SOLIXCloud 电子邮件归档是一种完全托管的电子邮件归档即服务，旨在简化电子取证、合规性和电子邮件增长管理。在 SOLIXCloud 通用数据平台的支持下，电子邮件归档简化了针对所有类型的组织数据（包括结构化、非结构化和半结构化数据）实施集中式 ILM 合规策略的过程。

面临的挑战

电子邮件仍然是各种规模企业首选的沟通和协作工具，但如今企业面临着诸多挑战，需要确保合规并避免代价高昂的执法行动。新的监管要求使电子邮件受到严格审查，多年来“以备不时之需”的邮件管理方式已不再可行。诸如GDPR、CCPA、CDPA、NYDFS、LGPD、CPPA 等新的消费者数据隐私法规，进一步凸显了妥善管理电子邮件记录的重要性。

解决方案：合规性驱动的电子邮件归档

系统管理员、数据管理员和数据治理团队正在寻求改进的方法和程序，以满足消费者数据隐私法规推动的新合规要求。以下是每个组织都应采取的七个电子邮件合规步骤。

捕获并存档所有电子邮件数据到公共存储库

确保捕获所有电子邮件数据源是成功实现合规性驱动归档的关键第一步。通过使用多种收集方法（例如日志记录、邮箱同步和基于保留策略的文件上传），组织能够捕获和归档所有当前发送和接收的电子邮件以及历史电子邮件数据。

然而，多个存档电子邮件数据孤岛本身就存在一系列问题，而且效率低下。通过将电子邮件捕获集中到单个存储库中，组织不仅可以确保他们确切知道所有电子邮件的位置，而且集中管理和维护例程也更加容易，只需执行一次即可。

全面捕获和索引元数据

为了支持合规性驱动的电子邮件归档，全面捕获和索引所有电子邮件内容及其附件至关重要。搜索和检索的有效性取决于索引过程，索引过程必须能够生成目录，显示搜索记录的位置以及记录中包含哪些数据。

对电子邮件进行分类、标记和监控，以便于监管

标记电子邮件的自定义存档策略可根据电子邮件内容、元数据或敏感信息的存在，轻松进行近乎实时的分类和监控。触发警报可配置为根据定义的标准通知相应团队并确保迅速采取行动。根据需要向电子邮件添加其他标签。所有这些都有助于您保持合规性、监控不良活动并使您的电子邮件在未来易于发现，从而更快地实现合规性。

执行保留和合法保留政策

合规和法律团队必须能够轻松地在组织、用户、电子邮件或元数据级别创建全面的保留政策和合法保留，以帮助快速有效地进行电子发现。

强大的搜索功能可通过案例文件夹简化电子取证

当有关键字和/或多个过滤器可用来快速识别感兴趣的电子邮件时，合规和法律团队将能够在所有收件箱中执行更快、更高效的电子取证搜索。如果必须为识别的电子邮件添加保留、合法保留、标签或评论，这种搜索功能至关重要。他们还可以将搜索到的一封或所有电子邮件添加到案件文件夹中，以供将来参考，并以流行的行业格式下载以满足法律要求。

从源中清除数据

管理员需要能够定义存档和清除策略，以确保电子邮件仅在指定期限内保留在源系统中。一旦达到保留期，电子邮件就会被存档，然后安全地从源系统中清除，从而释放源系统中的关键存储空间，从而大大有助于降低成本和维护成本。这也有助于组织遵守规定，只存储特定目的和时间所需的数据。

自助访问存档电子邮件

当电子邮件被归档时，最终用户不会接受无法直接访问这些电子邮件。难怪企业用户会保留自己的电子邮件 .pst 副本以供将来参考。孤立的个人档案不仅不可靠，而且对于可能知道或不知道其存在的合规团队来说也是一场噩梦。集中式存储库允许在类似电子邮件客户端的界面中自助访问已归档的电子邮件，这将消除用户创建个人档案的需要，并减少电子邮件的重复副本数量。

SOLIXCloud 电子邮件归档优势

SOLIXCloud 电子邮件归档旨在简化电子取证、合规性和电子邮件增长管理，为各种规模的企业提供集中式、安全、高度可扩展且易于使用的电子邮件归档解决方案。SOLIXCloud 支持从传统本地电子邮件系统、电子邮件备份和现代云端电子邮件系统进行归档，为所有历史和当前电子邮件数据提供无缝的归档策略。

SOIXCloud 电子邮件归档是全面企业归档策略的重要组成部分，简化了跨所有企业数据的信息生命周期管理实施，包括来自 ERP、CRM 和自定义应用程序的结构化数据、来自 NFS 和文件共享的非结构化数据以及来自电子邮件和其他通信平台的半结构化数据。

有什么紧急事项？

随着对财务信息、医疗记录以及消费者数据隐私的监管力度不断加强，合规性审查预计将会越来越严格。如果组织只采用部分归档解决方案或没有采用归档解决方案，则可能会因合规性问题而面临巨额罚款和品牌受损的风险。通过实施一项策略来捕获和归档所有电子邮件内容，并采用 ILM、合法保留和保留策略，可以实施有效的电子取证、搜索和访问，从而降低合规性风险。