Modernizando o arquivamento tradicional com inteligência artificial de última geração.

 

Por que as organizações estão migrando do Optim, OpenText InfoArchive e outros sistemas de arquivamento legados para plataformas de arquivamento modernas e nativas da nuvem?

A crise dos arquivos legados: uma tecnologia que nunca se atualiza.

Se sua organização utiliza IBM InfoSphere Optim, OpenText InfoArchive, Documentum, Content Manager On Demand ou outras plataformas de arquivamento legadas, então você está gerenciando uma infraestrutura de arquivamento antiga, provavelmente implementada há 10 a 15 anos. Essas plataformas eram de última geração quando foram lançadas. Eram comprovadas e confiáveis. Hoje, representam uma grande dívida técnica e um fardo que custa cada vez mais dinheiro, flexibilidade e inovação para sua organização, além de aumentar o risco de não conformidade.

O problema é simples: as plataformas de arquivamento legadas foram construídas para uma era diferente. Elas funcionam em infraestrutura local. Lidam principalmente com fontes de dados comuns há mais de 10 anos, ou com dados estruturados de sistemas ERP mais antigos. Exigem equipes de TI dedicadas para manutenção. Não se integram com aplicativos SaaS modernos. E são cada vez mais difíceis de gerenciar à medida que os profissionais migram para plataformas modernas.

Entretanto, as modernas plataformas de arquivamento nativas da nuvem transformaram fundamentalmente a economia e as capacidades do arquivamento de dados. Elas suportam todos os tipos de dados (estruturados, semiestruturados e não estruturados) em uma única plataforma, permitindo acesso, segurança e governança consistentes. Integram-se a aplicativos SaaS como Salesforce, ServiceNow, SharePoint Online, OneDrive, Google Drive e armazenamento nativo de blobs. São implantadas na nuvem com preços flexíveis. Incluem governança de dados pronta para IA. E custam de 40% a 60% menos para operar.

Para organizações que ainda utilizam sistemas de arquivamento legados, a modernização deixou de ser opcional e tornou-se urgente.

A armadilha do arquivamento legado: por que os sistemas de arquivamento legados estão se tornando um passivo.

1. Sem evolução do produto

Os sistemas de arquivamento legados deixaram de aprimorar suas soluções, o que significa que nenhum novo recurso ou inovação está sendo adicionado. Isso pode significar que os novos dados que você precisa arquivar não são suportados, que a implantação na nuvem não é uma opção, que habilitar IA para seus dados arquivados não é possível ou que não há integrações modernas. Em alguns casos, os produtos sequer recebem suporte do fornecedor. Você está mantendo um produto estático em um mercado em rápida evolução. Você precisa desativar o sistema de arquivamento.

2. Infraestrutura local complexa

• Servidores de hardware e banco de dados dedicados
• Contratos anuais de manutenção e suporte
• Custos de licenciamento de banco de dados (Oracle, SQL Server)
• Equipe de TI para gerenciar, aplicar patches e atualizar a plataforma.
• Sem flexibilidade — você compra a capacidade antecipadamente, independentemente de usá-la ou não.

Sistemas de arquivamento legados consomem milhões de dólares anualmente dos orçamentos de TI das empresas, com algumas organizações gastando 80% de seus recursos de TI na manutenção de infraestrutura obsoleta.

3. Suporte limitado a tipos e fontes de dados – seu arquivo oferece suporte a esses tipos de dados?

• Registros do Salesforce (clientes, oportunidades, casos)
• Registros de chamados e alterações do ServiceNow
• Arquivos de e-mail
• Conteúdo não estruturado (documentos, PDFs, imagens) do SharePoint Online, Google Drive e Armazenamento de Blobs.
• Dados semiestruturados (JSON, logs, metadados)
• Suporte para DataBricks e Snowflake

4. Dificuldade em encontrar e reter pessoal qualificado

Tecnólogos talentosos migraram para plataformas nativas da nuvem, APIs e sistemas de dados modernos. Encontrar — e reter — profissionais com profundo conhecimento em sistemas de arquivamento legados está cada vez mais difícil e caro. Quando pessoas-chave saem, o conhecimento institucional se perde.

As plataformas modernas atraem talentos porque são atuais, nativas da nuvem e alinhadas com as tendências do setor. Já as plataformas legadas se tornam mais difíceis de contratar com o passar do tempo.

5. Sem recursos de IA ou análise avançada

As plataformas de arquivamento legadas foram projetadas para retenção e conformidade, não para inteligência. Elas não incluem classificação com inteligência artificial, detecção de anomalias ou preparação de dados para análises modernas. Seus dados arquivados são uma obrigação de conformidade, não um ativo comercial.

