Политики хранения данных электронной почты: почему вашей компании следует отнестись к этому серьезно
Послушайте блог о политике хранения данных электронной почты
Давайте поговорим о чем-то, что может заставить ваши глаза поначалу остекленеть — политиках хранения электронной почты. Я знаю, знаю, это звучит так же захватывающе, как наблюдать за высыханием краски. Но вот в чем дело: если ваша компания не справляется с хранением электронной почты должным образом, вы можете сидеть на бомбе замедленного действия.
Представьте себе: на ваш стол ложится судебный иск, и вам нужно найти конкретные электронные письма трехлетней давности. Сможете ли вы это сделать? Для большинства компаний ответ «может быть» — и этого, к сожалению, недостаточно. Некоторые сотрудники хранят все электронные письма в своих входящих. Некоторые создают сложную систему папок. Некоторые «удаляют» практически все. Вы все еще уверены, что найдете нужные электронные письма сейчас?
Вот реальность: даже с текстовыми сообщениями и чат-приложениями объем электронной почты не снижается. Среднестатистический корпоративный работник отправляет и получает более 100 писем каждый день. Это много цифровой бумажной работы, и в отличие от старых времен, когда можно было просто засунуть бумаги в картотечный шкаф, для электронной почты нужен более продуманный подход.
Думайте о сохранении электронной почты как о цифровом ведении домашнего хозяйства. Вы же не будете хранить каждый листок бумаги, который попадает на ваш стол, вечно, верно? Но вы также не будете выбрасывать налоговые документы или важные контракты. Тот же принцип применим и к электронной почте.
Между Сарбейнсом-Оксли, HIPAA и GDPR, есть лабиринт правил, которые диктуют, что вам нужно хранить и как долго. Помните, данные электронной почты могут быть активом, но они также могут быть и обязательством. Эффективные политики помогают управлять этим.
Лучшее управление сохранением электронной почты — это не просто способ избежать штрафов. Это способ лучше управлять своим бизнесом. Вам когда-нибудь нужно было сослаться на старое обсуждение проекта? Или проверить, что было обещано клиенту два года назад? Вот где правильное сохранение электронной почты — и простота поиска — могут действительно принести пользу бизнесу.
Техническая часть на самом деле довольно крутая в наши дни. Современные системы архивирования могут автоматически сортировать электронные письма на основе того, о чем они, кто их отправил и кто их получил. Это как иметь суперэффективного цифрового библиотекаря, работающего на вас. Эти системы могут применять правильные политики к правильным электронным письмам для хранения, а затем удалять их, когда они больше не нужны. Архивирование электронной почты SOLIXCloud | Безопасное архивирование писем
А затем возникает проблема удаленной работы. Когда люди работают из любой точки мира и используют свои телефоны для электронной почты, старые границы больше не работают. Ваши политики удержания должны учитывать эту новую реальность. Распространяется ли ваша политика на то, что происходит, когда кто-то использует свой личный Gmail для работы? Должны.
Давайте будем честны и с хранением. Да, цифровое хранение дешево, но это не значит, что вы должны хранить все вечно. Это как иметь огромный гараж — то, что вы можете хранить все, не означает, что вы должны это делать. Чем больше вы храните, тем сложнее найти то, что вам действительно нужно.
Я усвоил одно: вам нужно привлечь своих людей. Лучшая в мире система не поможет, если ваши сотрудники не понимают, почему это важно. И нет, рассылки скучных PDF-файлов с политиками недостаточно. Вам нужно сделать это реальным для них. Поделитесь историями о том, что может пойти не так, и как правильное управление электронной почтой облегчает жизнь каждому.
То, что происходит в конце концов, на самом деле довольно захватывающе. ИИ начинает делать хранение электронной почты более умным. Вместо жестких правил вроде «хранить все в течение семи лет» мы движемся к системам, которые могут принимать более тонкие решения. Они могут выявлять закономерности и взаимосвязи, которые люди могут упустить.
Вот суть: сохранение электронной почты — это не просто проблема ИТ или юридическая проблема — это проблема бизнеса. И как большинство проблем бизнеса, она никуда не денется. Компании, которые справляются с ней хорошо, — это те, кто видит в ней нечто большее, чем просто флажок соответствия для проверки.
Хорошие новости? Вам не нужно разбираться в этом в одиночку. Начните с основ: узнайте, какие правила применяются к вашей отрасли, установите четкие политики, которые понятны всем, и инвестируйте в инструменты, которые облегчат соблюдение этих политик. Остальное приложится. Архивирование электронной почты SOLIXCloud | Безопасное архивирование писем
Помните, цель не в совершенстве, а в прогрессе. Сделайте свою политику хранения электронной почты достаточно хорошей сегодня и продолжайте улучшать ее завтра. Ваше будущее «я» (и ваша юридическая команда) будут вам благодарны.
