Três principais motivos para arquivar seu Microsoft Exchange Server na nuvem

O e-mail continua a crescer como a principal ferramenta de comunicação e colaboração, e o Microsoft Exchange Server permanece a solução on-premise dominante para e-mail corporativo. Além disso, as empresas agora precisam reter cada vez mais informações confidenciais para atender aos objetivos de governança e conformidade. O resultado é que a TI corporativa enfrenta três grandes desafios para gerenciar seus servidores Exchange, e muitas estão buscando o gerenciamento de dados em nuvem como solução.

1. Reduza os custos de armazenamento, infraestrutura e conformidade

Hoje, a cada 60 segundos , pelo menos 160 milhões de e-mails são enviados em todo o mundo, gerando 1,820 terabytes de dados. Esse crescimento desenfreado de e-mails impulsiona o aumento dos custos associados ao desempenho dos servidores de e-mail, ao aumento do armazenamento e à gestão de conformidade, o que pode consumir os orçamentos de TI. A produtividade e a eficiência operacional também são impactadas em termos de tempo perdido com a descoberta eletrônica (e-discovery), a gestão de retenções legais e o cumprimento dos requisitos de retenção de dados.

Ao arquivar e-mails na nuvem, os administradores conseguem definir políticas que garantem que e-mails históricos sejam armazenados em buckets de armazenamento de objetos de baixo custo e expurgados de acordo com planos de retenção predefinidos. Quando os períodos de retenção de e-mail expiram, os e-mails arquivados são expurgados com segurança dos servidores de produção, liberando espaço de armazenamento e melhorando o desempenho geral do servidor de e-mail. O tempo de suporte de TI é bastante reduzido porque os usuários finais recuperam seus e-mails arquivados usando um modelo de autoatendimento. E igualmente importante, os riscos associados a multas e aplicação regulatória são mitigados.

2. Alcançar a conformidade regulatória

Com o crescente volume de e-mails, as regulamentações e a aplicação das leis de privacidade de dados do consumidor (GDPR, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA, etc.) também estão aumentando o escrutínio. No passado, as organizações se preocupavam principalmente com a gestão da descoberta eletrônica e dos requisitos de retenção legal, ou com o cumprimento de normas como HIPAA , HITECH, FINRA e os requisitos da SEC para mídias de armazenamento eletrônico, como a Regra 17-A da SEC. Mas a reforma regulatória da privacidade de dados do consumidor representa uma mudança radical, pois agora presume-se que praticamente todos os e-mails contenham informações sensíveis do consumidor e, portanto, devem ser arquivados.

As regulamentações de privacidade de dados do consumidor exigem que as organizações não apenas saibam onde todos os dados sensíveis de e-mail de seus consumidores estão armazenados, mas também que sejam capazes de responder de forma eficiente a solicitações específicas dos consumidores referentes ao gerenciamento desses e-mails e endereços. Por exemplo, o GDPR garante aos consumidores o direito ao apagamento e o direito de optar por não receber mais comunicações. Essas novas regulamentações elevam o padrão de conformidade para e-mails, pois agora todos os e-mails, especialmente as comunicações de vendas e marketing, geralmente se enquadram em uma ou mais exigências de conformidade.

3. Desempenho

O crescimento exponencial do e-mail significa que o crescimento de dados é uma das principais preocupações para qualquer organização que gerencie o Microsoft Exchange Server. O desempenho do Exchange sofre conforme os conjuntos de dados se expandem e adicionar balanceadores de carga ou servidores de transporte de borda nem sempre resolverá o problema. O desempenho do servidor de e-mail é o principal desafio para os administradores de sistema porque todos os usuários de e-mail, do CEO aos trabalhadores da linha de frente, exigem desempenho máximo. O desempenho ruim do servidor de e-mail simplesmente não é uma opção.

Pesquisas mostram que e-mails com mais de um ano raramente são acessados ​​e, portanto, políticas sensatas de retenção e arquivamento de e-mails são capazes de liberar recursos valiosos do Exchange Server processando apenas e-mails atuais. E-mails mais antigos e arquivados ainda são acessíveis, mas não residem mais no servidor Exchange, consumindo recursos caros, como volumes de armazenamento anexados diretamente e memória.

A Solução

O SOLIXCloud Email Archiving e o SOLIXCloud Enterprise Archiving são soluções de software como serviço (SaaS) que 1) reduzem custos, 2) mantêm a conformidade e 3) melhoram o desempenho do Microsoft Exchange Server aplicando as melhores práticas de Gestão do Ciclo de Vida da Informação (ILM ). O SOLIXCloud oferece arquivamento de e-mails seguro e em conformidade com as normas, incluindo recursos como descoberta eletrônica (e-discovery), retenção legal e gestão de dados. O SOLIXCloud Email Archiving é seguro, transparente para o usuário final e uma funcionalidade essencial para organizações de todos os portes.