Управление архивированием данных электронной почты сломано

Смотрите, большинство корпоративных систем электронной почты по сути мусор. Я видел это своими глазами, и это просто поражает, как компании стоимостью в миллиарды долларов управляют тем, что можно назвать цифровыми свалками. Это нужно изменить.

Проблема намного хуже, чем вы думаете

Большинство генеральных директоров не имеют ни малейшего представления о том, что их компании сидят на тикающих бомбах замедленного действия неорганизованных данных. Каждый день их сотрудники генерируют тысячи писем, которые исчезают в том, что по сути является черной дырой. Когда начинается судебный процесс — а он обязательно наступит — они влипли.

Цифры ошеломляют. Типичная компания из списка Fortune 500 генерирует более 1 миллиона писем в день. Это безумие. И что вы думаете? Около 60% из них — критически важная для бизнеса информация, которая им понадобится позже. Но они не могут ее найти, потому что их архивные системы застряли в 2010 году.

Почему текущие решения совершенно неверны

Стандартный подход к архивированию электронной почты в корне ошибочен. Компании вкладывают деньги в облачное хранилище, думая, что оно решает проблему. Это не так. Это все равно, что сказать, что вы решили проблему голода в мире, построив более крупные склады. Настоящая проблема — это организация и доступность.

И даже не заставляйте меня начинать о проблемах соответствия. Штрафы за нарушение GDPR выросли на 50% в прошлом году. Регуляторы больше не лезут в чужие дела. Компании получают штрафы, которые могли бы профинансировать целую миссию на Марс (небольшое преувеличение, но вы поняли).

Физика управления электронной почтой

По сути, это проблема термодинамики. Данные электронной почты естественным образом стремятся к хаосу, если вы не прикладываете энергию для их организации. Чем больше у вас писем, тем больше энергии вам нужно. Это простая физика. Но большинство компаний пытаются решить эту проблему с помощью инструментов каменного века.

Квантовый скачок, который нам нужен, заключается не в технологии хранения данных, а в организации, управляемой искусственным интеллектом. Текущие модели машинного обучения могут обрабатывать и классифицировать электронные письма с точностью 99.9%. Это лучше, чем у любого человека. Тем не менее, компании продолжают платить командам людей за ручную сортировку электронных писем во время обнаружения. Абсурд.

Решение — не ракетостроение (но близко)

Вот что на самом деле работает:

Возможности поиска на квантовом уровне на основе искусственного интеллекта
Категоризация и маркировка в реальном времени
Автоматизированные проверки соответствия
Предиктивная аналитика для оптимизации хранения

Нам нужны системы, которые могут предсказать, какие письма вам понадобятся, до того, как они вам понадобятся. Технология существует. Я видел это. Но большинство компаний слишком заняты покупкой дорогих пластырей для своих проблем с электронной почтой вместо того, чтобы устранять глубинные проблемы.

Финансовая реальность

Давайте поговорим о деньгах. Одна утечка данных может обойтись компании в среднем в 4.35 миллиона долларов. Это цена примерно 60 Tesla Model 3. И все же компании отказываются тратить даже часть этой суммы на надлежащее архивирование электронной почты. Сделайте это разумным.

Будущее уже здесь

Самое дикое, что у нас уже есть технология, чтобы это исправить. Современный ИИ может:

Обрабатывайте миллионы писем в секунду
Прогнозируйте юридические удержания до того, как они понадобятся
Автоматически обнаруживать и защищать конфиденциальные данные
Создавайте отчеты о соответствии в режиме реального времени

Однако вместо того, чтобы внедрять эти решения, компании по-прежнему используют системы, которые по своей сложности сопоставимы с Commodore 64.

Выводы

Архивация электронной почты — это не просто проблема ИТ — это проблема выживания. Компании, которые не сделают это правильно в ближайшие несколько лет, умрут. Это не гипербола, это базовый бизнес-дарвинизм.

Выбор прост: развиваться или вымереть. Система электронной почты вашей компании должна быть такой же сложной, как и ваша производственная линия. Все, что меньше, — это технологическая халатность.

И если вы думаете, что я преувеличиваю, подождите, пока вашей компании не понадобится предоставить конкретные электронные письма за 2019 год для судебного разбирательства. Вот тогда вы поймете, что ваша текущая система примерно так же полезна, как чайник для шоколада.

Пора сделать шаг в будущее. Архивирование электронной почты SOLIXCloud | Безопасное архивирование писем Или не делайте этого и посмотрите, как это сделают ваши конкуренты.

*Если вы не согласны с чем-либо из этого, вы можете доказать, что я не прав. Данные говорят громче, чем мнения.*

Об авторе:

Сандип — приглашенный блогер и энтузиаст технологий, увлеченный искусственным интеллектом и машинным обучением. Он имеет степень бакалавра в области компьютерной инженерии Калифорнийского университета в Беркли и большой опыт работы в сфере технологий. В свободное время Сандип любит играть в видеоигры и болеть за свою любимую хоккейную команду Florida Panthers.