SOLIXCloud 電子郵件歸檔是一項完全託管的電子郵件歸檔即服務，旨在簡化電子郵件成長的電子取證、合規性和管理。在 SOLIXCloud 的通用資料平台的支援下，電子郵件歸檔簡化了針對所有類型的組織資料（包括結構化、非結構化和半結構化資料）的集中式 ILM 合規策略的實施。

面臨的挑戰

電子郵件仍然是各種規模企業首選的溝通和協作工具，但如今企業面臨著許多挑戰，需要確保合規並避免代價高昂的執法行動。新的監管要求使電子郵件受到嚴格審查，多年來「以備不時之需」的郵件管理方式已不再可行。諸如GDPR、CCPA、CDPA、NYDFS、LGPD、CPPA 等新的消費者資料隱私法規，進一步凸顯了妥善管理電子郵件記錄的重要性。

解決方案：合規性驅動的電子郵件歸檔

系統管理員、資料管理員和資料治理團隊正在尋求增強的方法和程序，以滿足消費者資料隱私法規驅動的新合規要求。以下是每個組織都應該採取的電子郵件合規性七個步驟。

在公共儲存庫中擷取和存檔所有電子郵件數據

確保擷取所有電子郵件資料來源是成功實現合規性驅動歸檔的關鍵第一步。透過使用日記、郵箱同步和基於保留策略的文件上傳等多種收集方法，組織能夠捕獲和存檔所有目前發出和傳入的電子郵件以及歷史電子郵件資料。

然而，存檔電子郵件資料的多個孤島會帶來一系列問題並且效率低下。透過將電子郵件擷取集中到單一儲存庫中，組織不僅可以確保他們確切地知道所有電子郵件的位置，而且集中管理和維護例程也變得更加容易，並且只需執行一次。

全面擷取和索引元數據

為了支援合規性驅動的電子郵件歸檔，對所有電子郵件內容及其附件進行全面捕獲和索引至關重要。搜尋和檢索僅與索引過程一樣有效，索引過程必須能夠產生顯示搜尋記錄所在位置以及記錄中包含哪些資料的目錄。

對電子郵件進行分類、標記和監控，以便更輕鬆地監管

標記電子郵件的自訂存檔策略可以根據電子郵件內容、元資料或敏感資訊的存在進行近乎即時的輕鬆分類和監控。觸發警報可以配置為根據定義的標準通知各個團隊並確保迅速採取行動。根據需要向電子郵件添加其他標籤。所有這些都可以幫助您保持合規性，監控不需要的活動，並使您的電子郵件在將來很容易被發現，從而更快地實現合規性。

執行保留和合法保留政策

合規和法律團隊必須能夠輕鬆地在組織、使用者、電子郵件或元資料層級建立全面的保留策略和法律保留，以幫助快速有效的電子發現。

強大的搜尋功能可透過案例資料夾簡化電子取證

當關鍵字和/或多個過濾器可用於快速識別感興趣的電子郵件時，合規和法律團隊將能夠在所有收件匣中執行更快、更有效率的電子發現搜尋。如果必須將保留、合法保留、標籤或評論新增至所識別的電子郵件中，則此類搜尋功能至關重要。他們還可以將搜尋到的一封或所有電子郵件添加到案例資料夾中以供將來參考，並以流行的行業格式下載它們以滿足法律要求。

從來源清除數據

管理員需要能夠定義存檔和清除策略，以確保電子郵件僅在指定的時間內保留在來源中。一旦達到保留期限，電子郵件就會被存檔，然後從來源系統中安全地清除，從而釋放來源系統中的關鍵存儲，極大地幫助降低成本和維護。這也有助於組織合規並僅儲存指定目的和時間所需的資料。

自助存取存檔電子郵件

電子郵件存檔後，最終使用者將無法接受無法直接存取這些電子郵件的情況。難怪企業用戶會保留自己的 .pst 電子郵件副本以供日後參考。孤立的個人檔案不僅不可靠，對於可能了解也可能不了解其存在的合規團隊來說也是一場噩夢。集中儲存庫允許在類似電子郵件用戶端的介面中自助存取存檔電子郵件，這將消除使用者建立個人存檔的需要，並減少電子郵件重複副本的數量。

SOLIXCloud 電子郵件歸檔優勢

SOLIXCloud 電子郵件歸檔旨在簡化電子取證、合規性和電子郵件成長管理，為各種規模的企業提供集中式、安全性、高度可擴展且易於使用的電子郵件歸檔解決方案。 SOLIXCloud 支援從傳統本地電子郵件系統、電子郵件備份和現代雲端電子郵件系統進行歸檔，為所有歷史和當前電子郵件資料提供無縫的歸檔策略。

SOIXCloud 電子郵件歸檔是全面企業歸檔策略的重要組成部分，簡化了跨所有企業資料的資訊生命週期管理實施，包括來自 ERP、CRM 和自訂應用程式的結構化資料、來自 NFS 和文件共享的非結構化資料以及來自電子郵件和其他通訊平台的半結構化資料。

緊急情況是什麼？

隨著對財務資訊、醫療記錄以及現在的消費者資料隱私的監管執法力度的加強，合規審查預計將會加強。僅擁有部分或沒有存檔解決方案的組織面臨因合規性故障而面臨巨額罰款和品牌損害的風險。透過實施利用 ILM 捕獲和存檔所有電子郵件內容的策略、合法保留和保留策略、有效的電子取證、搜尋和訪問，透過降低合規風險的設計來實現。