Как архивируются огромные корпоративные файлы?

Крупные корпорации накапливают огромные объемы данных путем прямого сбора с веб-сайтов, приложений, опросов и POS-систем, а также косвенного сбора с устройств IoT, общедоступных источников, сторонних поставщиков, партнерств, слияний и поглощений. Эти наборы данных можно разделить на структурированные, неструктурированные и полуструктурированные данные, и все они предназначены для обработки по-разному.

Это часто приводит к избыточным данным, проблемам интеграции и проблемам управления. Политики хранения данных, нормативные требования и конкурентное давление также способствуют накоплению данных. Эффективное архивирование этих файлов абсолютно необходимо для поддержания доступности данных, соответствия требованиям, снижения рисков и оптимизации затрат на хранение и распределение вычислительных ресурсов.

Но как эти крупные корпорации архивируют эти файлы?

Выведенные из эксплуатации устаревшие системы – вывод из эксплуатации

Действия по слияниям и поглощениям, политика управления, правила и требования юридического удержания привели к избыточным приложениям и зависимости от устаревших систем. Эти приложения часто имеют очень высокую совокупную стоимость владения (TCO) и эксплуатационные ограничения. Крупные организации решают эту проблему, выводя из эксплуатации/выводя из эксплуатации старые приложения и перемещая существующие наборы данных в холодное архивное хранилище.

Для архивации выведенных из эксплуатации систем и приложений группы по работе с данными обычно предпринимают следующие шаги:

• Извлечение данных из устаревших систем перед выводом из эксплуатации
• Преобразование данных в форматы, подходящие для холодного хранения в архивных системах.
• Обогащайте данные метаданными и правильной маркировкой для улучшения доступности
• Создание политик хранения и очистки на основе применимых правил
• Храните извлеченные данные в долгосрочных архивных решениях

Неструктурированные файлы и документы

Документы, презентации, электронные таблицы, изображения и другие мультимедийные файлы составляют почти 80% корпоративных данных.

Согласно отчетам, ожидается, что объемы неструктурированных данных вырастут до более чем 150 зеттабайт в течение 2025 года. Обеспечение эффективного управления этими файлами имеет решающее значение, поскольку многие из них не используются более одного раза. Файлы, которые не являются необходимыми для операций или не подлежат обязательному хранению в соответствии с правилами, могут быть очищены. Напротив, другие файлы могут быть перемещены на более дешевые уровни хранения, чтобы освободить активные системы хранения для потоков рабочих данных.

Стратегии архивирования неструктурированных данных:

• Использование инструментов классификации данных для организации файлов по важности и нормативным требованиям.
• Применение тегов метаданных для лучшей доступности через поиск
• Установить права собственности и контроль доступа, назначить владельцев определенным группам и отделам
• Создание и применение политик хранения и очистки архивных данных.
• Перемещайте файлы на уровни холодного хранения в облаке или на локальных серверах.

Электронная почта и сообщения

Компании получают много почты каждый день. Из-за требований соответствия компаниям может быть предписано хранить и вести записи потоков электронной почты от основных заинтересованных сторон, таких как клиенты, поставщики, внутренние сотрудники и другие. Предприятия должны инвестировать в инструмент архивации электронной почты, чтобы эффективно управлять этими электронными письмами.

Стратегии архивации электронных писем, чатов и других сообщений:

• Тщательно оцените почтовые ящики и критичность заинтересованных сторон с точки зрения доступа к электронной почте и сообщениям.
• Индексация писем на основе конфиденциальности, необходимости и требований соответствия
• Установите бизнес-ценность чатов и электронных писем и внедрите политики хранения и очистки
• Внедрить политики по сохранению и хранению критически важных фрагментов коммуникации для выполнения запросов на предоставление электронных данных и судебных разбирательств.
• Выберите наиболее подходящий инструмент архивации электронной почты в соответствии с вашими потребностями и реализуйте архив.

Базы данных и структурированные наборы данных

Как обсуждалось выше, архивирование неактивных баз данных и структурированных наборов данных является простым по сравнению с другими наборами данных. Однако оптимизация управления данными, контроля доступа, извлечения и доступности при снижении затрат по-прежнему является основным моментом для обсуждения в группах по работе с данными во всех крупных предприятиях.

Стратегии архивирования неактивных баз данных и структурированных наборов данных:

• Определите различные базы данных, которые необходимо архивировать, и классифицируйте их на основе конфиденциальности, необходимости и требований соответствия.
• Установите четкие сроки хранения на основе юридических и деловых требований.
• Выбирайте подходящие решения для хранения данных (облачные, локальные) с учетом объема, доступа и стоимости.
• Установить политику управления, хранения и очистки
• Перемещайте данные на архивный уровень и регулярно оценивайте политику архивирования, чтобы гарантировать эффективность и соответствие нормам.

Архивирование неактивных данных — многогранный подход, особенно в крупных организациях, где данные хранятся в разных местах, в соответствии с разными правилами, а также принадлежат и управляются разными заинтересованными сторонами. Хотя по отдельности процессы и стратегии, применяемые для архивирования данных в корпорациях и группах по работе с данными, различаются, большинство организаций следуют вышеупомянутым шагам с несколькими корректировками, чтобы соответствовать основным бизнес-потребностям. Хотя архивирование выгодно крупным организациям несколькими способами, выбор правильного поставщика для архивирования данных имеет решающее значение.

Мы в Solix, имея многолетний опыт управления корпоративными данными, являемся лидером в области архивирования. Архивирование Solix Enterprise Suite позволяет организациям удалять свои устаревшие приложения, архивируя файлы, электронные письма и неактивные базы данных, не ставя под угрозу безопасность или целостность данных. Благодаря встроенным возможностям управления обеспечьте безопасность, защищенность и соответствие требованиям операций с корпоративными данными.

Чтобы узнать больше о том, как Solix может решить ваши проблемы с архивированием, посетите нашу веб-страницу.

Об авторе

Привет! Меня зовут Харичараун Джаякумар, я старший руководитель по маркетингу продуктов в Solix Technologies. Я занимаюсь в основном данными и аналитикой, архитектурами управления данными, корпоративным искусственным интеллектом и архивированием. Я получил степень магистра делового администрирования в ICFAI Business School в Хайдарабаде. Я руковожу маркетинговыми исследованиями, проектами по генерации лидов и инициативами по маркетингу продуктов для Solix Enterprise Data Lake и Enterprise AI. Помимо всего, что касается данных и бизнеса, мне иногда нравится слушать и играть музыку. Спасибо!