Compreendendo os prós e contras da extração inteligente de dados de documentos
À medida que avançamos para um futuro digital, as empresas frequentemente processam documentos escritos, escaneados ou criados digitalmente, como faturas, cheques, formulários de pedidos e extratos bancários. Tradicionalmente um processo manual, a extração de dados (captura de informações específicas de documentos) nunca se tornará irrelevante. O método da mercado de extração de dados deverá crescer para US$ 4.9 bilhões em 2027. E O Gartner prevê 70% das organizações em 2025 se concentrarão em técnicas inovadoras para extrair valor de fontes não estruturadas. No entanto, o método pelo qual as empresas extraem dados evoluiu — e há uma nova mudança que pode simplificar a vida da sua empresa.
A extração manual de dados já consome muito tempo. Mas a nova inteligência artificial (IA) inteligente soluções de extração de dados de documentos podem ajudar a automatizar, reduzir custos, melhorar a precisão e processar documentos em escala. Elas também permitem que os funcionários se concentrem em atividades estratégicas em vez de tarefas triviais como copiar números de faturas.
Vamos aprender mais sobre o que a extração de dados pode fazer pelo seu negócio.
O que é extração inteligente de dados de documentos e por que ela é necessária?
Extração de dados de documentos é a extração estruturada de conteúdo útil de um texto maior. A tecnologia moderna usa captura de dados cognitivos para processar documentos em vez de gastar trabalho humano nos esforços. Agindo como um cérebro humano, o software habilitado para IA trabalha por meio de documentos com alta velocidade e precisão. Ele escaneia as partes relevantes de dados e as captura para processamento.
Por exemplo, suponha que o documento em questão seja uma fatura longa. Você pode querer extrair o nome do comprador, o nome do vendedor, o valor do pagamento e outros dados para entrada em um sistema ERP. Essa extração e ingestão podem ser completamente automatizadas graças à extração inteligente de dados de documentos. Ela também pode impactar atividades posteriores, como aprimoramento de metadados, revisões de pagamento e aprovações. Você também pode combinar as informações extraídas com outras fontes de dados internas e públicas para aumentar seu valor e capacidade de ação.
Esta técnica de A extração de documentos baseada em IA é já economizando tempo e dinheiro para as empresas, ao mesmo tempo em que aumenta a precisão. No entanto, apenas 28% dos tomadores de decisão concentram-se sobre esta aplicação de inteligência artificial. Está na hora de você considerar o uso desta tecnologia para o seu negócio? Continue lendo.
Aplicações populares de extração inteligente de dados de documentos
Há uma gama de aplicações comuns para extração inteligente de dados de documentos. — e você também pode desenvolver a sua própria. Vamos discutir alguns dos casos de uso populares.
Melhore a gestão e a governança de documentos
Os sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos ajudam a organizar e gerenciar documentos com base apenas em metadados de arquivo. Os metadados contêm informações sobre o documento, como data de criação, data de modificação, autor, local e tipo de arquivo. No entanto, os metadados básicos do arquivo não fornecem insights sobre o conteúdo dos documentos. Essas informações geralmente são críticas para melhor organização, classificação e governança de documentos.
A extração inteligente de dados pode ajudar. Ela extrai campos de dados específicos de interesse e enriquece os metadados adicionando contexto e conteúdo. Como resultado, o gerenciamento de documentos pode ser alinhado melhor com os requisitos de negócios.
Por exemplo, você pode extrair automaticamente as informações de “Data da fatura”, “Número da fatura” e “ID do produto” de cada fatura, adicionando-as a campos de metadados específicos. Isso pode ajudar os funcionários a encontrar rapidamente documentos de fatura relevantes com base nos parâmetros adicionais e processá-los de forma eficiente sem navegar por todo o repositório de documentos.
Esses metadados enriquecidos também podem ajudar a impor políticas de acesso, retenção, privacidade e outras políticas de governança de dados em escala. Isso ajuda as organizações a cumprir com políticas e regulamentações internas e externas. A extração inteligente de dados também pode ajudar a identificar informações sensíveis presentes no documento e classificá-las para processos posteriores, como rotulagem, redação ou revisão de documentos.