Arquivamento moderno nativo da nuvem: a abordagem da plataforma de dados comum Solix

Plataformas modernas de arquivamento nativas da nuvem, como a Solix Common Data Platform (CDP), representam uma reinvenção fundamental do arquivamento corporativo. Em vez da complexidade de infraestruturas locais, elas oferecem plataformas unificadas, com foco na nuvem e preparadas para inteligência artificial, que lidam com todos os tipos de dados em todas as fontes.

Principais funcionalidades das plataformas modernas

1. Suporte a múltiplos tipos de dados (estruturados + semiestruturados + não estruturados)

As plataformas modernas não exigem soluções separadas para diferentes tipos de dados. Uma plataforma unificada lida com:

• Estruturada: Bancos de dados (Oracle, SQL Server, SAP, Salesforce), registros transacionais, dados mestres
• Semiestruturado: JSON, XML, APIs, metadados, registros
• Não estruturado: Documentos, e-mails, imagens, PDFs, vídeos

Uma única plataforma substitui múltiplas soluções pontuais. Uma única equipe gerencia todo o arquivamento. Um único conjunto de ferramentas para conformidade, busca e análise.

2. Integração de fontes de dados modernas (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams)

As plataformas modernas de arquivamento incluem conectores nativos para aplicativos SaaS contemporâneos:

• Salesforce: Arquivamento automatizado de contas, oportunidades, casos e objetos personalizados.
• Serviço agora: Arquivamento fora da plataforma de tickets, alterações, incidentes e dados históricos.
• SAP: Arquivamento de dados de negócios SAP em uma plataforma unificada
• Email: Integração nativa com Microsoft 365, Google Workspace e Exchange local.

As organizações não precisam mais de estratégias de arquivamento separadas para diferentes aplicativos. Uma única plataforma arquiva tudo.

3. Implantação nativa da nuvem com escalonamento elástico

As plataformas modernas oferecem múltiplas opções de implantação:

• SaaS completo (nuvem): Totalmente gerenciado no Microsoft Azure (ou AWS/Google Cloud) sem necessidade de gerenciamento de infraestrutura.
• Híbrido: Nuvem para algumas cargas de trabalho, infraestrutura local para outras.
• Multi-nuvem: Flexibilidade para execução na AWS, Azure, Google Cloud ou em infraestrutura local.

Principais vantagens:

• Pague apenas pelo que usar (preços flexíveis)
• Sem investimento inicial em hardware
• Correções e atualizações de segurança automáticas
• Redundância integrada e recuperação de desastres.
• Aumente a escala de gigabytes para petabytes sem provisionamento.

4. Conformidade e Governança Integradas

As plataformas modernas incluem suporte nativo para requisitos regulamentares sem necessidade de configuração personalizada:

• GDPR (direito ao esquecimento, portabilidade de dados)
• HIPAA (retenção de dados de saúde)
• SEC 17a-4 (registros de serviços financeiros)
• FINRA (retenção de negociações e comunicações)
• CCPA (Direitos de privacidade da Califórnia)
• NYDFS (Estado de Nova Iorque com requisitos de minimização de dados)
• SOX (trilhas de auditoria financeira)

Políticas automatizadas de retenção, bloqueios legais, trilhas de auditoria e rastreamento da cadeia de custódia são recursos padrão — não são desenvolvimentos personalizados.

5. Governança e Inteligência de Dados Preparadas para IA

As plataformas modernas de arquivamento são projetadas para a era da IA. Elas incluem:

• Classificação automatizada de dados por sensibilidade e tipo.
• Detecção de anomalias e riscos com inteligência artificial
• Preparação de dados para análises e aprendizado de máquina
• Extração e enriquecimento de metadados
• Busca inteligente com tecnologia de processamento de linguagem natural

Seus dados arquivados se tornam um ativo para conformidade, análise e inteligência — e não apenas uma obrigação de armazenamento.

Migrando de sistemas de arquivamento legados: uma abordagem comprovada

A Vantagem da Migração: Transferência de Arquivo para Arquivo

Uma das principais vantagens da modernização das plataformas de arquivamento é que você não está migrando sistemas de produção ativos. Você está transferindo dados arquivados de um arquivo para outro. Isso é fundamentalmente menos arriscado do que migrações de ERP.

