SOLIXCloud Email Archiving je plne spravovaná archivácia emailov ako služba, ktorej cieľom je zjednodušiť eDiscovery, dodržiavanie predpisov a správu rastu emailov. Archivácia e-mailov, využívaná platformou Common Data Platform SOLIXCloud, zjednodušuje implementáciu centralizovanej stratégie dodržiavania ILM pre VŠETKY typy organizačných údajov vrátane štruktúrovaných, neštruktúrovaných a pološtruktúrovaných údajov.

Výzvy

Keďže e-mailová komunikácia je naďalej nástrojom komunikácie a spolupráce číslo jedna pre podniky všetkých veľkostí, podniky dnes čelia nespočetnému výzvy na udržanie súladu s predpismi a vyhnúť sa nákladným vynucovacím opatreniam. Nové regulačné požiadavky postavili e-maily pod veľkú kontrolu a už nie je prijateľné roky hromadiť e-maily „pre prípad, že by ste ich potrebovali“. Nové predpisy o ochrane osobných údajov spotrebiteľov, ako napr GDPR, CCPA, CDPA, rozšírenie NYDF, GDPR, CPPA atď. sú len posledným dôvodom, prečo už správna správa e-mailových záznamov nie je voliteľná.

Riešenie: Archivácia e-mailov riadená dodržiavaním predpisov

Správcovia systému, správcovia údajov a tímy správy údajov hľadajú vylepšené metódy a postupy, aby splnili nové mandáty na dodržiavanie predpisov na základe nariadení o ochrane osobných údajov spotrebiteľov. Tu je sedem krokov na dosiahnutie súladu s e-mailom, ktoré by mala podniknúť každá organizácia.

Zachyťte a archivujte všetky e-mailové údaje v spoločnom úložisku

Zabezpečenie zachytenia všetkých zdrojov e-mailových údajov je kritickým prvým krokom k úspešnej archivácii založenej na dodržiavaní predpisov. Pomocou viacerých metód zhromažďovania, ako je žurnálovanie, synchronizácia poštových schránok a nahrávanie súborov na základe zásad uchovávania, môžu organizácie zachytávať a archivovať všetky aktuálne odchádzajúce a prichádzajúce e-maily a historické e-mailové údaje.

Viaceré zásobníky archivovaných e-mailových údajov však predstavujú svoj vlastný súbor problémov a sú neefektívne. Centralizáciou zachytávania e-mailov do jedného úložiska organizácie nielenže získajú istotu, že s istotou vedia, kde sa nachádzajú všetky ich e-maily, centralizovaná správa a rutiny údržby sú oveľa jednoduchšie a stačí ich vykonať len raz.

Komplexné zachytávanie a indexovanie metadát

Na podporu archivácie e-mailov riadenej dodržiavaním predpisov je nevyhnutné komplexné zachytávanie a indexovanie všetkého obsahu e-mailov a ich príloh. Vyhľadávanie a získavanie je len také efektívne ako proces indexovania, ktorý musí byť schopný vytvárať katalógy, ktoré ukazujú, kde sa nachádzajú záznamy vyhľadávania a aké údaje sú v záznamoch obsiahnuté.

Klasifikujte, označujte a monitorujte e-maily pre jednoduchší dohľad

Vlastné zásady archivácie, ktoré označujú e-maily, umožňujú jednoduchú klasifikáciu a monitorovanie takmer v reálnom čase na základe obsahu e-mailov, metadát alebo prítomnosti citlivých informácií. Spúšťacie upozornenia môžu byť nakonfigurované tak, aby informovali príslušné tímy na základe definovaných kritérií a zabezpečili rýchlu akciu. Podľa potreby pridajte do e-mailov ďalšie značky. To všetko vám pomáha dodržiavať súlad, monitorovať nežiaduce aktivity a zabezpečiť, aby boli vaše e-maily v budúcnosti ľahko vyhľadateľné, aby ste dosiahli rýchlejšie súlad.

Presadzovať zásady uchovávania a právneho zadržania

Tímy pre dodržiavanie súladu a právne tímy musia byť schopné jednoducho vytvoriť komplexné zásady uchovávania údajov a právne zadržania na úrovni organizácie, používateľa, e-mailu alebo metadát, aby pomohli pri rýchlom a efektívnom elektronickom zisťovaní.