No geral, a extração inteligente de dados pode ajudar a melhorar o gerenciamento de documentos, a governança de dados, a qualidade dos dados, a usabilidade e a capacidade de descoberta.
Pesquisa inteligente baseada em conteúdo
Uma pesquisa baseada em conteúdo funciona procurando o que o usuário quer dentro de cada recurso, além dos metadados. No entanto, embora essa pesquisa seja um passo à frente das pesquisas baseadas em metadados de arquivo, ela raramente é eficiente porque a pesquisa não inclui contexto. Por exemplo, uma pesquisa por um documento contendo um número de fatura exclusivo como "10001" pode retornar centenas ou até milhares de documentos se esse número também for usado como ID de fornecedor ou valor de pagamento.
A extração de documentos baseada em IA pode identificar exclusivamente as informações contidas em um documento junto com o contexto. Isso torna a pesquisa baseada em conteúdo muito mais inteligente, relevante e poderosa. Imagine pesquisar por um número de fatura e receber o documento exato de que você precisa, mesmo que milhares de outros documentos possam ter incluído um número semelhante em algum outro contexto.
Os campos extraídos também permitem que as pessoas filtrem suas pesquisas de forma mais eficaz, pois a pesquisa inteligente baseada em conteúdo permite que você produza consultas tão complexas quanto desejar. Por exemplo, você pode pesquisar exclusivamente entre faturas dos últimos dois meses para um determinado valor. Escolha os parâmetros que desejar. A descoberta de documentos se torna mais rápida, mais relevante e mais eficiente, aumentando a produtividade dos funcionários e dos processos. Na verdade, um Estudo PwC observou que 40% menos horas são necessárias para processar papelada de rotina quando até mesmo as técnicas de extração mais rudimentares baseadas em IA são implementadas.
A busca inteligente de conteúdo também reduz a perda ou extravio de documentos — um problema custoso. Documentos perdidos ou extraviados podem destruir vendas e relacionamentos com clientes, ao mesmo tempo em que expõem sua organização aos riscos de não conformidade regulatória.
Automatize processos com extração de dados
A extração de dados de documentos estabelece a base para automatizar inúmeros processos manuais lentos, caros e propensos a erros. Por exemplo, uma grande empresa de manufatura pode automatizar contas a pagar ou contas a receber.
As empresas de manufatura tendem a ter milhares de fornecedores e compradores. Elas podem lidar com até 10,000 faturas ou remessas por mês — além de outros documentos de compra de fornecedores, como formulários de pedidos. Tradicionalmente, a empresa pode ter uma equipe analisando cada documento e capturando, verificando e inserindo manualmente os detalhes em um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para processamento. Essa abordagem costuma ser demorada, intensiva em recursos e propensa a erros.
A extração inteligente de dados pode automatizar esse processo manual. Isso permite que as empresas processem milhares de documentos todos os dias com a ajuda de uma equipe significativamente menor, resultando em maiores eficiências e melhorando a precisão de várias maneiras.
Outros exemplos popularmente citados são empregado de onboarding, Verificação de documentos e identidades e processos de liberação.
Automatize a extração de dados de documentos com Solix
A extração de dados de documentos é um processo essencial para muitas empresas. No entanto, também consome valiosas horas de trabalho humano — pelo menos até agora.
SOLIXCloud ECS oferece armazenamento seguro de arquivos baseado em nuvem com serviços de conteúdo inteligentes, como governança de informações, compartilhamento e colaboração de arquivos e extração inteligente de dados de documentos. A tecnologia de extração de dados habilitada para IA da Solix oferece uma maneira de simplificar e agilizar a extração de dados em uma variedade de tipos de documentos, incluindo documentos de fatura, remessas e muito mais. Isso ajuda você a organizar documentos de forma mais eficaz, potencializar a pesquisa baseada em conteúdo, habilitar a governança de dados granular e automatizar ainda mais as atividades comerciais. Pode ser a chave para transformar digitalmente seu negócio para a era moderna.
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