Настало время покорить горы неструктурированных данных вашего предприятия

В то время как организации вложили значительные средства в управление структурированными базами данных и транзакционными системами, возникла проблема, о которой мало кто говорит: взрывной рост количества неструктурированных файлов, которые хранятся, фактически не управляются и, конечно же, не используются. Время действовать — сейчас.

Ошеломляющая реальность роста неструктурированных данных

Эти цифры убедительно свидетельствуют о том, что каждый руководитель предприятия должен это понимать. Объём неструктурированных данных растёт с поразительной скоростью — на 55–65% в год, а совокупный годовой темп роста составляет 61%. Ещё более поразительно, что к 80 году 2025% всех данных в мире будут неструктурированными, что представляет собой радикальный сдвиг в подходе предприятий к управлению данными.

Для сравнения: объём данных вырастет на 181.93% с 2020 по 2025 год, и, судя по объёму, 80% данных неструктурированы. Это не просто проблема будущего — это происходит прямо сейчас, и предприятия, которые не смогут принять меры, утонут в море неуправляемых цифровых активов.

Скрытые издержки неуправляемых файлов

Каждый день ваша организация создаёт тысячи документов, презентаций, изображений, видео, журналов и других неструктурированных файлов. Эти цифровые активы накапливаются в файловых хранилищах, системах электронной почты, платформах совместной работы и на дисках отделов, создавая то, что многие ИТ-руководители в частном порядке называют «кладбищами данных» — хранилищами, где информация забывается.
Истинная стоимость этого неуправляемого роста выходит далеко за рамки расходов на хранение:

• Комплаенс-риск: Нормативные требования, такие как GDPR, HIPAA и закон Сарбейнса-Оксли, не делают различий между структурированными и неструктурированными данными. Каждое электронное письмо, документ и файл несут в себе потенциальные обязательства по соблюдению нормативных требований, которые ручные процессы просто не могут выполнить.
• Операционная неэффективность: Работники сферы интеллектуального труда тратят до 30% своего времени на поиск информации, разбросанной по неструктурированным хранилищам. Для средних и крупных предприятий это ежегодно приводит к потерям производительности на миллионы долларов.
• Угроза безопасности: Неуправляемые файлы создают «слепые зоны» в вашей системе безопасности. Без надлежащей классификации и управления жизненным циклом конфиденциальные данные могут оставаться доступными в течение длительного времени после того, как их следовало архивировать или уничтожить.
• Резкий рост стоимости хранения: Первичные системы хранения данных не предназначены для хранения файлов, накопленных за десятилетия. Стоимость терабайта в высокопроизводительных хранилищах продолжает обременять ИТ-бюджеты по мере роста объёмов данных.

Императив управления жизненным циклом информации

Решение заключается во внедрении комплексной стратегии управления жизненным циклом информации (ILM), которая обрабатывает неструктурированные данные с той же строгостью, что и критически важные базы данных. Управление жизненным циклом данных (DLM) — это основанный на политиках подход, основанный на передовых практиках, для контроля потока данных информационной системы на протяжении всего ее жизненного цикла, от создания до удаления.

Эффективный ILM обеспечивает структуру для управления данными на пяти отдельных этапах:

• Создание и классификация: Каждый файл должен автоматически классифицироваться на основе содержания, контекста и бизнес-ценности с момента создания. Это позволяет автоматически применять политики и обеспечивает единообразную обработку данных на протяжении всего жизненного цикла.
• Активное управление: В активной фазе данные требуют высокопроизводительного доступа и надежного резервного копирования. Для обеспечения безопасности и соответствия требованиям необходимо четко определить сроки хранения, контроль доступа и мониторинг использования.
• Архивный переход: По мере старения данных и снижения частоты доступа к ним следует перевести их на экономичное архивное хранение. Ключевым моментом является сохранение доступности при значительном снижении затрат на хранение и администрирование.
• Долгосрочное удержание: Разработайте политики хранения данных, определяющие, какие данные следует архивировать и как долго. Архивные системы должны обеспечивать надежный доступ к историческим данным с возможностью поиска, соблюдая при этом нормативные требования к неизменности и ведению аудиторских журналов.
• Безопасная утилизация: По истечении срока хранения данные должны быть безопасно удалены, чтобы предотвратить несанкционированный доступ. Автоматизированные процессы удаления данных обеспечивают соблюдение требований и одновременно снижают нагрузку на ручной контроль.

