Глобальный закон о хранении электронной почты: основные требования

Несмотря на десятилетия, электронная почта остается основой корпоративной коммуникации. Но с большим удобством приходит большая ответственность – особенно когда дело касается требований к хранению. Для корпоративных почтовых платформ навигация по сложной паутине глобальных законов о хранении – это не просто хорошая практика – это обязательное условие соответствия.

США

В США действует целый ряд федеральных и отраслевых правил:

• Правило 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC) обязывает брокеров-дилеров хранить электронные письма в течение как минимум шести лет, причем первые два года в легкодоступном месте. Положение также требует, чтобы эти записи хранились в неперезаписываемом, нестираемом формате (WORM).
• Правила FINRA соответствуют требованиям SEC, требующим от фирм-членов сохранять все электронные коммуникации, связанные с бизнесом, в течение трех лет, причем первые два года — в легкодоступном месте.
• HIPAA требует от охватываемых организаций хранить электронные медицинские записи и связанные с ними электронные письма в течение шести лет с момента создания или последней даты вступления в силу. Некоторые штаты устанавливают даже более длительные сроки хранения медицинских записей.
• Закон Сарбейнса-Оксли требует, чтобы публичные компании хранили электронные письма и сообщения, связанные с аудитом, в течение семи лет после завершения аудита.

Европейский Союз (Рамки GDPR)

Подход ЕС больше ориентирован на минимизацию данных, чем на конкретные сроки хранения:

• Электронные письма, содержащие персональные данные, должны храниться только «столько времени, сколько необходимо» для той цели, для которой они были собраны.
• Организации должны установить и документировать четкие сроки хранения в своих политиках хранения данных.
• Электронные письма сотрудников, связанные с бухгалтерскими документами, должны храниться в течение 10 лет.
• Электронные письма, связанные с HR, обычно требуют хранения от 3 до 10 лет в зависимости от конкретного содержания.

Великобритания

После Brexit Великобритания сохраняет схожие, но отличающиеся требования:

• Закон о компаниях 2006 года требует, чтобы деловые записи, включая соответствующие электронные письма, хранились в течение шести лет.
• Компании, предоставляющие финансовые услуги, должны хранить электронные сообщения не менее пяти лет (семь лет для сообщений, связанных с пенсионным обеспечением).
• HMRC требует, чтобы записи, связанные с НДС, включая электронные письма, хранились в течение шести лет

Австралия

Австралийская нормативная база включает в себя:

• Закон об электронных транзакциях требует, чтобы деловые записи хранились в течение семи лет.
• Поставщики финансовых услуг должны хранить записи электронной почты в течение семи лет в соответствии с требованиями ASIC
• Налоговые сообщения должны храниться в течение пяти лет с даты последней записи.
• Записи о сотрудниках должны храниться в течение семи лет после увольнения.

Канада

ПИПЕДА (Закон о защите личной информации и электронных документах) регулирует хранение:

• Общие деловые записи, включая электронную почту: минимум шесть лет
• Налоговые сообщения: шесть лет с конца последнего налогового года, к которому они относятся
• Трудовые книжки: три года после окончания трудовых отношений
• Коммуникации, связанные с ценными бумагами: семь лет

Япония

Закон о защите личной информации (АППИ) устанавливает следующие стандарты:

• Корпоративные налоговые записи: семь лет
• Трудовые записи: пять лет
• Коммерческие книги и документы: десять лет

Лучшие практики для корпоративных почтовых платформ

Техническая реализация

• Внедрите автоматизированные политики хранения на основе классификации контента
• Используйте инструменты на базе искусственного интеллекта для идентификации и категоризации регулируемого контента
• Развертывание решений по неизменяемому хранению данных для соблюдения нормативных требований
• Включить возможности юридического удержания для судебных разбирательств

Разработка политики

• Создавайте четкие графики хранения по категориям электронной почты
• Документальное обоснование сроков хранения
• Установить процедуры для регулярных обзоров политики
• Реализация программ обучения сотрудников

Снижение рисков

• Регулярные проверки соответствия
• Сторонняя проверка систем хранения
• Документирование всех решений по удержанию
• Регулярное тестирование процедур восстановления

Цена несоблюдения требований

Недавние меры принудительного характера выявили серьезные последствия ненадлежащего хранения электронной почты:

• Morgan Stanley оштрафован на 200 миллионов долларов в 2022 году за использование WhatsApp и личной электронной почты
• JPMorgan заплатил 200 миллионов долларов за неспособность сохранить деловые коммуникации
• Deutsche Bank получил штраф в размере 200 млн долларов за несанкционированные платформы обмена сообщениями

Взгляд в будущее

Тенденция ясна: регуляторы по всему миру усиливают контроль за сохранением электронных сообщений. Корпоративные платформы электронной почты должны развиваться, чтобы соответствовать этим вызовам:

• Улучшенная автоматизация управления удержанием
• Расширенные возможности классификации
• Улучшенная интеграция с другими каналами связи
• Более совершенные инструменты для демонстрации соответствия

Резюме

Для корпоративных платформ электронной почты соответствие требованиям по хранению не является необязательным. Ключевым моментом является создание гибких систем, которые могут адаптироваться к меняющимся правилам, сохраняя при этом эффективность операций. Организации должны инвестировать в надежные решения по хранению или рисковать значительными штрафами и репутационным ущербом. Обратитесь к Solix за ответами: Архивирование электронной почты SOLIXCloud | Безопасное архивирование писем

Поскольку регулирующие органы проявляют все больший интерес к сохранению электронных коммуникаций, опережение требований становится не просто выгодным бизнесом — это необходимо для выживания в современной корпоративной среде.

Условия использования

Эта информация предоставляется «как есть». Она не предназначена для предоставления каких-либо юридических консультаций. Пожалуйста, работайте с вашими юридическими командами, чтобы понять и применить необходимый набор политик и процедур для соответствия требованиям в зависимости от географии, в которой вы работаете.