Tri hlavné dôvody na archiváciu servera Microsoft Exchange v cloude

E-mail naďalej rastie ako nástroj na komunikáciu a spoluprácu číslo jedna Microsoft Exchange Server zostáva dominantným on-premise riešením pre podnikový e-mail. Okrem toho musia teraz podniky uchovávať čoraz viac citlivých informácií, aby splnili ciele v oblasti riadenia a dodržiavania predpisov. Čistým výsledkom je, že podnikové IT čelia trom hlavným výzvam pri správe svojich serverov Exchange a mnohí to chcú cloudová správa dát ako riešenie.

1. Znížte náklady na skladovanie, infraštruktúru a dodržiavanie predpisov

dnes, každých 60 sekúndpo celom svete sa odošle najmenej 160 miliónov e-mailov a vytvorí sa 1,820 XNUMX terabajtov dát. Tento neskrotný rast e-mailov vedie k zvýšeným nákladom spojeným s výkonom e-mailového servera, väčším ukladacím priestorom a správou dodržiavania predpisov, čo môže vyčerpať rozpočty na IT. Produktivita a prevádzková efektívnosť sú ovplyvnené aj z hľadiska času, ktorý sa stráca pri elektronickom zisťovaní, správe držania údajov a udržiavaní požiadaviek na uchovávanie údajov.

Archiváciou e-mailov do cloudu môžu správcovia definovať zásady, ktoré zaisťujú, že historické e-maily sa ukladajú do nízko nákladových zásobníkov objektov a vyčistia sa podľa vopred definovaných plánov uchovávania. Po uplynutí doby uchovávania e-mailov sa archivované e-maily bezpečne vymažú z produkčných serverov, čím sa uvoľní úložný priestor a zlepší sa celkový výkon e-mailového servera. Čas podpory IT sa výrazne skráti, pretože koncoví používatelia získavajú svoje archivované e-maily pomocou samoobslužného modelu. A rovnako dôležité je, že sa zmierňujú riziká spojené s pokutami a presadzovaním právnych predpisov.

2. Dosiahnuť súlad s predpismi

S narastajúcim objemom e-mailov sa rozširujú aj nariadenia a presadzovanie ochrany osobných údajov spotrebiteľov (GDPR, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA atď.). V minulosti sa organizácie zaoberali najmä riadením požiadaviek na e-discovery a legálneho držania alebo plnením mandátov na dodržiavanie predpisov, ako napr. HIPAA, HITECH, FINRA a požiadavky na elektronické pamäťové médiá SEC, ako je pravidlo SEC 17-A. Reforma regulácie ochrany osobných údajov spotrebiteľov však mení hru, pretože teraz sa musí predpokladať, že prakticky všetky e-maily obsahujú citlivé spotrebiteľské informácie a musia sa tiež archivovať.

Predpisy o ochrane osobných údajov spotrebiteľov vyžadujú, aby organizácie nielen vedeli, kde sú uložené všetky ich citlivé spotrebiteľské e-mailové údaje, ale aby boli schopné efektívne reagovať na diskrétne požiadavky spotrebiteľov týkajúce sa správy týchto e-mailov a adries. Napríklad GDPR poskytuje spotrebiteľom právo na vymazanie a právo na odstúpenie od zmluvy. Tieto nové nariadenia účinne zvyšujú latku dodržiavania e-mailov, pretože teraz všetky e-maily, najmä predajná a marketingová komunikácia, vo všeobecnosti spadajú pod jeden alebo viacero mandátov na dodržiavanie predpisov.

3. Výkon

Exponenciálny rast e-mailu znamená, že rast údajov je hlavným problémom každej organizácie spravujúcej Microsoft Exchange Server. Výkon výmeny trpí tým, ako sa rozširujú množiny údajov a pridanie nástrojov na vyrovnávanie zaťaženia alebo okrajových transportných serverov problém vždy nevyrieši. Výkon e-mailového servera je pre systémových administrátorov výzvou číslo jedna, pretože všetci používatelia e-mailu od generálneho riaditeľa až po pracovníkov v prvej línii vyžadujú špičkový výkon. Slabý výkon e-mailového servera jednoducho neprichádza do úvahy.

Výskum ukazuje, že k e-mailom starším ako jeden rok sa pristupuje len zriedka, a preto rozumné zásady uchovávania a archivácie e-mailov dokážu uvoľniť cenné zdroje servera Exchange tým, že spracujú iba aktuálne e-maily. Staršie archivované e-maily sú stále prístupné, ale už nie sú umiestnené na serveri Exchange a spotrebúvajú drahé zdroje, ako sú priamo pripojené úložné zväzky a pamäť.

Riešenie

Archivácia e-mailov SOLIXCloud a Podniková archivácia SOLIXCloud je softvérové ​​riešenie ako služba, ktoré 1) znižuje náklady, 2) zachováva súlad a 3) zlepšuje výkon servera Microsoft Exchange Server použitím Správa životného cyklu informácií osvedčených postupov. SOLIXCloud poskytuje bezpečnú a vyhovujúcu archiváciu e-mailov, ktorá obsahuje e-discovery, právne zadržanie a správu uchovávania. Archivácia e-mailov SOLIXCloud je bezpečná, zabezpečená, transparentná pre koncového používateľa a kritická funkcia pre organizácie všetkých veľkostí.