Лучшие практики архивирования корпоративных файлов

Для успешного архивирования файлов недостаточно просто переместить старые файлы в более дешёвое хранилище. Ведущие организации следуют этим проверенным практикам:
Автоматизация на основе политик: автоматизация различных аспектов процесса архивирования данных может повысить эффективность и точность. Разработайте четкие политики, которые автоматически запускают архивацию в зависимости от возраста файла, схем доступа и бизнес-правил, вместо того чтобы полагаться на ручное вмешательство.

• Стратегия многоуровневого хранения: Не все архивные данные имеют одинаковые требования к доступу. Внедрите многоуровневое хранилище, которое обеспечит баланс между оптимизацией затрат и скоростью извлечения данных, гарантируя, что часто используемые архивы будут оставаться легкодоступными, а редко используемые данные будут перемещаться на наиболее экономичные уровни хранения.
• Комплексная индексация: Архивные системы должны обеспечивать надежные возможности поиска и обнаружения. Пользователи должны иметь возможность находить архивный контент так же легко, как и активные файлы, предотвращая создание дубликатов данных и поддерживая эффективные процессы электронного обнаружения.
• Интеграция с существующими системами: Успешные решения для архивирования легко интегрируются с существующими файлообменниками, системами электронной почты и платформами для совместной работы. Пользователям не нужно менять свои рабочие процессы, чтобы воспользоваться преимуществами управления жизненным циклом.
• Масштабируемая архитектура: Проектируйте инфраструктуру архива, способную справиться с экспоненциальным ростом. Современное решение для архивирования должно учитывать не только текущие объёмы данных, но и неизбежное расширение, обусловленное инициативами цифровой трансформации.

Создание экономического обоснования для действий

Финансовое обоснование внедрения комплексного архивирования файлов выходит за рамки простого снижения затрат на хранение. Организации обычно видят:

• Сокращение затрат на первичное хранение на 60–80 % за счет автоматизированного архивирования
• Повышение производительности резервного копирования и восстановления по мере уменьшения объемов активных данных
• Улучшенное соблюдение требований благодаря автоматизированному хранению и удалению
• Сокращение судебных издержек при электронном раскрытии данных за счет централизованных архивов с возможностью поиска
• Повышение производительности, поскольку пользователи могут эффективно находить историческую информацию
• Что ещё важнее, промедление лишь усугубляет проблему. Прогнозируется, что к 109.1 году объём мирового рынка решений для работы с неструктурированными данными достигнет 2033 млрд долларов США, а среднегодовой темп роста составит около 15.5%, что отражает острую необходимость для организаций решить эту проблему.

Путь вперед

Проблема неструктурированных данных сама собой не решится. Каждый день промедления означает накопление большего объёма данных, рост затрат на хранение, увеличение риска несоответствия требованиям и, наконец, увеличение сложности. В экономике, основанной на данных, процветать будут те организации, которые внедряют комплексное управление жизненным циклом уже сейчас, пока ещё могут опережать события.

Ваша компания уже вложила значительные средства в управление структурированными данными. Следующий шаг — обеспечить тот же уровень дисциплины и автоматизации для огромных объёмов неструктурированных файлов, представляющих собой корпоративные знания вашей организации. Технология существует, бизнес-кейс понятен, а цена бездействия продолжает расти.

Вопрос не в том, нужно ли вашей организации комплексное архивирование файлов и управление жизненным циклом информации, а в том, насколько быстро вы сможете внедрить решение, масштабируемое по мере роста объема данных и поддерживающее ваши бизнес-цели.

Узнайте больше о решении Solix для архивации файлов здесь: Архивирование файлов SOLIXCloud | Безопасное и масштабируемое хранилище данныхВремя полумер и ручных процессов прошло. Настало время автоматизированного управления жизненным циклом информации корпоративного уровня.