Por que a migração de arquivo para arquivo é mais simples:

• Os dados são somente leitura (nenhuma transação comercial ativa será afetada).
• Volumes de dados menores do que os sistemas ativos
• Sem dependência de sistemas de produção ativos
• É possível uma abordagem faseada (migrar um tipo de dado de cada vez).
• O arquivo original permanece como alternativa, se necessário.

Plataformas modernas suportam dados de arquivo legados

Uma capacidade essencial das plataformas modernas nativas da nuvem: elas podem ingerir e gerenciar dados de sistemas de arquivamento legados. Isso significa:

• Extraia dados arquivados do Optim ou InfoArchive sem precisar executar o sistema original.
• Migre para uma plataforma moderna, mantendo todos os metadados e registros de auditoria.
• Desative os sistemas legados assim que a migração for concluída.

Abordagem de migração em 4 fases

Fase 1: Avaliação e Planejamento

• Catalogar todos os dados arquivados em sistemas legados.
• Avaliar o volume, os tipos e os requisitos de retenção dos dados.
• Metadados de documentos e estruturas de trilha de auditoria
• Identificar os requisitos de conformidade e regulamentares

Fase 2: Implantação da Plataforma Moderna

• Implante uma plataforma de arquivamento moderna (SaaS ou híbrida).
• Configure modelos de dados para conteúdo de arquivo legado.
• Estabeleça políticas de retenção e controles de conformidade.
• Validar os controles de segurança e acesso.

Fase 3: Migração de Dados

• Extrair dados de sistemas de arquivamento legados
• Transformar e validar para plataformas modernas
• Migre em fases por tipo de dados ou unidade de negócios.
• Verificar a integridade dos dados e preservar os registros de auditoria

Fase 4: Desativação do Sistema Legado

• Verifique se todos os dados foram migrados com sucesso.
• Conservar o arquivo original como referência somente leitura (se desejar).
• Desative a infraestrutura Optim, Informatica ou InfoArchive.
• Eliminar contratos e equipes de suporte legados.

A justificativa comercial: por que a modernização é urgente agora.

Organizações que utilizam o Optim ou o OpenText InfoArchive enfrentam um conjunto convergente de pressões:

• Dívida tecnológica: As plataformas legadas não recebem mais atualizações ou novas funcionalidades.
• Pressão de custo: A infraestrutura legada está se tornando cada vez mais cara em comparação com as alternativas em nuvem.
• Requisitos de dados modernos: Aplicações SaaS (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) exigem soluções modernas de arquivamento.
• Expansão de recursos: Novas funcionalidades de arquivamento (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) sem custo adicional.
• Automação de conformidade: Redução de 30 a 40% no trabalho manual de conformidade por meio da automação de políticas, eliminando processos manuais propensos a erros.
• Acessibilidade de dados: Recuperação e pesquisa mais rápidas por meio de indexação moderna.
• Preparação para IA: Organizações que se preparam para iniciativas de IA precisam de plataformas modernas de governança de dados.

Retorno sobre o investimento da modernização: o que as organizações realmente alcançam

Os aspectos econômicos da modernização são convincentes: as organizações normalmente obtêm retorno do investimento em 12 a 18 meses, com um multiplicador de ROI de 3 a 5 vezes. Mas o argumento estratégico é ainda mais forte: as organizações que modernizam ganham agilidade operacional, reduzem o risco de não conformidade e habilitam novas funcionalidades que suas plataformas legadas jamais poderiam suportar.

A Solix pode fornecer uma avaliação personalizada sem custo para ajudar a determinar o retorno do investimento (ROI).

A modernização deixou de ser opcional e tornou-se estratégica.

A era das plataformas de arquivamento legadas está chegando ao fim. O IBM Optim está se tornando cada vez mais difícil de gerenciar e manter. O OpenText InfoArchive é caro e complexo.

As plataformas modernas de arquivamento nativas da nuvem transformaram o setor com recursos unificados, implantação na nuvem, preços flexíveis, suporte a fontes de dados modernas e governança preparada para IA. Elas custam de 40% a 60% menos para operar, integram-se a aplicativos SaaS contemporâneos e possibilitam novos casos de uso que as plataformas legadas nunca suportaram.

Para organizações que ainda utilizam sistemas de arquivamento legados, a questão não é "Devemos modernizar?", mas sim "Quando podemos começar?".

A oportunidade de extrair valor de sistemas legados e migrar para plataformas modernas está aberta. O custo da espera aumenta a cada ano. A vantagem estratégica da modernização cresce a cada trimestre.

Chegou a hora de ir além do Optim, Informatica e InfoArchive. O futuro do arquivamento é nativo da nuvem, multi-tipo de dados e preparado para IA.

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