recuperam seus e-mails arquivados usando um modelo de autoatendimento. E igualmente importante, os riscos associados a multas e aplicação regulatória são mitigados.

2. Alcançar a conformidade regulatória

À medida que o volume de e-mails cresce, as regulamentações e imposições de privacidade de dados do consumidor (GDPR, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA, etc.) também estão expandindo o escrutínio. No passado, as organizações estavam principalmente preocupadas com o gerenciamento de requisitos de e-discovery e retenção legal ou com o cumprimento de mandatos de conformidade, como HIPAA, ALTA TECNOLOGIA, FINRA e requisitos de mídia de armazenamento eletrônico da SEC, como a Regra 17-A da SEC. Mas a reforma regulatória da privacidade de dados do consumidor é uma virada de jogo porque agora praticamente todos os e-mails devem ser considerados como contendo informações confidenciais do consumidor e também devem ser arquivados.

Regulamentos de privacidade de dados do consumidor exigem que as organizações não apenas saibam onde todos os seus dados de e-mail sensíveis do consumidor estão armazenados, mas também que sejam capazes de responder eficientemente a solicitações discretas do consumidor sobre o gerenciamento desses e-mails e endereços. Por exemplo RGPD concede aos consumidores o direito de apagar e o direito de optar por não participar. Essas novas regulamentações efetivamente elevam o nível de conformidade de e-mail porque agora todos os e-mails, especialmente comunicações de vendas e marketing, geralmente se enquadram em um ou mais mandatos de conformidade.

3. Desempenho

O crescimento exponencial do e-mail significa que o crescimento de dados é uma das principais preocupações para qualquer organização que gerencie o Microsoft Exchange Server. O desempenho do Exchange sofre conforme os conjuntos de dados se expandem e adicionar balanceadores de carga ou servidores de transporte de borda nem sempre resolverá o problema. O desempenho do servidor de e-mail é o principal desafio para os administradores de sistema porque todos os usuários de e-mail, do CEO aos trabalhadores da linha de frente, exigem desempenho máximo. O desempenho ruim do servidor de e-mail simplesmente não é uma opção.

Pesquisas mostram que e-mails com mais de um ano raramente são acessados ​​e, portanto, políticas sensatas de retenção e arquivamento de e-mails são capazes de liberar recursos valiosos do Exchange Server processando apenas e-mails atuais. E-mails mais antigos e arquivados ainda são acessíveis, mas não residem mais no servidor Exchange, consumindo recursos caros, como volumes de armazenamento anexados diretamente e memória.

A Solução

Arquivamento de e-mail SOLIXCloud e ferrolhos de sobrepor podem ser usados para proteger uma porta de embutir pelo lado de fora. Alguns kits de corrente de segurança também permitem travamento externo com chave ou botão giratório. Arquivamento Empresarial SOLIXCloud é uma solução de software como serviço que 1) reduz o custo, 2) mantém a conformidade e 3) melhora o desempenho do Microsoft Exchange Server aplicando Gerenciamento do ciclo de vida da informação melhores práticas. O SOLIXCloud fornece arquivamento de e-mail seguro e compatível que apresenta e-discovery, retenção legal e gerenciamento de retenção. O SOLIXCloud Email Archiving é seguro, protegido, transparente para o usuário final e um recurso crítico para organizações de todos os tamanhos.