Výkonné vyhľadávanie na zjednodušenie eDiscovery pomocou priečinkov prípadov

Tímy pre dodržiavanie pravidiel a právne tímy budú môcť vykonávať rýchlejšie a efektívnejšie vyhľadávanie v elektronickom vyhľadávaní vo všetkých priečinkoch doručenej pošty, keď budú k dispozícii kľúčové slová a/alebo viaceré filtre na rýchlu identifikáciu e-mailov, ktoré vás zaujímajú. Takáto možnosť vyhľadávania je nevyhnutná, ak sa k identifikovaným e-mailom musí pridať uchovanie, zadržanie z právneho hľadiska, značky alebo komentáre. Budú tiež môcť pridať jeden alebo všetky e-maily z vyhľadávania do priečinka prípadu na budúce použitie a na stiahnutie v populárnych priemyselných formátoch na splnenie právnych požiadaviek.

Vymazať údaje zo zdroja

Správcovia musia byť schopní definovať zásady archivácie a čistenia, aby sa zabezpečilo, že e-maily budú v zdroji uchovávané iba počas určeného obdobia. Po dosiahnutí doby uchovávania sa e-maily archivujú a potom bezpečne vymažú zo zdrojového systému, čím sa uvoľní kritické úložisko v zdrojovom systéme, čo výrazne pomôže znížiť náklady a údržbu. To tiež pomáha organizáciám dodržiavať súlad a ukladať iba údaje, ktoré sú potrebné na stanovený účel a čas.

Samoobslužný prístup k archivovaným e-mailom

Keď sú e-maily archivované, koncoví používatelia nebudú akceptovať stratu priameho prístupu k týmto e-mailom. Niet divu, že podnikoví používatelia si uchovávajú svoje vlastné kópie e-mailov vo formáte .pst pre budúce použitie. Izolované osobné archívy sú nielen nespoľahlivé, ale sú aj nočnou morou pre tímy dodržiavajúce predpisy, ktoré môžu, ale nemusia mať prehľad o ich existencii. Centralizované úložiská, ktoré umožňujú samoobslužný prístup k archivovaným e-mailom v rozhraní podobnom e-mailovému klientovi, eliminujú potrebu používateľov vytvárať osobné archívy a znížia počet duplicitných kópií e-mailov.

Výhoda archivácie e-mailov SOLIXCloud

Zamerané na zjednodušenie eDiscovery, dodržiavanie predpisov a správu rastu e-mailov, Archivácia e-mailov SOLIXCloud, ponúka centralizované, bezpečné, vysoko škálovateľné a podnikové užívateľsky prívetivé riešenie archivácie e-mailov pre podniky všetkých veľkostí. S podporou archivácie zo starších vlastných e-mailových systémov, záloh e-mailov a moderných e-mailových systémov založených na cloude ponúka SOLIXCloud bezproblémovú stratégiu archivácie všetkých historických a aktuálnych e-mailových údajov.

Archivácia e-mailov SOIXCloud je nevyhnutnou súčasťou komplexného podniková archivácia stratégie a zjednodušuje implementáciu Správa životného cyklu informácií naprieč všetkými podnikovými dátami vrátane štruktúrovaných dát z ERP, CRM a vlastných aplikácií, neštruktúrovaných dát z NFS a zdieľania súborov a pološtruktúrovaných dát z e-mailu a iných komunikačných platforiem.

Čo je to naliehavosť?

Očakáva sa, že kontrola súladu sa zvýši s rozšíreným regulačným presadzovaním finančných informácií, zdravotných záznamov a teraz ochrany osobných údajov spotrebiteľov. Organizáciám s iba čiastočným alebo žiadnym riešením archivácie hrozia vysoké pokuty a poškodenie značky v dôsledku nedodržiavania predpisov. Implementáciou stratégie zachytávania a archivovania všetkého obsahu e-mailov pomocou ILM, zákonných zásad uchovávania a uchovávania, efektívneho eDiscovery, vyhľadávania a prístupu je implementovaný návrh, ktorý znižuje riziko súladu.